Comment le traitement intelligent des documents automatise les processus à forte intensité de contenu

Le traitement intelligent des documents (IDP) change la dynamique d’un problème de longue date de gestion de contenu d’entreprise : la gestion du contenu non structuré. En appliquant des capacités d’intelligence artificielle, IDP permet aux entreprises d’automatiser le traitement de pratiquement tout type de contenu, du papier, des e-mails et des PDF aux formulaires, images et documents Word.

Gartner estime que le contenu non structuré représente 80 à 90 % de toutes les nouvelles données et croît trois fois plus vite que les données structurées.¹. La capacité à gérer efficacement toutes ces données peut avoir un impact profond et positif sur de nombreux processus gourmands en documents dans les entreprises.

Le problème du contenu non structuré

Jusqu’à récemment, le contenu non structuré était largement hors de portée de l’automatisation en raison de sa nature. Il est relativement facile d’automatiser le traitement de contenus structurés tels que des bases de données et des feuilles de calcul, car vous savez où se trouveront les données souhaitées et pouvez écrire des programmes pour les trouver avec une précision raisonnable.

Ce n’est pas le cas avec le contenu non structuré. Que votre processus métier implique des documents papier numérisés, des PDF, des courriers électroniques, des documents Word ou des images, les informations pertinentes peuvent se trouver littéralement n’importe où dans le document. En plus de cela, les mêmes informations peuvent être exprimées dans de nombreux formats possibles, tels que le numéro de bon de commande par rapport au numéro de bon de commande, ou même quelque chose d’aussi simple que la date peut être représentée par le 21 janvier 2024, 21/01/2024, 1/ 21/24, voire 21/1/24, selon la région d’origine du document.

Traitement plus rapide et plus précis avec IDP

Les systèmes IDP, qui utilisent des technologies d’intelligence artificielle telles que de grands modèles linguistiques et le traitement du langage naturel, changent la donne. Avec une formation appropriée, les systèmes IDP peuvent « lire » des documents un peu comme le fait un humain, trouver des données pertinentes, les extraire et les coller dans un autre système pour un traitement en aval. Et l’IDP est généralement beaucoup plus rapide et précis que les commis à la saisie de données qui « voient et saisissent » pendant des heures.

« Les plates-formes IDP modernes amènent la capture et le traitement intelligents de documents à un nouveau niveau », déclare Dennis Chepurnov, responsable du marketing produit chez Hyland, qui fabrique des solutions de gestion de contenu d’entreprise incluant l’IDP. « Avec IDP, l’intégration des informations peut être automatisée et considérablement accélérée, réduisant ainsi les goulots d’étranglement des processus et améliorant en même temps la qualité des informations. »

Les secteurs et cas d’utilisation dans lesquels l’IDP peut s’appliquer incluent :

• Soins de santé : traitement des réclamations d’assurance et gestion des dossiers médicaux, y compris la numérisation et l’organisation des dossiers
• Services financiers : traitement des prêts et des hypothèques, y compris l’extraction et la vérification automatisées des documents financiers
• Assurance : prise de police automatisée, extraction et vérification des données relatives au traitement des réclamations et de la souscription
• Gouvernement : traitement des déclarations de revenus et contrôles de conformité, ainsi que gestion des archives publiques, y compris la numérisation et l’archivage des archives gouvernementales pour une récupération facile.
• Capacités de back-office interfonctionnelles, y compris la gestion des contrats, le traitement des factures, l’intégration des clients et des employés, la sélection des CV et la découverte électronique

Comme pour la plupart des nouvelles technologies, de nombreux fournisseurs sont impatients de revendiquer la meilleure solution IDP pour vos besoins. En choisissant parmi elles, la plupart des organisations souhaiteront une solution flexible, capable de gérer une myriade de cas d’utilisation que différents départements de l’entreprise voudront peut-être traiter.

À cette fin, les organisations doivent prêter attention à ces caractéristiques clés :

• Architecture modulaire : il est important de pouvoir ajouter des fonctionnalités à votre plateforme IDP au fil du temps. Il doit également augmenter de manière transparente vos flux de travail et vos processus et s’intégrer correctement aux autres applications et services d’entreprise.
• Low code : les solutions IDP doivent être suffisamment simples à utiliser pour ne pas nécessiter que les data scientists conçoivent des applications adaptées à vos cas d’utilisation spécifiques. Idéalement, vous souhaitez que les personnes qui exécutent le processus soient fortement impliquées dans son automatisation, notamment en formant les moteurs d’IA IDP sur ce qu’il faut rechercher.
• Rapide et évolutive : pour bénéficier pleinement de l’automatisation des processus, la solution IDP doit être capable de gérer des centaines de milliers de transactions par jour et être capable de reconnaître et de classer les documents en quelques millisecondes.
• Moteur d’IA à apprentissage continu : une solution IDP doit s’améliorer au fil du temps en apprenant de toutes les corrections des utilisateurs et en les utilisant pour ajuster elle-même les règles de classification et d’extraction.

Le traitement des documents est un domaine dans lequel presque toutes les entreprises pourraient bénéficier de l’automatisation. IDP vous permet de l’appliquer même à la grande majorité de votre contenu qui, pendant trop longtemps, était difficile à atteindre : le contenu non structuré.

Découvrez comment les solutions de gestion de contenu d’entreprise de Hyland peuvent aider votre entreprise.

_{[1] « Possibilités et limites des données non structurées » Research World, 20 février 2023.}