Comment le fax numérique sous-tend les confirmations commerciales

Règle 10b-10 de la SEC exige que les courtiers-négociants envoient aux clients une confirmation écrite au plus tard à la fin d’une transaction. Elle prescrit également le type d’information requis, qui varie selon les circonstances de l’opération et le type de titre.

Qu’est-ce qu’une confirmation de transaction et pourquoi est-elle importante ?

Une confirmation de transaction est un document financier ou un reçu qui rapporte les détails d’une transaction envoyée à un client par son courtier. Une confirmation de transaction vérifie qu’une transaction a eu lieu et est envoyée à un client après chaque transaction. Une confirmation de transaction aide également à obtenir des registres fiscaux précis, à vérifier les transactions, à repérer les erreurs et à garantir que le courtier agit dans le meilleur intérêt du client. Comme un relevé, les confirmations d’opérations peuvent être envoyées par courrier ou par voie électronique.

Communication électronique

Bien que le courrier soit une option, la voie électronique est la méthode de communication préférée. Quand on parle de communication électronique financière mondiale sécurisée, le nom qui vient à l’esprit est SWIFT. Plus précisément, la solution Global Electronic Trade Confirmation (GETC) qui permet l’automatisation des confirmations de transactions sur actions et titres à revenu fixe à l’aide de messages SWIFT. L’avantage d’envoyer des messages SWIFT est qu’ils sont sécurisés, juridiquement contraignants et entièrement auditables.

Cependant, l’accès au réseau SWIFT peut être coûteux, que ce soit directement ou via un bureau SWIFT. Surtout pour les petites entreprises commerciales telles que les trésoreries, les family offices, les particuliers fortunés et les petits acheteurs, qui ne génèrent pas tous le volume ou la fréquence des messages pour justifier l’investissement.

Alors, quelle forme de technologie de communication est sécurisée, entièrement auditable et juridiquement contraignante ?

La réponse est le fax numérique

OpenText^MT a plus de 30 ans d’expérience dans la fourniture de documentation financière par fax numérique et prend aujourd’hui en charge des millions de confirmations de transactions chaque mois sur son réseau mondial de fax numérique.

Alors, pourquoi les sociétés financières utiliseraient-elles encore les anciennes technologies héritées comme le fax et non le courrier électronique ?

Bien que le courrier électronique ait transformé la communication d’entreprise, il a ses limites. Le courrier électronique est une technologie de feu et d’oubli, même avec une confirmation de réception supplémentaire qui est généralement une intervention manuelle. Si le destinataire est un système back-end ou middle office, la vérification peut ne pas avoir lieu ou provenir uniquement du serveur de messagerie. Ajoutez à cela la possibilité que l’e-mail soit bloqué par le pare-feu ou corrompu par un virus. Le courrier électronique n’est pas le canal de communication garanti auquel nous pouvons penser.

Alors, quels sont les points clés qui font du fax numérique une technologie aussi importante pour les communications critiques ?

Sécurisé

• Le fax est une connexion peer-to-peer, chaque numéro étant unique et vérifiable. Comparez cela avec le courrier électronique, qui exploite Internet et est une communication à feu et à oublier. Une fois envoyé, il n’y a aucun moyen de confirmer si le destinataire a reçu l’e-mail ou s’il a été corrompu.

Peu coûteux

• Le coût de l’infrastructure et de l’envoi d’une page de fax numérique à l’international est extrêmement faible, comparé à celui de la connexion au réseau SWIFT et de l’envoi d’un message.

Auditable

• L’utilisation d’une solution de fax d’entreprise OpenText réduit les risques et permet la conformité et la gouvernance des documents en fournissant des enregistrements vérifiables. Il s’agit notamment du numéro de fax, de l’heure, de la date, de l’accusé de réception et des pages envoyées. Tout cela est de la musique aux oreilles de l’équipe de conformité.

Juridiquement contraignant

• Le fax est également connu comme un canal de communication juridiquement contraignant, qui prend en charge les signatures pour la documentation juridique.

Intelligent

• OpenText Enterprise Fax Network réessaye automatiquement plusieurs fois tout numéro de fax occupé avant de se déconnecter et fournira un rapport à l’expéditeur. Cela permet au concessionnaire-courtier de contacter son utilisateur final et de trouver un autre numéro.

Le fax numérique reste une méthode de communication puissante sur les marchés financiers – hautement sécurisée, vérifiable et peu coûteuse. Le plus grand défi auquel les entreprises sont confrontées est la transformation numérique et l’adoption du cloud. OpenText dispose d’un portefeuille de fax numériques et une expertise pour aider les institutions financières dans leur transition vers le cloud pour la télécopie numérique.

OpenText™ Fax2Mail™ est un service cloud qui simplifie la télécopie numérique pour l’entreprise. Avec une sécurité de pointe et une fiabilité inégalée, Fax2Mail élimine le matériel ou les logiciels sur site.

OpenText™ RightFax™ est le premier serveur de fax numérique d’entreprise au monde. Il permet aux utilisateurs, aux applications et aux systèmes de back-office de transmettre en toute sécurité des fax numériques sans papier et d’automatiser les processus métier.

Pour plus d’informations sur la façon dont OpenText peut vous aider avec votre voyage vers le nuage de fax numérique, s’il te plaît Contactez-nous.