Comment la facturation électronique peut – et devrait – vraiment fonctionner

Si un système de facturation électronique répond aux besoins des comptes fournisseurs mais fonctionne indépendamment du reste de l'entreprise, quelle valeur ajoute-t-il?

Beaucoup – si vous faites des affaires dans les années 90. Depuis lors, de nombreux systèmes de facturation électronique sont entrés dans un marché encombré, cherchant tous, avec plus ou moins de succès, à rationaliser l’effort complexe et souvent fastidieux de traitement des factures à l’échelle mondiale.

Dans l'économie numérique actuelle, la création de liens entre les données des factures et les contrats, les bons de commande, les feuilles de saisie des services et les entrées de marchandises pour une correspondance automatique est une nouvelle valeur ajoutée remarquable. En outre, l'automatisation du processus de gestion des factures doit aller au-delà des opérations de l'entreprise pour inclure les fournisseurs. Pourtant, peu de plates-formes permettent cela. En traitant les comptes créditeurs comme un silo, de nombreux systèmes de facturation électronique ne sont pas à la hauteur de leur potentiel.

Comment associer la facturation électronique aux autres systèmes opérationnels d'une entreprise et aux fournisseurs finance intelligente ? Il s'avère qu'une approche holistique de la gestion des factures à l'ère numérique réduit les erreurs coûteuses, renforce la conformité et facilite la collaboration au sein de l'organisation et entre partenaires commerciaux.

Réduction des coûts, réduction des erreurs, amélioration de la conformité

Les données détenues par les acheteurs et les fournisseurs peuvent aider à réduire les erreurs de facturation. Cependant, si les informations sous-jacentes sont erronées, les réseaux risquent alors de l’amplifier. Pour réduire efficacement les erreurs de facturation, un réseau numérique doit s'appuyer sur l'intelligence – pas seulement celle des personnes saisissant les données, bien que cela soit utile, mais aussi grâce à des règles de facturation intelligentes essentielles pour un réseau d'entreprise. Ces règles valident efficacement les factures avant leur paiement pour rationaliser le traitement des factures, réduire les coûts d’exploitation, réduire le risque de trop-paiement et de fraude et optimiser les opportunités d’escompte.

non seulement combler le manque d’informations pouvant retarder le traitement rapide des factures, mais également réduire la complexité souvent associée à la conformité. Cela inclut la vérification efficace des fournisseurs et la surveillance des politiques commerciales avant qu'une transaction ait lieu.

Un réseau basé sur le cloud peut évaluer des partenaires commerciaux sur des centaines de critères. Ont-ils les structures de gouvernance en place pour éliminer le travail forcé de leur chaîne d'approvisionnement ? Dans quelle mesure documentent-ils la gestion responsable des ressources naturelles? Quelle est leur expérience professionnelle dans l'attribution de contrats aux fournisseurs appartenant à des femmes et à des minorités?

En outre, les réseaux numériques aident les organisations à gérer les exigences de reporting exigeantes en matière de taxes locales et transfrontalières. Bien entendu, même si les logiciels ne peuvent assurer à eux seuls la conformité avec des politiques fiscales en constante évolution entre les juridictions, il reste un outil puissant facilitant les efforts de vérification interne et de trésorerie. La conformité, une fois la tâche fastidieuse d’une équipe dédiée, peut désormais être gérée à partir d’un tableau de bord.

Renforcer la collaboration avec les fournisseurs

réseaux est la collaboration. L'émission d'une facture, même précise et ponctuelle, ressemble généralement à une conversation asynchrone à sens unique. Un acheteur reçoit un produit ou un service convenu d'un fournisseur, qui envoie une facture à une date ultérieure et, à une date ultérieure, reçoit un paiement. Le scénario se déroule comme avant il y a des décennies. Mais l'avènement des réseaux numériques remet en cause ce paradigme. L'immédiateté des communications en réseau soulève la question suivante: la facturation électronique devrait-elle simplement reproduire le processus ancien que le courrier postal avait facilité? Ou va-t-il l'améliorer?

Les responsables en chef des achats, prévoyants, optent de plus en plus pour ces derniers. Grâce à leur expérience quotidienne des réseaux numériques, ils en sont venus à considérer le traitement des factures comme une composante de l’échange plus large d’informations en temps réel entre les partenaires commerciaux. Une facture électronique reflète un instantané de la collaboration multipartite que les réseaux activent et, grâce à des règles commerciales intelligentes, signale les erreurs ou exceptions potentielles liées à la transaction. Lorsque les acheteurs et les fournisseurs étendent la collaboration à la conception, à l'innovation et à la livraison des produits, vous pouvez étendre la portée de la facturation électronique pour capturer des rapports d'avancement actualisés sur le travail d'équipe au sein des organisations et entre elles.

19659004] Votre système de facturation électronique se concentre-t-il uniquement sur les comptes fournisseurs? Ou ouvre-t-il également une fenêtre sur le reste de vos opérations et sur celles de vos partenaires commerciaux – une fenêtre qui permet une collaboration et une croissance mutuelle à portée de main?

Suivez SAP Finance en ligne: @SAPFinance ) | LinkedIn | Facebook | YouTube

<! – Commentaires ->