Comment je maîtrise mon calendrier sur notre équipe distribuée

Avant de travailler dans une équipe à distance j'étais pigiste et je n'avais jamais eu besoin de beaucoup collaborer avec des équipes. La façon dont j'utilisais mon calendrier à l'époque était assez basique; peut-être un anniversaire ici et là.

Mais quand j'ai rejoint Buffer en 2015, cela a soudainement changé. Plus je grandissais en tant qu'ingénieur et plus je me dirigeais vers le leadership et finalement suis passé à la gestion plus j'ai remarqué à quel point était essentiel la gestion du calendrier.

Voici les façons dont je 'ai travaillé pour maîtriser mon calendrier. J'espère qu'ils pourraient vous aider aussi.

Nous rendons les calendriers publics pour faciliter la planification

Dans presque toutes les équipes réparties, qu'une partie de vos collègues soit dans un bureau ou que vous n'ayez pas de bureau du tout il y aura des gens que vous ne voyez pas tous les jours, du moins physiquement.

Alors, comment savoir si un membre de votre équipe est «au bureau» et / ou réellement disponible?

Les calendriers sont un outil essentiel pour vérifier la disponibilité chez Buffer, que vous souhaitiez réserver un appel avec quelqu'un, ou vérifiez simplement s'ils sont «au travail» ce jour-là.

Grâce à la culture transparente de notre entreprise les courriels et les calendriers des individus sont visibles par tous les membres de l'entreprise. Par exemple, si je veux réserver un appel avec un collègue EM chez Buffer, j'irai sur leur calendrier Google et vérifierai quand ils seront disponibles.

Ou disons que j'ai un rendez-vous chez le médecin vendredi prochain à 9 heures: 30h. Comment mon équipe le saurait-elle? Je pourrais écrire un e-mail ou le mettre dans nos outils de chat, mais cela va bientôt se noyer dans d'autres messages et les gens ne le sauront pas lors de la réservation d'une réunion avec moi. Si je le mets dans mon calendrier, les informations sont là où elles doivent être.

Je planifie tout, même les pauses

En travaillant en équipes réparties, vous travaillerez très probablement aussi avec différents fuseaux horaires . Depuis que je suis en Europe, pour pouvoir discuter avec quelqu'un sur la côte ouest des États-Unis, je dois rester un peu plus longtemps dans mon après-midi. Mon horaire de travail ressemble généralement à ceci:

• 9 h 00 à 12 h 30 travail
• 12 h 30 à 15 h 00 pause
• 15 h 00 à 19 h 00 travail

Il est important de prendre des pauses et pour rendre ces pauses visibles pour mon équipe, j'ai mis un événement "bloc" sur mon calendrier en semaine pour leur montrer que je ne suis pas disponible (sauf en cas d'urgence bien sûr).

Ces outils facilitent la collaboration

Il existe de nombreux outils et paramètres différents qui m'ont aidé lors de la planification de réunions, de la planification d'appels de recherche, de la location les gens savent que je suis absent du bureau, etc.

Planification des réunions: Calendly

Calendly est un outil essentiel pour nous chez Buffer et cela m'a beaucoup aidé à planifier des réunions à la fois en interne et en dehors de Buffer.

J'aime que vous puissiez définir exactement la plage du jour où les gens peuvent réserver une réunion avec vous . Tant que votre calendrier est à jour, l'outil n'affiche automatiquement que les créneaux disponibles pour la personne réservant l'appel.

Et pour l'autre personne, c'est super pratique: il vous suffit de choisir un jour, une heure et terminé – appel réservé. Cela enlève tout le tracas d'essayer de comprendre quand quelqu'un pourrait être libre.

Communication de la disponibilité: paramètres de Google Cal

Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez profiter de quelques autres avantages pour communiquer votre disponibilité:

• Absent du bureau aide à informez les gens que vous ne serez pas disponible et refusez immédiatement l'invitation de calendrier.
• Si vous êtes réservé pour une réunion mais que vous devez la déplacer, vous pouvez proposer une nouvelle heure directement depuis Google Agenda.
• Vous pouvez définir vos heures de travail dans Google Agenda et Google donnera un avertissement à toute personne planifiant un événement en dehors de vos heures de travail.

Outils pour conquête des fuseaux horaires

Il y a quelques mois, un membre de mon équipe s'est installé à Taiwan pendant un certain temps. Avoir un moyen de comparer et de vérifier les fuseaux horaires était crucial à cette époque! (Cela nous a également permis de nous pencher sur réunions asynchrones .)

• Lorsque vous regardez les fuseaux horaires, Chaque fuseau horaire est un endroit idéal pour regarder un grand nombre de fuseaux horaires différents à un
• Des outils comme SavvyTime et Time.is vous permettent de vérifier l'heure dans différents fuseaux horaires, de les convertir et de les comparer.
• Le paramètre Horloge mondiale dans Google Cal vous permet de surveiller autant de fuseaux horaires que vous le souhaitez. Définissez-les et vous les verrez dans une barre latérale sur le côté gauche de votre calendrier. (Vous pouvez également définir un fuseau horaire principal et secondaire dans les paramètres de Google Cal!)

Je planifie ma journée pour minimiser le changement de contexte

Quand je lis ceci grand article de blog de Lara Hogan je me suis excité à l'idée de trier mon calendrier – ou ce que Hogan appelle «défragmentation».

L'idée est de trier vos événements de telle manière que vous n'en faites pas » t trop de changements de contexte se produisent et peuvent conserver le focus. Empêcher de nombreux changements de contexte peut vous aider à gérer votre énergie plus efficacement, et je le recommande vivement.

Lara propose de coder par couleur vos événements dans Google Agenda "en fonction du type de cerveau que vous utilisez dans chaque événement." Elle propose ces exemples:

• cerveau d'écoute / d'empathie pour le coaching
• cerveau de stratégie pour la planification de réunions [19659013] cerveau logistique pour les appels avec des clients potentiels

Quand j'ai fait cela, j'ai trouvé que le code couleur me donnait immédiatement une idée de ce à quoi ressemblait ma semaine.

Cela a bien fonctionné pour moi, jusqu'à ce que j'aille trop loin avec regrouper toutes mes synchronisations individuelles en une journée. À la fin de la journée, j'étais épuisé. Lors du dernier tête-à-tête, mon attention s'était un peu affaissée.

Si vous envisagez de trier votre calendrier, apprenez de mes erreurs et n'oubliez pas de vous rythmer afin d'être présent et motivé à chaque synchronisation et réunion.

À vous de jouer!

Quels outils, astuces et astuces vous aident tirer le meilleur parti de votre calendrier et de votre emploi du temps? Faites-moi savoir dans les commentaires!

Note de l'éditeur: Cet article a été initialement publié sur le blog de Marcus et est reproduit ici avec permission. Il cherche des conseils sur quoi écrire ensuite! Consultez cette enquête et partagez quelques idées si vous le souhaitez.

Écrit à l'origine 20 janvier 2020 . Dernière mise à jour le 13 janvier 2020