Comment je maîtrise mon calendrier sur l'équipe distribuée de Buffer

Avant de travailler dans une équipe à distance j'étais pigiste et je n'avais jamais eu besoin de beaucoup collaborer avec des équipes. La façon dont j'utilisais mon calendrier à l'époque était assez basique; peut-être un anniversaire ici et là.

Mais quand j'ai rejoint Buffer en 2015, cela a soudainement changé. Plus j'ai grandi en tant qu'ingénieur et plus je me suis penché sur le leadership et, finalement, suis passé à la gestion plus j'ai remarqué à quel point la gestion du calendrier est essentielle .

Voici les façons dont je 'ai travaillé pour maîtriser mon calendrier. J'espère qu'ils pourraient vous aider aussi.

Nous rendons les calendriers publics pour faciliter la planification

Dans presque toutes les équipes réparties, qu'une partie de vos collègues soit dans un bureau ou que vous n'ayez pas de bureau du tout il y aura des gens que vous ne voyez pas tous les jours, au moins physiquement.

Alors, comment savoir si quelqu'un dans votre équipe est «au bureau» et / ou réellement disponible?

Les calendriers sont un outil essentiel pour vérifier la disponibilité chez Buffer, que vous souhaitiez réserver un appel avec quelqu'un ou simplement vérifier s'ils sont "au travail" ce jour-là.

Avec la culture transparente de notre entreprise les individus 'les e-mails et les calendriers sont visibles par tous les membres de l'entreprise. Par exemple, si je veux réserver un appel avec un collègue EM chez Buffer, j'irai sur leur calendrier Google et vérifierai quand ils seront disponibles.

Ou disons que j'ai un rendez-vous avec un médecin vendredi prochain à 9 heures: 30h. Comment mon équipe le saurait-elle? Je pourrais écrire un e-mail ou le mettre dans nos outils de chat, mais cela va bientôt se noyer dans d'autres messages et les gens ne le sauront pas lors de la réservation d'une réunion avec moi. Si je le mets dans mon calendrier, les informations sont là où elles doivent être.

Je planifie tout, même les pauses

Tout en travaillant en équipes réparties, vous travaillerez très probablement aussi avec différents fuseaux horaires . Comme je suis en Europe, pour pouvoir discuter avec quelqu'un sur la côte ouest des États-Unis, je dois rester un peu plus longtemps dans mon après-midi. Mon horaire de travail ressemble généralement à ceci:

• 9 h 00 à 12 h 30 travail
• 12 h 30 à 15 h 00 pause
• 15 h 00 à 19 h 00 travail

Il est important de prendre des pauses et pour rendre ces pauses visibles pour mon équipe, j'ai mis un événement "block" sur mon calendrier en semaine pour leur montrer que je ne suis pas disponible (sauf en cas d'urgence bien sûr).

Ces outils facilitent la collaboration

Il existe de nombreux outils et paramètres différents qui m'ont aidé lors de la planification de réunions, de la planification d'appels de recherche, de la location les gens savent que je suis absent du bureau, etc.

Planification des réunions: Calendly

Calendly est un outil essentiel pour nous chez Buffer et cela m'a beaucoup aidé à planifier des réunions à la fois en interne et en dehors de Buffer.

J'adore que vous puissiez définir exactement la plage de la d ay quand les gens peuvent réserver une réunion avec vous . Tant que votre calendrier est à jour, l'outil n'affiche automatiquement que les créneaux disponibles pour la personne réservant l'appel.

Et pour l'autre personne, c'est super pratique: il vous suffit de choisir un jour, une heure et c'est fait – appelez réservé.

Communication de la disponibilité: paramètres de Google Cal

Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez profiter de quelques autres fonctionnalités intéressantes pour communiquer. votre disponibilité:

• Absent du bureau permet de faire savoir que vous ne serez pas disponible et refuse immédiatement l'invitation de calendrier.
• Si vous êtes réservé pour une réunion mais que vous devez le déplacer, vous pouvez proposer une nouvelle heure directement à partir de Google Agenda.
• Vous pouvez définir vos heures de travail dans Google Agenda et Google donnera une note d'avertissement à toute personne planifiant un événement en dehors de votre lieu de travail

Outils pour conquérir les fuseaux horaires

Il y a quelques mois, un membre de mon équipe a déménagé à Taiwan pendant un certain temps. Avoir un moyen de comparer et de vérifier les fuseaux horaires était crucial à cette époque! (Cela nous a également permis de nous pencher sur réunions asynchrones .)

• Lorsque vous regardez les fuseaux horaires, Chaque fuseau horaire est un endroit idéal pour regarder un grand nombre de fuseaux horaires différents à un
• Des outils comme SavvyTime et Time.is vous permettent de vérifier l'heure dans différents fuseaux horaires, de les convertir et de les comparer.
• Le réglage de l'horloge mondiale dans Google Cal permet vous de garder un œil sur autant de fuseaux horaires que vous le souhaitez. Définissez-les et vous les verrez dans une barre latérale sur le côté gauche de votre calendrier. (Vous pouvez également définir un fuseau horaire principal et secondaire dans les paramètres de Google Cal!)

Je planifie ma journée pour minimiser le changement de contexte

Quand je lis ceci grand article de blog de Lara Hogan je me suis excité à l'idée de trier mon calendrier – ou ce que Hogan appelle «défragmentation».

L'idée est de trier vos événements de telle manière que vous n'en faites pas » t trop de changements de contexte se produisent et peuvent conserver le focus. Empêcher de nombreux changements de contexte peut vous aider à gérer votre énergie plus efficacement, et je le recommande vivement.

Lara propose de coder par couleur vos événements dans Google Agenda "en fonction du type de cerveau que vous utilisez dans chaque événement." Elle offre ces exemples:

• cerveau d'écoute / d'empathie pour le coaching
• cerveau de stratégie pour la planification de réunions
• cerveau de logistique pour les appels avec des clients potentiels

Quand j'ai fait cela, j'ai trouvé que le codage couleur me donnait immédiatement

Cela a bien fonctionné pour moi, jusqu'à ce que j'aille trop loin en regroupant toutes mes synchronisations individuelles en une seule journée. À la fin de la journée, j'étais épuisé. Par le dernier tête-à-tête, mon attention s'était un peu affaissée.

Si vous envisagez de trier votre calendrier, apprenez de mes erreurs et n'oubliez pas de vous rythmer afin d'être présent et motivé à chaque synchronisation et réunion. [19659047] À vous de jouer!

Quels outils, conseils et astuces vous aident à tirer le meilleur parti de votre calendrier et de votre emploi du temps? Faites-le moi savoir dans les commentaires!

Note de la rédaction: cet article a été initialement publié sur le blog de Marcus et est reproduit ici avec permission. Il cherche des conseils sur quoi écrire ensuite! Consultez cette enquête et partagez quelques idées si vous le souhaitez.