Les opinions exprimées par les contributeurs entrepreneurs sont les leurs.
Gérer une agence de marketing n’est pas une promenade dans le parc. Il nécessite des tâches répétitives et longues. Avec la croissance de la liste des clients, la charge de travail manuelle augmente au point où vous en avez besoin au moins un – sinon plus – des employés pour résoudre la pression.
Je l’ai réalisé à l’os comme des tâches répétitives et travail manuel empilé. Le premier coup a été qu’il est devenu plus difficile pour nos employés d’exécuter des tâches à temps. En outre, cela a fréquemment provoqué l’épuisement professionnel ou la fatigue qui a interféré avec la qualité de notre travail.
Pour y remédier, la première et la solution immédiate qui m’est venue à l’esprit a été d’embaucher plusieurs employés. Mais ce n’était pas possible, car le recrutement de plus d’employés nécessiterait une gestion supplémentaire et augmenterait les frais généraux.
Donc, après avoir réévalué certaines options réalisables, j’ai finalement trouvé une meilleure façon de rationaliser mes opérations – automation. Malgré le scepticisme, j’ai décidé de lui donner un coup de feu et j’ai commencé à automatiser mes processus métier. Le résultat? J’ai pu décharger 50% de mes tâches commerciales.
Voici tout mon voyage, de la passage à l’automatisation à la réalisation d’une croissance durable sans embaucher des employés supplémentaires.
En rapport: Les entrepreneurs intelligents utilisent l’automatisation pour devenir plus efficace. Voici 6 façons de l’adopter.
Déterminer les tâches longues
Avant de plonger dans mes stratégies d’automatisation, permettez-moi de mettre en évidence les tâches qui m’ont ralenti et sont devenues les plus grands goulots d’étranglement de mon flux de travail:
1. Génération manuelle de leads
Au départ, j’ai passé la moitié de mes jours ouvrables juste en train de nourrir pistes qualifiées. J’ai dû cibler les entreprises qui avaient besoin d’optimisation pour l’acquisition de clients et la gestion des entonnoirs, ce qui a pris beaucoup de temps.
Même après avoir examiné d’innombrables sites Web, profils de médias sociaux et répertoires, j’ai à peine trouvé des entreprises qui avaient besoin de systèmes de marketing évolutifs et de stratégies de croissance.
Et le résultat? J’ai progressivement commencé à manquer des opportunités.
2. Surcharge du support client
Alors que je m’inspectais plus loin, j’ai découvert que le support client Les représentants de mon entreprise ont dû répondre à chaque enquête, gérer les plaintes et fournir des solutions – toutes manuellement.
Comme vous pouvez l’imaginer, avec le nombre croissant de demandes de support client, il est devenu plus difficile à suivre, ce qui a entraîné des temps de réponse plus lents. Le pire, c’est que les requêtes répétitives ont consommé trop de temps, leur laissant peu de portée pour gérer de sérieux problèmes de clients.
3. Suivi financier et rapport
Le traitement des factures, la réconciliation des comptes et la génération de rapports financiers étaient plus qu’un drainage pour mon équipe. Le suivi manuel des finances a entraîné des erreurs de calcul et des rapports inexacts. La gestion inefficace a fait de futures prévisions de revenus et de la planification budgétaire un grand obstacle, car tout a entraîné des erreurs et des revenus perdus.
4. Intégration et communication du client
Le prochain grand défi auquel j’ai été confronté était de gérer Intégration du client et communication. Chaque client a nécessité une attention personnalisée, un traitement des contrats et une documentation.
Ainsi, il a consommé une grande partie de notre semaine de travail pour garder une trace de chaque interaction, répondre aux requêtes et assurer une expérience d’intégration fluide. L’absence d’un système structuré a eu un impact sur la satisfaction et la rétention de notre client.
5. Réunion de la planification et de suivi
Une communication efficace et des suivis en temps opportun sont essentiels pour mon équipe, en particulier lors de l’exécution du cadre d’attention, d’intérêt, de désir et d’action (AIDA). Cependant, les processus manuels, y compris Planification des réunionstransformé en obstacle majeur.
De plus, nous avons dû coordonner les temps de réunion dans différents fuseaux horaires et faire des e-mails sans fin, ce qui a eu un impact sur la précision de ce cadre. Au pire, nous étions à risque de départs potentiels des clients.
En rapport: De banal à la magie: les avantages incroyables de l’automatisation pour les propriétaires de petites entreprises
Opter pour des solutions spécifiques
Cela dit, après avoir noté les problèmes, j’ai réalisé que la plupart des tâches qui prennent du temps pouvaient être travaillées sur l’utilisation de l’automatisation. Et voici comment je l’ai fait:
1. Navigateur des ventes de LinkedIn et Apollo.io pour la génération de leads automatisée
J’ai intégré Navigateur des ventes de LinkedIn et Apollo.io pour éliminer mon drain de génération de leads manuelle. Ces outils avancés sont conçus pour des recherches très ciblées en fonction de critères spécifiques tels que l’industrie, le service ou la taille de l’entreprise.
Les fonctionnalités d’e-mail d’Apollo.io et les fonctionnalités de vérification étaient une bouée de sauvetage, ce qui réduit considérablement le temps que j’ai passé sur la recherche manuelle.
Plus que cela, nous pourrions atteindre notre public cible au minimum. Nous avons réduit notre recherche avec LinkedIn Sales Navigator et, par conséquent, notre entreprise a également connu un taux de victoire jusqu’à 17% plus élevé en moyenne.
2. Chatbots alimentés par AI pour le support client
Tout d’abord, j’ai essayé de résoudre les problèmes de surcharge des clients en implémentant un Chatbot alimenté par AI sur mon site Web CRM. Il a été programmé pour gérer les requêtes des clients et fournir un dépannage de base.
Après avoir testé plusieurs conceptions de chatbot, j’ai décidé d’en examiner un et de le connecter avec notre CRM. Il a été effectivement lié à HubSpot pour accéder aux données des clients, suivre les conversations et mettre à jour les enregistrements clients.
Cela a assuré une aide personnalisée et réduit notre charge de travail jusqu’à 40%. L’efficacité a permis à mon équipe de fournir un service client 24/7 avec un temps de réponse amélioré.
3. QuickBooks en ligne pour le suivi financier et les rapports
Pour la surveillance financière et les rapports, j’ai trouvé QuickBooks Online, qui s’intègre à nos passerelles de paiement et à nos comptes bancaires.
Ce logiciel avancé automatise efficacement notre génération de factures, notre traitement des paiements et information financière. En outre, j’ai intégré un outil dédié à des rapports et à l’intelligence d’affaires, Fathom, avec QuickBooks et à des rapports financiers transparents.
En conséquence, j’ai assisté à une précision accrue de mes rapports de près de 95% et j’ai pu réduire le temps de déclaration de 75%.
4. HubSpot pour l’intégration et la communication du client
J’ai utilisé la robuste suite d’outils d’automatisation de HubSpot pour gérer les processus d’intégration et de communication de nos clients. Les puissants constructeurs d’automatisation du flux de travail de HubSpot ont aidé à automatiser la signature des contrats via un outil de signature électronique intégré.
Il a automatisé notre collection de documents via des workflows de demande de fichiers, et l’outil de séquence nous a permis d’envoyer des e-mails personnalisés et ciblés aux clients. Nous pourrions facilement surveiller les interactions des clients et progresser à travers les étapes d’intégration et identifier les problèmes.
Dans l’ensemble, nous avons transformé un processus compliqué en un système en douceur et en salon engagement client par 50%. Nous pourrions également suivre notre succès marketing et ajuster le plan en conséquence. Cependant, le principal avantage était de réduire notre temps d’intégration de 20%.
5. HubSpot et calendrier pour les réunions de la planification et les suivis
Pour améliorer les suivis et déployer le cadre AIDA, j’ai implémenté HubSpot. Avec HubSpot, mon équipe gère efficacement les e-mails de suivi, les rappels et les tâches basés sur des actions et des délais spécifiques. Nous avons pu améliorer notre automatisation de publipostage et le reciblage de la cohérence de 90%.
J’ai utilisé de manière calendante – l’un des outils de planification populaires – pour automatiser notre planification. Il a été intégré à l’horaire de travail de mon équipe, et nous avons pu définir les temps de réunion en conséquence.
Cela a aidé mon équipe à faire, car certaines des tâches répétitives comme l’ajout de nouveaux prospects, l’envoi d’alertes et la synchronisation des données ont été achevées en un rien de temps.
Après tout cette automatisation, j’ai réussi à rationaliser les tâches manuelles et à augmenter l’efficacité par un énorme 50%. Le résultat était clair: mon équipe est devenue plus productive, la satisfaction des clients s’est améliorée et la qualité globale de notre travail a augmenté – sans aucun emploi supplémentaire. L’automatisation des processus a non seulement permis de gagner mon temps précieux, mais a également aidé mon équipe à réduire les erreurs, à améliorer la précision et à se concentrer sur ce qui est le plus important.
En rapport: 3 choses à considérer lors de l’automatisation de vos flux de travail
Conseils professionnels
Bien que les processus d’automatisation puissent les changer la donne, vous devez les aborder judicieusement. Voici mon point de vue:
De la:
Au lieu d’essayer trop d’outils à la fois, il est préférable d’automatiser un processus à la fois et de mesurer son impact.
La formation des membres de l’équipe sur la façon d’utiliser les nouveaux outils et processus d’automatisation permet d’assurer les meilleurs résultats.
Il est obligatoire de passer régulièrement les résultats du processus d’automatisation et de trouver de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité.
Faire:
Gardez le processus d’automatisation aussi simple que possible pour augmenter l’expertise de l’équipe et la satisfaction du client.
Peu importe les outils utilisés, ils doivent être sûrs et respecter confidentialité des données règlements.
avril 3, 2025
Comment j’ai automatisé 50% de mes tâches et mis à l’échelle mon entreprise
Les opinions exprimées par les contributeurs entrepreneurs sont les leurs.
Gérer une agence de marketing n’est pas une promenade dans le parc. Il nécessite des tâches répétitives et longues. Avec la croissance de la liste des clients, la charge de travail manuelle augmente au point où vous en avez besoin au moins un – sinon plus – des employés pour résoudre la pression.
Je l’ai réalisé à l’os comme des tâches répétitives et travail manuel empilé. Le premier coup a été qu’il est devenu plus difficile pour nos employés d’exécuter des tâches à temps. En outre, cela a fréquemment provoqué l’épuisement professionnel ou la fatigue qui a interféré avec la qualité de notre travail.
Pour y remédier, la première et la solution immédiate qui m’est venue à l’esprit a été d’embaucher plusieurs employés. Mais ce n’était pas possible, car le recrutement de plus d’employés nécessiterait une gestion supplémentaire et augmenterait les frais généraux.
Donc, après avoir réévalué certaines options réalisables, j’ai finalement trouvé une meilleure façon de rationaliser mes opérations – automation. Malgré le scepticisme, j’ai décidé de lui donner un coup de feu et j’ai commencé à automatiser mes processus métier. Le résultat? J’ai pu décharger 50% de mes tâches commerciales.
Voici tout mon voyage, de la passage à l’automatisation à la réalisation d’une croissance durable sans embaucher des employés supplémentaires.
En rapport: Les entrepreneurs intelligents utilisent l’automatisation pour devenir plus efficace. Voici 6 façons de l’adopter.
Déterminer les tâches longues
Avant de plonger dans mes stratégies d’automatisation, permettez-moi de mettre en évidence les tâches qui m’ont ralenti et sont devenues les plus grands goulots d’étranglement de mon flux de travail:
1. Génération manuelle de leads
Au départ, j’ai passé la moitié de mes jours ouvrables juste en train de nourrir pistes qualifiées. J’ai dû cibler les entreprises qui avaient besoin d’optimisation pour l’acquisition de clients et la gestion des entonnoirs, ce qui a pris beaucoup de temps.
Même après avoir examiné d’innombrables sites Web, profils de médias sociaux et répertoires, j’ai à peine trouvé des entreprises qui avaient besoin de systèmes de marketing évolutifs et de stratégies de croissance.
Et le résultat? J’ai progressivement commencé à manquer des opportunités.
2. Surcharge du support client
Alors que je m’inspectais plus loin, j’ai découvert que le support client Les représentants de mon entreprise ont dû répondre à chaque enquête, gérer les plaintes et fournir des solutions – toutes manuellement.
Comme vous pouvez l’imaginer, avec le nombre croissant de demandes de support client, il est devenu plus difficile à suivre, ce qui a entraîné des temps de réponse plus lents. Le pire, c’est que les requêtes répétitives ont consommé trop de temps, leur laissant peu de portée pour gérer de sérieux problèmes de clients.
3. Suivi financier et rapport
Le traitement des factures, la réconciliation des comptes et la génération de rapports financiers étaient plus qu’un drainage pour mon équipe. Le suivi manuel des finances a entraîné des erreurs de calcul et des rapports inexacts. La gestion inefficace a fait de futures prévisions de revenus et de la planification budgétaire un grand obstacle, car tout a entraîné des erreurs et des revenus perdus.
4. Intégration et communication du client
Le prochain grand défi auquel j’ai été confronté était de gérer Intégration du client et communication. Chaque client a nécessité une attention personnalisée, un traitement des contrats et une documentation.
Ainsi, il a consommé une grande partie de notre semaine de travail pour garder une trace de chaque interaction, répondre aux requêtes et assurer une expérience d’intégration fluide. L’absence d’un système structuré a eu un impact sur la satisfaction et la rétention de notre client.
5. Réunion de la planification et de suivi
Une communication efficace et des suivis en temps opportun sont essentiels pour mon équipe, en particulier lors de l’exécution du cadre d’attention, d’intérêt, de désir et d’action (AIDA). Cependant, les processus manuels, y compris Planification des réunionstransformé en obstacle majeur.
De plus, nous avons dû coordonner les temps de réunion dans différents fuseaux horaires et faire des e-mails sans fin, ce qui a eu un impact sur la précision de ce cadre. Au pire, nous étions à risque de départs potentiels des clients.
En rapport: De banal à la magie: les avantages incroyables de l’automatisation pour les propriétaires de petites entreprises
Opter pour des solutions spécifiques
Cela dit, après avoir noté les problèmes, j’ai réalisé que la plupart des tâches qui prennent du temps pouvaient être travaillées sur l’utilisation de l’automatisation. Et voici comment je l’ai fait:
1. Navigateur des ventes de LinkedIn et Apollo.io pour la génération de leads automatisée
J’ai intégré Navigateur des ventes de LinkedIn et Apollo.io pour éliminer mon drain de génération de leads manuelle. Ces outils avancés sont conçus pour des recherches très ciblées en fonction de critères spécifiques tels que l’industrie, le service ou la taille de l’entreprise.
Les fonctionnalités d’e-mail d’Apollo.io et les fonctionnalités de vérification étaient une bouée de sauvetage, ce qui réduit considérablement le temps que j’ai passé sur la recherche manuelle.
Plus que cela, nous pourrions atteindre notre public cible au minimum. Nous avons réduit notre recherche avec LinkedIn Sales Navigator et, par conséquent, notre entreprise a également connu un taux de victoire jusqu’à 17% plus élevé en moyenne.
2. Chatbots alimentés par AI pour le support client
Tout d’abord, j’ai essayé de résoudre les problèmes de surcharge des clients en implémentant un Chatbot alimenté par AI sur mon site Web CRM. Il a été programmé pour gérer les requêtes des clients et fournir un dépannage de base.
Après avoir testé plusieurs conceptions de chatbot, j’ai décidé d’en examiner un et de le connecter avec notre CRM. Il a été effectivement lié à HubSpot pour accéder aux données des clients, suivre les conversations et mettre à jour les enregistrements clients.
Cela a assuré une aide personnalisée et réduit notre charge de travail jusqu’à 40%. L’efficacité a permis à mon équipe de fournir un service client 24/7 avec un temps de réponse amélioré.
3. QuickBooks en ligne pour le suivi financier et les rapports
Pour la surveillance financière et les rapports, j’ai trouvé QuickBooks Online, qui s’intègre à nos passerelles de paiement et à nos comptes bancaires.
Ce logiciel avancé automatise efficacement notre génération de factures, notre traitement des paiements et information financière. En outre, j’ai intégré un outil dédié à des rapports et à l’intelligence d’affaires, Fathom, avec QuickBooks et à des rapports financiers transparents.
En conséquence, j’ai assisté à une précision accrue de mes rapports de près de 95% et j’ai pu réduire le temps de déclaration de 75%.
4. HubSpot pour l’intégration et la communication du client
J’ai utilisé la robuste suite d’outils d’automatisation de HubSpot pour gérer les processus d’intégration et de communication de nos clients. Les puissants constructeurs d’automatisation du flux de travail de HubSpot ont aidé à automatiser la signature des contrats via un outil de signature électronique intégré.
Il a automatisé notre collection de documents via des workflows de demande de fichiers, et l’outil de séquence nous a permis d’envoyer des e-mails personnalisés et ciblés aux clients. Nous pourrions facilement surveiller les interactions des clients et progresser à travers les étapes d’intégration et identifier les problèmes.
Dans l’ensemble, nous avons transformé un processus compliqué en un système en douceur et en salon engagement client par 50%. Nous pourrions également suivre notre succès marketing et ajuster le plan en conséquence. Cependant, le principal avantage était de réduire notre temps d’intégration de 20%.
5. HubSpot et calendrier pour les réunions de la planification et les suivis
Pour améliorer les suivis et déployer le cadre AIDA, j’ai implémenté HubSpot. Avec HubSpot, mon équipe gère efficacement les e-mails de suivi, les rappels et les tâches basés sur des actions et des délais spécifiques. Nous avons pu améliorer notre automatisation de publipostage et le reciblage de la cohérence de 90%.
J’ai utilisé de manière calendante – l’un des outils de planification populaires – pour automatiser notre planification. Il a été intégré à l’horaire de travail de mon équipe, et nous avons pu définir les temps de réunion en conséquence.
Cela a aidé mon équipe à faire, car certaines des tâches répétitives comme l’ajout de nouveaux prospects, l’envoi d’alertes et la synchronisation des données ont été achevées en un rien de temps.
Après tout cette automatisation, j’ai réussi à rationaliser les tâches manuelles et à augmenter l’efficacité par un énorme 50%. Le résultat était clair: mon équipe est devenue plus productive, la satisfaction des clients s’est améliorée et la qualité globale de notre travail a augmenté – sans aucun emploi supplémentaire. L’automatisation des processus a non seulement permis de gagner mon temps précieux, mais a également aidé mon équipe à réduire les erreurs, à améliorer la précision et à se concentrer sur ce qui est le plus important.
En rapport: 3 choses à considérer lors de l’automatisation de vos flux de travail
Conseils professionnels
Bien que les processus d’automatisation puissent les changer la donne, vous devez les aborder judicieusement. Voici mon point de vue:
De la:
Au lieu d’essayer trop d’outils à la fois, il est préférable d’automatiser un processus à la fois et de mesurer son impact.
La formation des membres de l’équipe sur la façon d’utiliser les nouveaux outils et processus d’automatisation permet d’assurer les meilleurs résultats.
Il est obligatoire de passer régulièrement les résultats du processus d’automatisation et de trouver de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité.
Faire:
Gardez le processus d’automatisation aussi simple que possible pour augmenter l’expertise de l’équipe et la satisfaction du client.
Peu importe les outils utilisés, ils doivent être sûrs et respecter confidentialité des données règlements.
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