Comment gérer les vacances de votre équipe technique

D'ici l'automne, vous aurez des membres de l'équipe qui devront prendre des congés et des vacances. Cela se produit dans toutes les entreprises – et les dirigeants doivent avoir une stratégie pour couvrir cet événement commercial important.

En tant que leader technologique, vous devrez couvrir les vacances de votre équipe informatique à un moment donné de l'année, et l'été est généralement "le moment". Cependant, l'objectif est de maintenir le bon fonctionnement des systèmes de votre entreprise, quelle que soit la saison ou le niveau de main-d'œuvre. Par conséquent, faire de leur temps et de votre tempsproductifest le nom du jeu.

1. Réévaluez vos compétences en planification de vacances

Une matrice des capacités peut aider vos responsables à déterminer qui peut soutenir et aider pendant les temps d'arrêt des autres membres de l'équipe. La matrice des capacités vous aidera également à planifier le développement des employés au cours des prochains mois. Vous voudrez un calendrier qui indique les délais autorisés pour les congés pour tous les employés. Avec un calendrier d'équipe, vous serez toujours couvert lorsque votre équipe gère elle-même le siendes horaires . Souvent, l'auto-direction lie l'équipe.

2. Tenez des registres méticuleux.

Vos dossiers aideront à s'assurer que tous les congés sont enregistrés. De plus, avoir un dossier aide tout le monde à adhérer à un protocole et garantit que personne dans l'entreprise (y compris la direction) ne profite de la généreuse politique de congés.

Assurez-vous d'avoir toutes les étapes décrites et combien de jours avant l'absence la personne doit donner un préavis. Les procédures ne sont jamais entièrement dans le cerveau d'une seule personne, et cette méthode permet à l'entreprise de suivre les employés et leurs jours de congé.

3. Utilisez un calendrier de congés

Il est utile d'utiliser un outil de gestion des congés comme un calendrier partagé. Une politique claire de «congés» permet aux membres de l'équipe une autonomie maximale, et la flexibilité fonctionne mieux. Par exemple, un ensemble clair de directives comme,Aucun département ne peut partir en vacances en même temps,veillera à ce que toutes les équipes soient couvertes à tout moment.

La formation croisée (ajoutée à votre calendrier) permet aux membres de l'équipe de porter plusieurs chapeaux et couvertures les uns pour les autres.

4. Créez et suivez une procédure.

Cela fait du bien d'être un héros pour votre équipe – quelqu'un dont on a vraiment besoin. Cependant, un processus et ses composantes ne peuvent fonctionner qu'en fonction de l'ensemble de l'organisation. Les dirigeants doivent d'abord définir le processus avant d'exploiter, d'améliorer et de faire confiance aux procédures de vacances pour travailler dans le meilleur intérêt de l'entreprise et de ses employés. Le temps de vacances joue un rôle essentiel dans le maintien des systèmes de l'entreprise et des freins et contrepoids en ordre.

5. Utilisez des services extérieurs.

La solution idéale pour les congés et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une combinaison de personnel interne et externe. Cette double utilisation de l'entreprise assure couverture et continuité. De plus, les contrats de service incluent souvent une couverture supplémentaire pour faire face à la hausse du travail et des congés de l'été, accompagnée d'une baisse de la productivité.

6. Créer une culture de responsabilité.

Si quelqu'un s'absente, il doit être responsable et garantir que son travail est fait et comptabilisé à l'avance. De plus, l'employé doit être responsable de la formation de son remplaçant. Utiliser une image plus large des vacances et du travail et affecter plus d'une personne pour gérer les tâches peut aider. La planification de la relève, la gestion des risques et les promotions de carrière dans les travaux aident parfois les employés à garder un œil sur la balle de l'entreprise.

7. Faites un plan de sauvegarde.

Préparez-vous à une augmentation inattendue de la charge de travail. Faites une liste de pros qui peuvent remplacer pendant que d'autres sont en vacances. N'oubliez pas d'avoir ce choix disponible – mais ne l'utilisez que si nécessaire. Ensuite, vous pourrez vous détendre en sachant que les vacances de l'équipe n'affecteront pas le fonctionnement complet de l'entreprise ou la stratégie de l'entreprise.

8. Partagez un calendrier pour communiquer.

Une approche réussie comprend la mise en œuvre et la conservation d'une plate-forme collaborative comme Microsoft SharePoint ou Google Suite. L'utilisation d'une telle plate-forme permet aux membres de l'équipe de communiquer efficacement via un calendrier partagé, ce qui permet aux directeurs informatiques de se préparer de manière appropriée en cas d'absence de membres du personnel.

9. Revenir aux fondamentaux.

Revenez à l'essentiel : coordonnez et calculez ce qui se passera lorsque les membres de l'équipe seront en vacances. Demandez aux employés d'informer leurs collègues de leur description de poste et de leurs tâches, ainsi que des initiatives en cours dès que possible. Coordonner toutes les sessions de formation requises pour s'assurer que les équipes sont prêtes.

Préparez-vous aux obstacles et soyez prêt à réagir si une crise survient.

10. Ajoutez des redondances.

Construire une équipe nécessite des compétences, des connaissances et une redondance d'expérience. Cela facilite les transferts lorsque quelqu'un est absent et aide votre équipe à éviter les situations de stress inutiles. En cas d'urgence, ayez une liste de ceux qui peuvent se renseigner et rester en contact avec des freelances professionnels.

11. Affectez des coéquipiers.

Formez des groupes de soutien de deux à trois personnes. La communication est cruciale. Encouragez les personnes de votre petit groupe à être accessibles pendant votre temps libre en partageant vos projets de vacances dès que vous en avez connaissance. Discutez avec votre équipe/chef/superviseur qui peut (et va) remplacer pour vous et votre petit groupe. La façon dont vous gérez les congés annuels fait toute la différence dans l'expérience des vacances et dans la mesure où votre équipe retourne au travail rafraîchie.

12. N'abandonnez pas vos coéquipiers.

Cela fait partie de notre culture de ne laisser aucun membre de l'équipe en attente lorsqu'une mauvaise situation ou un congé est requis et souhaité. Cependant, ne laissez pas les gens dans l'ignorance de ce que vous faites, de vos progrès et de qui prendra la relève après votre départ. Intégrer votre situation de travail à la culture organisationnelle renforce la résilience de toute l'équipe.

13. Utilisez un logiciel basé sur les tâches.

Les entreprises peuvent planifier le développement de produits en utilisant des systèmes tels que Jira et Zendesk. L'attribution d'une portée continue à une équipe avec un bassin de talents et un ensemble de compétences limités est plus simple lors de l'utilisation de la planification basée sur les tâches. Le personnel peut prendre des congés sans impact sur la charge de travail actuelle. La première question à poser à chaque employé est : "Pouvez-vous gérer cela ?"

14. Planifiez à l'avance la responsabilité.

Quand unemployé quitte, vous ou le reste de votre équipe devez assumer leurs tâches. Avoir quelqu'un à remplacer en cas de besoin donne aux employés la tranquillité d'esprit et assure le bon fonctionnement de vos opérations et de vos systèmes.

15. Envisagez une meilleure communication.

Avant de prendre congé, il est essentiel de se préparer à l'avance et de communiquer avec votre équipe. Le passage de la présence à l'absence peut se faire en douceur avec un peu de préparation et de communication supplémentaires. Pour éviter les malentendus, assurez-vous que chacun connaît ses obligations pendant son absence. Cependant, la planification des vacances est plus difficile avectravail hybrideéquipes et peut nécessiter une communication un peu meilleure qu'avec le membre de l'équipe au bureau qui se voit quotidiennement.

16. Mettre en place un système de partage du travail.

Nous avons beaucoup appris de Covid-19 — qu'il est plus que jamais nécessaire d'établir un programme de partage du travail dans les équipes de service et de technologie. S'assurer que le travail est réparti entre les équipes et le transfert continu des connaissances permettra aux employés de faire du vélo, de travailler et de prendre des congés sans interruption.

Crédit d'image : Andrea Piacquadio ; Pexel ; Merci!

La posteComment gérer les vacances de votre équipe techniqueest apparu en premier surCalendrier.