Comment gérer efficacement des équipes à distance pour la première fois

Découvrez quelques conseils utiles sur la façon dont les premiers chefs d'équipe distants doivent gérer le flux de travail. Nous examinerons également quelques outils qui peuvent vous aider, vous et votre équipe, à vous préparer à travailler à distance.

Au moment d'écrire ces lignes, il y a une propagation rapide d'un virus, COVID-19, qui a été déclaré pandémie mondiale . La plupart des entreprises n'ont d'autre choix que de travailler à domicile, certaines pour la toute première fois.

Ce message s'adresse aux chefs d'équipe distants pour la première fois qui souhaitent apprendre à gérer efficacement les flux de travail de leur équipe et à tous ceux qui travaillent actuellement à domicile.

Avec plus de trois ans d'expérience de travail à distance dans diverses opérations de contenu logiciel distribué équipes dont le siège est à Londres, Tel-Aviv et Massachusetts, je vais partager avec vous quelques lignes directrices pour mieux gérer votre équipe dans leur travail à domicile et certains outils que j'ai personnellement utilisés.

Équipez d'abord votre équipe

La toute première chose est de vous assurer que votre équipe est bien équipée pour travailler à distance. Cela signifie que les outils essentiels qui assurent le bon déroulement du travail doivent être disponibles et accessibles aux membres de votre équipe. Ces outils aident à gérer la communication, les tâches, les journaux de temps de travail, la collaboration et même les réunions.

Communication

Initialement, vous et votre équipe partagiez probablement le même espace ou restiez si proches physiquement que la communication n'était pas vraiment un problème, parce que tout le monde pouvait être joint en personne. Désormais, avec le nouveau cadre de travail à domicile, des outils comme Slack ou d'autres applications de messagerie instantanée peuvent être utilisés pour garantir qu'une ligne de communication reste ouverte à tout moment (de travail) à distance. Les départements peuvent être créés en tant que canaux et ils peuvent être configurés comme si vous étiez tous physiquement présents.

Gestion des tâches

La prochaine chose à vous soucier est de savoir comment les tâches sont gérées. Peut-être que vous utiliseriez normalement un tableau blanc, mais maintenant que vous travaillez tous à partir d'endroits différents, il existe des outils qui vous garantissent des tableaux et des cartes où vous pouvez gérer efficacement les tâches, comme Trello . Il utilise le style Kanban de création de listes pour faciliter la gestion des tâches.

Gestion du temps de travail

Pour les équipes qui chronomètrent le temps de travail, il existe également des outils qui vous aident à y parvenir tout en travaillant à domicile. Les équipes de développement peuvent utiliser Wakatime pour suivre le temps passé à contribuer à divers projets, ou utiliser des IDE comme VS Code.

Collaboration

Les membres de l'équipe peuvent avoir besoin de travailler ensemble sur un document. Cela peut être une feuille de calcul, un document ou même un formulaire. Google dispose d'outils gratuits que vous et votre équipe pouvez toujours utiliser pour collaborer, et les développeurs peuvent utiliser GitHub ou GitLab pour travailler ensemble sur des projets.

Réunions

De temps en temps temps, vous devrez réellement rencontrer les membres de votre équipe en temps réel et en face à face. La technologie a évolué au point où elle est désormais facilement accessible en quelques clics sur une application de vidéoconférence. Zoom est un outil incroyable pour obtenir de très bonnes réunions et une plate-forme facile à utiliser pour les stand-up virtuels et toutes les mains.

Gérer les attentes

Une chose très cruciale à noter est que le changement prend du temps donc après avoir sécurisé et fourni des outils à tous les membres de votre équipe, n'oubliez pas de ne pas vous attendre à ce que tout soit opérationnel dès le premier jour. Vous devez résoudre le fait que diverses applications ont des courbes d'apprentissage et des processus inconnus. Cela s'applique également à tous les livrables de travail. Ne vous attendez pas à autant d'efficacité que vous obtenez au bureau lors de votre premier démarrage. Si vous avez des membres de l'équipe qui connaissent certains des outils, encouragez-les à aider les autres à se mettre au courant.

Ayez un horaire de travail flexible

Cela peut signifier beaucoup de choses, mais dans l'ensemble cela signifie que vous devrait avoir un horaire de travail différent de celui du bureau. Pour commencer, vous devez communiquer avec les membres de l'équipe pour obtenir des commentaires. Parfois, tout ce dont ils ont besoin est une réduction des heures de travail, car ils seront totalement inefficaces si vous les surchargez. Beaucoup de gens font d'énormes ajustements en ce moment, y compris en travaillant avec des membres de leur famille (parfois des enfants!), Et cela peut signifier qu'ils doivent en quelque sorte trouver comment travailler à nouveau. Parfois, cela pourrait être une réduction du temps d'écran. Mais quoi qu'il en soit, assurez-vous d'écouter les membres de votre équipe.

Faites confiance à votre équipe

Maintenant que presque tout le monde travaille à domicile, il est très important de faire confiance aux membres de l'équipe. Ne soyez pas intrusif, surtout après avoir attribué des responsabilités. Il est important que les membres de votre équipe sentent que vous leur faites confiance. Cela les aidera à faire de leur mieux. La confiance peut également signifier faire preuve d'empathie. C'est le moment où vous commencerez à voir que certains membres de l'équipe ont des enfants ou des personnes à charge qui ont besoin d'attention. Après avoir ajusté vos attentes, vous devez faire confiance à ce qu'ils vous livreront s'ils vous le disent.

Encouragez une règle de poste de travail

Si vous connaissez quelqu'un qui travaillait à domicile avant cette pandémie, vous avez peut-être remarqué qu'il a un espace de travail séparé à la maison. Ceci est très important, car il crée l'ambiance pour le travail et sépare l'intérêt des activités normales au foyer. Vous pouvez donc essayer d'encourager une règle de poste de travail pour tous les membres de votre équipe. Cela peut être aussi peu qu'une table et une chaise dans un coin de leur chambre avec une bonne connexion Internet. De nombreuses startups paient déjà des frais supplémentaires, comme pour les trajets mensuels, ce coût peut maintenant être canalisé dans l'achat d'un poste de travail.

Activités amusantes de l'équipe

Assurez-vous d'utiliser cette période de séjour à la maison pour vous rapprocher des membres de votre équipe. Vous pouvez commencer par créer un canal meme ou refroidisseur d'eau sur le groupe Slack. Pensez à d'autres façons de vous assurer que les gens s'amusent également au travail, car il se passe déjà beaucoup de choses tout autour qui peuvent rendre les gens mal, tristes ou même déprimés. Organisez des réunions d'enregistrement amusantes avec des équipes, montrez vos chiens ou vos enfants et amusez-vous!

Il y a beaucoup d'autres choses que vous pouvez considérer en essayant de gérer votre équipe à distance pour la première fois, mais je pense que ces quelques-uns les pointeurs vous ouvriront l'esprit pour penser de manière centrée sur l'utilisateur, où l'utilisateur est vos employés ou les membres de l'équipe.

Ressources

Vous pouvez également consulter Internet pour les startups technologiques distantes comme GitLab. GitLab est l'une des plus grandes sociétés entièrement distantes que je connaisse. Ils font également leur part en aidant les startups à devenir totalement distantes en partageant des playbooks et d'autres ressources. Dans ce manuel vous verrez des tactiques éprouvées pour créer des équipes à distance.

Conclusion

Dans cet article, nous avons passé en revue quelques suggestions sur la façon dont les premiers chefs d'équipe à distance devraient gérer le flux de travail. Nous avons également examiné quelques outils qui peuvent vous aider, ainsi que votre équipe, à travailler à distance. Si vous avez d'autres suggestions, veuillez les mettre dans les commentaires. Bon piratage et restez en sécurité.