Comment exploiter le logiciel eDiscovery pour les avis DSAR

En vertu du RGPD, les individus ont le droit de comprendre les données personnelles qu'une organisation détient à leur sujet, de s'assurer de l'exactitude des informations et de demander la modification, la suppression ou le transfert de leurs informations personnelles. Les particuliers peuvent faire cette demande en soumettant un DSAR (Data Subject Access Request), qui nécessite que les organisations trouvent, examinent, rédigent et produisent les documents pertinents dans un délai de trente jours. Cela laisse de nombreuses organisations qui luttent pour se conformer de manière efficace et rentable.

Le problème n’est pas anodin. De nombreuses entreprises de l'UE ont indiqué que le volume de demandes de DSAR avait plus que doublé depuis l'entrée en vigueur du GDPR, taxant les ressources existantes. Mais il existe une solution éprouvée à ce nouveau défi. Selon IDC, «les demandes d'accès des personnes concernées… suivent des flux de travail identiques à ceux d'une réponse à un litige. Le fournisseur eDiscovery approprié sera en mesure de répondre rapidement et efficacement aux demandes d'accès des personnes concernées et de protéger l'organisation des violations de conformité associées. "(1)

Voici quatre étapes pour tirer parti du logiciel eDiscovery pour les révisions de DSAR.

données pertinentes rapidement

Une fois les sources de données identifiées et les données collectées à partir de ces systèmes, les collections de documents potentiellement volumineuses doivent être filtrées selon l'ensemble pertinent (ou ciblé) aux fins d'examen et d'analyse. Les plates-formes avancées d'examen et d'analyse d'eDiscovery telles que OpenText ™ Axcelerate ™ proposent des filtres empilables (listes préconfigurées des termes de recherche les plus courants) pour accélérer l'examen, tandis que les filtres prédictifs renforcent l'automatisation en apprenant des requêtes les plus efficaces pour trouver les éléments pertinents. données personnelles dans les recherches futures.

Redact données sensibles

Il est essentiel de protéger la divulgation par inadvertance d'informations personnelles et sensibles en supprimant ces informations (et éventuellement celles des autres personnes figurant dans les documents) avant de les transmettre. au demandeur. De nombreuses plates-formes de découverte électronique disposent de fonctionnalités de détection de données automatisées qui permettent de détecter pratiquement tous les modèles identifiables communs, tels que les numéros de carte de crédit et les adresses électroniques. Ceci élimine la révision manuelle de chaque document. Les outils de rédaction intégrés peuvent également prendre en charge des cibles de rédaction personnalisées, et les mises en surbrillance transparentes peuvent accentuer les données sensibles pour faciliter la consultation.

Les solutions de découverte électronique les plus avancées incluent également des outils d'intelligence artificielle et d'analyse, tels que l'analyse des sentiments et les ressources humaines. et met en place l'auto-détection, pour trouver les noms d'autres personnes qui sont liées aux informations du demandeur. Ces outils, comme l'intégration de l'analyse de texte OpenText Magellan dans Axcelerate, automatisent la possibilité de supprimer les noms de tiers des documents pertinents, car il est essentiel de ne pas porter atteinte à la vie privée d'autrui lors de la réalisation du droit à la vie privée.

Examen de tête pour effacer efficacement les demandes

Grâce à cet examen, les examinateurs sont en mesure d’évaluer rapidement les informations pertinentes sans regarder de près chaque document. La revue Heads up présente toutes les données et leurs fichiers associés dans un affichage hautement visualisé afin que les réviseurs puissent effacer les demandes séquentiellement beaucoup plus rapidement. La précision et la confiance sont également considérablement améliorées, toutes les informations pertinentes étant agrégées de manière très accessible, tout en soulignant la terminologie clé en matière de confidentialité pour atténuer les données manquantes ou négligées.

Complétez la réponse et produisez les données

. identifiées, examinées et expurgées, les sociétés doivent s'acquitter de leur obligation légale en fournissant un rapport au demandeur. Les plates-formes de découverte électronique incluent des flux de production et des règles associées permettant de configurer facilement la production de documents uniques ou de familles de documents liés à l'individu. Les opérateurs sélectionnent simplement le jeu de résultats réactif et validé et l'ajoutent à un flux de production, où l'assistant d'exportation de production fournit le résultat imagé et rédigé, prêt à être partagé avec le demandeur.

Que vous cherchiez des données pertinentes, rédigiez des données sensibles, effectuiez Lors de l'examen ou de la production des données pour le demandeur, la technologie eDiscovery introduit l'automatisation et l'efficacité dans le flux de travail DSAR. La technologie eDiscovery mappe de manière inhérente aux flux de travail DSAR et peut être ajustée tout simplement pour réduire radicalement le coût et la perte de ressources de votre programme DSAR.

Pour en savoir plus sur la solution OpenText Axcelerate DSAR cliquez ici et sur OpenText Discovery. Suite ici .

1. IDC, «Prévision mondiale des logiciels de découverte électronique, 2019-2023», doc # US45344219, juillet 2019