Lorsqu’une organisation achète un nouveau logiciel attrayant, ses avantages incluent généralement des processus métier rationalisés, une productivité accrue, une automatisation, une sécurité améliorée, une mise sur le marché plus rapide et une transformation numérique (DX).
L’autre aspect de l’équation coûts-avantages, le coût d’achat d’un logiciel qui ne se limite pas au prix de détail, ne reçoit peut-être pas autant d’attention lors de l’approbation de l’achat d’un logiciel, mais il est tout aussi important pour chaque entreprise. pour déterminer le retour attendu sur les investissements logiciels. En fin de compte, si vous ne pouvez pas prédire ou calculer avec précision le coût total de mise en œuvre du logiciel sur tous les cycles de vie de votre produit, vous ne disposerez d’aucune base pour prendre des décisions d’achat ou autres décisions informatiques judicieuses.
Qu’est-ce que le TCO et pourquoi est-il important ?
Le coût total de possession (TCO) est une estimation des dépenses globales attendues d’une organisation pour l’achat, la configuration, l’installation, l’utilisation, la surveillance, la maintenance, l’optimisation et l’élimination d’un produit ou d’un service.
L’analyse du TCO à grande échelle est complexe et prend du temps. Mais si vous êtes un directeur général proposant un investissement logiciel majeur à un DSI, si vous êtes un DSI essayant de choisir entre des projets concurrents avec un budget serré, ou si vous êtes un DSI essayant de choisir entre des projets concurrents et demandant à un PDG ou conseil d’administration Une solide analyse du TCO est essentielle lorsque l’on tente de vendre une initiative stratégique.
Se pencher sur le coût total de possession, en plus de fournir une analyse précise et prévisible des coûts dans le temps, offre également d’autres avantages. Cela vous aidera à découvrir les coûts cachés qui pourraient vous nuire à l’avenir. Par exemple, si vous prévoyez d’exécuter votre application pendant plus de cinq ans, mais que les serveurs sur lesquels vous prévoyez de l’exécuter approchent de la fin de leur durée de vie et devront être remplacés dans quelques années, vous devriez en tenir compte.
Un examen du TCO permet également de garantir que la mise en œuvre de votre logiciel fonctionne comme prévu et offre les avantages que vous recherchiez. L’analyse du TCO vous oblige à réfléchir à la migration des données, à la formation des employés, à la restructuration des processus, etc.
Heureusement, des guides et des modèles sont disponibles. Par exemple, Apptio fournit le TCO de l’applicationaide-mémoireGetApp fournit une prise en charge des feuilles de calcul Excel pour les applications sur site et SaaS.Outil de calcul du TCONous offrons
Cependant, il n’existe pas de méthode fixe pour déterminer le TCO. En effet, cela dépend grandement de l’environnement dans lequel se trouve chaque personne. C’est toujours une bonne idée d’impliquer autant de personnes que possible pour anticiper l’impact de ce nouveau logiciel sur différentes parties de l’organisation.
Tout calcul du TCO comprend trois catégories principales : le coût initial et l’installation, l’exploitation et la maintenance continues, et le retrait des logiciels en fin de vie. Ci-dessous, nous expliquons les éléments importants qui doivent être inclus dans chaque catégorie.
Achat initial, configuration et installation
La négociation des conditions de licence d’un logiciel est une compétence en soi et peut nécessiter l’aide de l’équipe juridique et du directeur financier de votre entreprise. La plupart des éditeurs de logiciels offrent des réductions sur le prix catalogue car ils bénéficient de contrats de service et de support à long terme. Les taux de remise peuvent atteindre 20 % du prix d’achat initial.
Il est important de faire preuve d’assurance lorsque vous sollicitez des appels d’offres auprès de plusieurs fournisseurs et négociez les conditions de licence, les services, les niveaux de support et les options de financement.
La plupart des éditeurs de logiciels abandonnent les licences perpétuelles traditionnelles au profit d’un modèle basé sur un abonnement, ce qui signifie que les coûts sont engagés sur une base récurrente, voire annuelle.
Lorsque vous effectuez une analyse du TCO, il est important d’estimer avec précision le nombre de licences dont vous avez besoin maintenant et le nombre dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Si l’on s’attend à ce que ce nombre augmente de manière significative, les coûts augmenteront d’année en année. Il peut également y avoir des coûts accessoires, tels que le besoin de matériel serveur supplémentaire ou de capacité de stockage de données.
En ce qui concerne les coûts d’installation, les possibilités sont nombreuses étant donné que le déploiement d’une nouvelle plateforme logicielle n’est jamais plug-and-play. Vous trouverez ci-dessous les coûts que vous devez inclure dans votre analyse.
- Matériel:Avez-vous besoin d’acheter du nouveau matériel ou avez-vous la capacité d’exécuter le logiciel sur vos serveurs et votre stockage existants ? Si vous disposez d’un modèle hybride de serveurs sur site, d’installations de colocation et d’infrastructure en tant que service (IaaS) basée sur le cloud, combien coûte chaque option ?
- Lumière et chaleur :Si j’ai besoin d’un nouveau matériel, combien vais-je payer pour les services supplémentaires tels que l’électricité et le refroidissement ?
- test:Combien coûtent l’assurance qualité et les tests avant le déploiement du matériel ? Les applications n’existent pas en elles-mêmes. Alors, existe-t-il une autre solution logicielle ?
- Période de configuration et de transition :Quelle configuration est requise pour que le logiciel fonctionne correctement dans mon environnement actuel ? De plus, y a-t-il des temps d’arrêt associés à la migration de l’ancien système vers le nouveau système ?
- Sécurité:Assurez-vous que votre équipe de sécurité dispose des informations les plus récentes et prévoyez suffisamment de temps pour examiner les nouveaux logiciels afin de détecter les vulnérabilités de sécurité potentielles. De plus, le contrôle d’accès, l’authentification,confiance zéroQuels sont les coûts associés à l’intégration de nouveaux logiciels dans l’infrastructure de sécurité d’une organisation ?
- entraînement:De quel type de formation mes utilisateurs finaux auront-ils besoin pour pouvoir utiliser le nouveau logiciel ?
- mise en réseau :Ce nouveau logiciel nécessite-t-il une bande passante supplémentaire ou de nouvelles routes pour envoyer des données ?
- Réingénierie :Quelle réingénierie des processus sera nécessaire pour optimiser les flux de travail afin de maximiser les avantages du nouveau logiciel ?
- Migration des données :Lors du remplacement d’un produit principal existant par la dernière version, il est important de calculer le coût de la migration des données. Lors du remplacement de plusieurs produits principaux par une plateforme ou une suite, le processus de migration des données devient plus complexe et plus coûteux.
- sauvegarde:Les données de candidature ne se trouvent pas au même endroit. Les entreprises stockent plusieurs copies des données d’application à des fins de sauvegarde et de reprise après sinistre, ce qui augmente le coût de remplacement des sauvegardes.
Facteurs de coûts de surveillance, de maintenance et d’optimisation
Une fois que votre application est opérationnelle, elle entraîne des coûts supplémentaires qui doivent être inclus dans votre analyse du TCO, notamment :
- Personnalisation :Étant donné que chaque entreprise a des flux de travail et des dépendances logicielles uniques, les applications devront être peaufinées pour éliminer les obstacles potentiels sur le chemin de la productivité.
- Intégration:Peu importe la quantité de tests que vous effectuez avant l’installation, des problèmes d’intégration se produiront toujours et devront être résolus.
- Correction/Mise à niveau:Personne n’aime les correctifs et les mises à jour constantes des logiciels, mais les services informatiques doivent continuer à allouer des ressources pour garantir que les applications sont corrigées en temps opportun et exécutent les dernières versions.
- Gestion des performances des applications :Avec un contrat de service et de support, le fournisseur fournit une assistance si le logiciel rencontre des bugs ou des pannes, mais il appartient généralement au personnel informatique de surveiller les performances des applications.
- Formation continue :La formation est un processus sans fin. Cela est particulièrement vrai lorsque les employés partent et rejoignent l’entreprise, et que les fournisseurs ajoutent de nouvelles fonctionnalités au fil du temps.
- Surveillance des licences :Il n’y a rien de pire que de faire un peu de surveillance et de découvrir que vous payez pour des licences qui ne sont pas utilisées. Des audits réguliers peuvent vous aider à identifier les licences détenues par des employés qui ne travaillent plus actuellement pour l’entreprise, ainsi que les cas où vous avez surestimé les exigences en matière de licences pour des équipes ou des unités commerciales spécifiques. Dans de tels cas, il est possible de réduire les coûts de licence ou de transférer la licence à un utilisateur final qui peut bénéficier de l’outil.
La migration des données est au cœur des coûts d’élimination
Il va sans dire qu’à la fin de la durée de vie de votre matériel, vous devez vous en débarrasser de manière appropriée. Pour les logiciels, il existe des coûts principalement associés à l’exportation des données.
Tout d’abord, vous devez migrer les données de l’ancien logiciel vers le nouveau logiciel, ce qui peut s’avérer une tâche complexe puisque même un seul processus métier peut nécessiter toutes les dépendances et tous les appels à la base de données. En plus de cela, il existe également des sauvegardes et des reprises après sinistre.
Les nouveaux logiciels peuvent nécessiter un formatage différent des données. De plus, vous devrez peut-être conserver des copies d’archives de certains magasins de données provenant de systèmes existants pour des raisons de réglementation ou de conformité.
Une autre partie du calcul du TCO consiste à estimer la durée d’utilisation du logiciel. Votre entreprise ne modifie-t-elle pas sa pile technologique si cela n’est pas nécessaire, vous resterez donc probablement fidèle au logiciel tant qu’il fera le travail ? Dans ce cas, une analyse du TCO non seulement de la version à 10 ans mais également de la version à 5 ans peut être significative.
D’un autre côté, si votre entreprise a une stratégie de développement durable agressive consistant à éliminer les centres de données et à déplacer autant d’applications que possible vers le SaaS d’ici trois ans, ce logiciel peut aider votre entreprise. Vous en aurez peut-être besoin maintenant pour répondre à un besoin important. Cependant, nous savons que la durée de vie sera plus courte, le calcul du TCO doit donc en tenir compte.
Vue d’ensemble : coût par rapport aux avantages
La détermination du coût total de possession n’est qu’une partie de l’équation coûts/avantages. Les dirigeants effectuant une analyse du retour sur investissement doivent équilibrer les coûts estimés avec les avantages attendus. Les nouveaux logiciels doivent prendre en charge des projets à forte valeur ajoutée et s’aligner sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Bien entendu, les avantages attendus et le coût total de possession supposé des nouveaux logiciels sont des estimations et sont susceptibles de changer. Cependant, une analyse approfondie du TCO peut vous aider à construire un cadre solide. C’est certainement plus intelligent que de sauter aveuglément et de faire face à des dépenses imprévues plus tard.
Informations détaillées sur le TCO et le retour sur investissement :
septembre 17, 2024
Comment calculer le TCO pour les logiciels d’entreprise
Lorsqu’une organisation achète un nouveau logiciel attrayant, ses avantages incluent généralement des processus métier rationalisés, une productivité accrue, une automatisation, une sécurité améliorée, une mise sur le marché plus rapide et une transformation numérique (DX).
L’autre aspect de l’équation coûts-avantages, le coût d’achat d’un logiciel qui ne se limite pas au prix de détail, ne reçoit peut-être pas autant d’attention lors de l’approbation de l’achat d’un logiciel, mais il est tout aussi important pour chaque entreprise. pour déterminer le retour attendu sur les investissements logiciels. En fin de compte, si vous ne pouvez pas prédire ou calculer avec précision le coût total de mise en œuvre du logiciel sur tous les cycles de vie de votre produit, vous ne disposerez d’aucune base pour prendre des décisions d’achat ou autres décisions informatiques judicieuses.
Qu’est-ce que le TCO et pourquoi est-il important ?
Le coût total de possession (TCO) est une estimation des dépenses globales attendues d’une organisation pour l’achat, la configuration, l’installation, l’utilisation, la surveillance, la maintenance, l’optimisation et l’élimination d’un produit ou d’un service.
L’analyse du TCO à grande échelle est complexe et prend du temps. Mais si vous êtes un directeur général proposant un investissement logiciel majeur à un DSI, si vous êtes un DSI essayant de choisir entre des projets concurrents avec un budget serré, ou si vous êtes un DSI essayant de choisir entre des projets concurrents et demandant à un PDG ou conseil d’administration Une solide analyse du TCO est essentielle lorsque l’on tente de vendre une initiative stratégique.
Se pencher sur le coût total de possession, en plus de fournir une analyse précise et prévisible des coûts dans le temps, offre également d’autres avantages. Cela vous aidera à découvrir les coûts cachés qui pourraient vous nuire à l’avenir. Par exemple, si vous prévoyez d’exécuter votre application pendant plus de cinq ans, mais que les serveurs sur lesquels vous prévoyez de l’exécuter approchent de la fin de leur durée de vie et devront être remplacés dans quelques années, vous devriez en tenir compte.
Un examen du TCO permet également de garantir que la mise en œuvre de votre logiciel fonctionne comme prévu et offre les avantages que vous recherchiez. L’analyse du TCO vous oblige à réfléchir à la migration des données, à la formation des employés, à la restructuration des processus, etc.
Heureusement, des guides et des modèles sont disponibles. Par exemple, Apptio fournit le TCO de l’applicationaide-mémoireGetApp fournit une prise en charge des feuilles de calcul Excel pour les applications sur site et SaaS.Outil de calcul du TCONous offrons
Cependant, il n’existe pas de méthode fixe pour déterminer le TCO. En effet, cela dépend grandement de l’environnement dans lequel se trouve chaque personne. C’est toujours une bonne idée d’impliquer autant de personnes que possible pour anticiper l’impact de ce nouveau logiciel sur différentes parties de l’organisation.
Tout calcul du TCO comprend trois catégories principales : le coût initial et l’installation, l’exploitation et la maintenance continues, et le retrait des logiciels en fin de vie. Ci-dessous, nous expliquons les éléments importants qui doivent être inclus dans chaque catégorie.
Achat initial, configuration et installation
La négociation des conditions de licence d’un logiciel est une compétence en soi et peut nécessiter l’aide de l’équipe juridique et du directeur financier de votre entreprise. La plupart des éditeurs de logiciels offrent des réductions sur le prix catalogue car ils bénéficient de contrats de service et de support à long terme. Les taux de remise peuvent atteindre 20 % du prix d’achat initial.
Il est important de faire preuve d’assurance lorsque vous sollicitez des appels d’offres auprès de plusieurs fournisseurs et négociez les conditions de licence, les services, les niveaux de support et les options de financement.
La plupart des éditeurs de logiciels abandonnent les licences perpétuelles traditionnelles au profit d’un modèle basé sur un abonnement, ce qui signifie que les coûts sont engagés sur une base récurrente, voire annuelle.
Lorsque vous effectuez une analyse du TCO, il est important d’estimer avec précision le nombre de licences dont vous avez besoin maintenant et le nombre dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Si l’on s’attend à ce que ce nombre augmente de manière significative, les coûts augmenteront d’année en année. Il peut également y avoir des coûts accessoires, tels que le besoin de matériel serveur supplémentaire ou de capacité de stockage de données.
En ce qui concerne les coûts d’installation, les possibilités sont nombreuses étant donné que le déploiement d’une nouvelle plateforme logicielle n’est jamais plug-and-play. Vous trouverez ci-dessous les coûts que vous devez inclure dans votre analyse.
Facteurs de coûts de surveillance, de maintenance et d’optimisation
Une fois que votre application est opérationnelle, elle entraîne des coûts supplémentaires qui doivent être inclus dans votre analyse du TCO, notamment :
La migration des données est au cœur des coûts d’élimination
Il va sans dire qu’à la fin de la durée de vie de votre matériel, vous devez vous en débarrasser de manière appropriée. Pour les logiciels, il existe des coûts principalement associés à l’exportation des données.
Tout d’abord, vous devez migrer les données de l’ancien logiciel vers le nouveau logiciel, ce qui peut s’avérer une tâche complexe puisque même un seul processus métier peut nécessiter toutes les dépendances et tous les appels à la base de données. En plus de cela, il existe également des sauvegardes et des reprises après sinistre.
Les nouveaux logiciels peuvent nécessiter un formatage différent des données. De plus, vous devrez peut-être conserver des copies d’archives de certains magasins de données provenant de systèmes existants pour des raisons de réglementation ou de conformité.
Une autre partie du calcul du TCO consiste à estimer la durée d’utilisation du logiciel. Votre entreprise ne modifie-t-elle pas sa pile technologique si cela n’est pas nécessaire, vous resterez donc probablement fidèle au logiciel tant qu’il fera le travail ? Dans ce cas, une analyse du TCO non seulement de la version à 10 ans mais également de la version à 5 ans peut être significative.
D’un autre côté, si votre entreprise a une stratégie de développement durable agressive consistant à éliminer les centres de données et à déplacer autant d’applications que possible vers le SaaS d’ici trois ans, ce logiciel peut aider votre entreprise. Vous en aurez peut-être besoin maintenant pour répondre à un besoin important. Cependant, nous savons que la durée de vie sera plus courte, le calcul du TCO doit donc en tenir compte.
Vue d’ensemble : coût par rapport aux avantages
La détermination du coût total de possession n’est qu’une partie de l’équation coûts/avantages. Les dirigeants effectuant une analyse du retour sur investissement doivent équilibrer les coûts estimés avec les avantages attendus. Les nouveaux logiciels doivent prendre en charge des projets à forte valeur ajoutée et s’aligner sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Bien entendu, les avantages attendus et le coût total de possession supposé des nouveaux logiciels sont des estimations et sont susceptibles de changer. Cependant, une analyse approfondie du TCO peut vous aider à construire un cadre solide. C’est certainement plus intelligent que de sauter aveuglément et de faire face à des dépenses imprévues plus tard.
Informations détaillées sur le TCO et le retour sur investissement :
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