Comment appliquer les principes Lean à la gestion de la productivité et du temps de votre start-up

Janvier
8 2019

7 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

Si vous avez récemment lancé une start-up je suis sûr que vous avez beaucoup entendu parler de “maigre”. Mais je ne suis pas ici pour discuter de la méthodologie popularisée par Eric Ries, par exemple.

Les principes de gestion allégée d'un dirigeant de Toyota

J'écris en réalité sur le terme et le concept de «réduction» qui ont été développés à l'origine par l'exécutif de Toyota Taiichi Ohno au cours de la période de reconstruction au Japon. La Seconde Guerre mondiale. Le processus a été un tel succès que de plus en plus d'organisations à travers le monde ont commencé à l'adopter. Cependant, il n'a pas touché le grand public jusqu'à ce que James P. Womack et Daniel T. Jones publient leur livre Lean Thinking en 1996.

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Appliquer le "lean" à la productivité dans les startups

Aujourd'hui, les principes du lean sont appliqués à presque toutes les industries, qu'elles soient grandes ou petites. Par exemple, les principes de lean dans le secteur de la santé ont permis de réduire les coûts tout en améliorant l'efficacité. Sur une plus petite échelle, les employés ont utilisé ces principes pour organiser leurs espaces de travail.

Voici quatre façons d'appliquer des concepts lean à votre startup pour améliorer à la fois la productivité et la qualité.

Améliorez votre lieu de travail en utilisant les cinq principes du lean.

Selon l'Institut Lean, créé par Womack et Jones en 1997, il y a cinq principes de base du lean:

Valeur: La valeur signifie se mettre à la place de votre client et sachant quels sont leurs besoins. Cela vous aide à déterminer les délais, les prix et les attentes au lieu d'essais et d'erreurs constants. Pour votre équipe, leur faire savoir comment ils s'intègrent dans le tableau d'ensemble peut les motiver.

Flux de valeur: Le flux de valeur est l'endroit où vous créez un «flux de valeur» de toutes les étapes et processus nécessaires pour obtenir la version finale. produit ou service à vos clients. Cela pourrait inclure la conception, la production, la livraison, les ressources humaines et le service à la clientèle. Connaître ces informations vous permet d’éviter les gaspillages.

Flux: Une fois que vous avez supprimé tous les déchets inutiles de la chaîne de valeur, vous souhaitez vous assurer que tout fonctionne correctement. Débit signifie ne pas avoir d'interruptions ou de retards. Le flux consiste à décomposer les étapes, à niveler les charges de travail, à créer des départements multifonctionnels et à former votre équipe afin qu'elle puisse développer de multiples compétences.

Pull: Lorsque le flux augmente, le temps nécessaire pour obtenir vos biens ou services aux clients. En conséquence, ils peuvent «tirer» à tout moment pour ne pas sous-produire ou sur-produire constamment des stocks, du contenu, etc.

Perfection: Même après avoir réussi les premières étapes, vous devez toujours continuer à travailler. pour améliorer les processus afin d’éliminer les déchets. La perfection peut être un objectif exalté dans toutes les entreprises que nous poursuivons – mais nous devons toujours progresser pour être les meilleurs et atteindre le meilleur.

Utilisez le concept des 5S pour vous organiser.

5S signifie triez, mettez de l'ordre, brillez, normalisez et maintenez.
Vous pouvez utiliser ce concept pour organiser votre espace de travail afin que vous et votre équipe soyez plus productifs en procédant comme suit:

• Supprimez tous les éléments dont vous n'avez plus besoin (sort )..

• Organisez les éléments restants pour améliorer votre efficacité.

• Gardez votre espace de travail propre et rangé afin de pouvoir trouver les éléments et identifier les problèmes plus rapidement (briller).
• Code couleur et libellé fichiers et calendriers pour vous rendre plus cohérent (normaliser).
• Développez des comportements et des habitudes reproductibles qui garderont votre lieu de travail propre et organisé par exemple, terminez une tâche avant de passer à la suivante (maintien). 19659026] Vous et votre équipe, même s'ils sont v Les employés virtuels travaillant depuis un bureau à domicile peuvent commencer en jetant tout ce qui est inutile. Placez les fichiers dans des classeurs (utilisez des codes de couleur pour vos calendriers) et conservez les éléments que vous utilisez fréquemment à proximité.

  Mais ces principes ne se limitent pas aux éléments physiques. Numériquement, vous pouvez utiliser un système de gestion de projet pour attribuer des tâches, visualiser rapidement la progression des projets et partager des fichiers et des commentaires dans un tableau de bord organisé.

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  Normalisez votre travail pour qu'il soit plus efficace

  Dans la fabrication, il existe un processus standard pour tout. La raison? En faisant quelque chose de la même manière à maintes reprises, vous éliminerez le gaspillage car vous n’essayez pas constamment de nouvelles techniques. La normalisation évite également les erreurs et les oublis car il existe une liste de contrôle pour chaque étape du voyage. Par exemple, quand une voiture est sur la chaîne de montage, elle ne peut pas avancer si quelqu'un oublie un boulon ou installe un volant défectueux.

  Normalisez ce qui a du sens.

  Commencez par conserver un journal de temps pour voir les moments où vous êtes le plus productif et comment vous passez votre temps. Vous remarquerez peut-être que vous êtes plus productif le matin. Dans ce cas, vous devez travailler sur votre tâche la plus importante.

  Si vous découvrez que vous consultez trop souvent votre messagerie et vos comptes sociaux, planifiez des heures précises tout au long de la journée. Pour éviter les réunions inutiles vous pouvez standardiser les réunions. Assurez-vous que ces réunions sont nécessaires et n'incluez que des personnes clés pertinentes pour l'information. Veillez à ce que toutes les réunions soient aussi courtes et concises que possible.

  Adoptez un flux fluide pour optimiser les performances de votre équipe et de celle de votre équipe.

  Flow est tout simplement la manière dont le travail peut progresser dans un système. Lorsque votre système fonctionne correctement, le flux est bon. Lorsque le débit heurte un obstacle, il ralentit le processus et provoque des pertes.

  Les installations de fabrication veillent à ce que le débit soit bon. Sauf en cas d’urgence, les lignes de production cessent rarement de fonctionner. Tout le monde a un travail spécifique à faire et c’est tout ce sur quoi ils se concentrent. Ce n’est pas le cas à votre démarrage. Vous devez porter plusieurs chapeaux et composer avec des interruptions constantes. Combien de fois avez-vous été dans la «zone» et avez-vous été distrait par un appel téléphonique ou n'aviez pas d'autre choix que d'éteindre un feu?

  N'oubliez pas le focus.

  Une façon d'améliorer votre situation le flux dans votre démarrage est en se concentrant sur une chose à la fois. Cela signifie plus de multitâche . Concentrez-vous sur ce sur quoi vous travaillez en ce moment, puis passez à la tâche suivante. Cela peut prendre de l'autodiscipline. Mais vous pouvez commencer par désactiver toutes les notifications push, fermer la porte, bloquer la planification et définir des limites.

  Vous pouvez également aider votre équipe à améliorer son déroulement en définissant des zones et des calendriers «ne pas déranger». Un autre conseil est de planifier une journée «sans réunion». De cette façon, votre équipe et vous-même pouvez rester concentrés sans être interrompus par une réunion.

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  Enfin, vous pouvez vouloir envisager l'externalisation et la délégation de certaines tâches. Au lieu de vous inquiéter de votre boîte de réception toute la journée, engagez un assistant virtuel pour gérer votre courrier électronique. Si vous avez besoin de mettre de l'ordre dans vos livres, faites venir un commis aux livres. Cela vous permet de travailler uniquement sur la croissance de votre startup.