Comment améliorer la productivité avec la gestion de projet

Si vous évaluez votre temps personnel en fonction de ce que vous avez dit que vous accompliriez par rapport à ce que vous avez réellement fait, les résultats vous surprendraient probablement. Pour certaines personnes, la répartition pourrait ressembler à ceci : Je n’ai réalisé que 30 % de ce qui était nécessaire et 70 % ont été repoussés à la semaine suivante. Dans un emploi en entreprise, ce niveau de productivité est une recette pour le chômage, mais lorsqu’il s’agit de vies personnelles, nous avons tendance à nous accorder tellement de grâce que cela peut parfois friser l’auto-sabotage.

Pourquoi? Eh bien, parce que nous le pouvons. Vous avez moins de responsabilités : pas de patron qui menace de punition et pas de collègues qui dépendent de vous. Dans votre vie personnelle, vous êtes également moins susceptible de donner la priorité à l’efficacité (je suis en train de le faire) et l’efficacité (Je fais les choses plus vite et mieux) de ce que vous faites. Cela se manifeste souvent par de la procrastination, un manque d’initiative et des projets laissés de côté.

Si cela vous semble familier, il est peut-être temps de commencer à penser différemment à votre temps personnel, en tirant parti des outils et des systèmes liés à notre façon de fonctionner à un niveau granulaire. C’est une bonne gestion de projet et c’est une compétence que vous pouvez appliquer à votre temps personnel.

Définir les objectifs et créer les livrables

La première étape pour mieux postuler gestion à votre vie personnelle, c’est d’avoir des objectifs clairement définis. Cela implique de les décomposer en livrables plus petits et de définir le temps nécessaire pour réaliser chacun d’entre eux. Considérez la tâche de nettoyer le garage. Au lieu de dire : « C’est un objectif, et je le ferai samedi », un meilleur mécanisme pourrait être de vous dire que « la première section du garage prendra 40 minutes et la deuxième section, 50 minutes ». Vous avez divisé les tâches et attribué une durée à chacune, vous pouvez donc désormais surveiller si cela a pris plus ou moins de temps que prévu.

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J’ai découvert que les deux éléments les plus importants concernant la définition d’objectifs sont :

• Décrire exactement ce qui doit être fait. Le manque d’informations laisse place à l’ambiguïté, alors assurez-vous les objectifs ont une portée définie.
• Mettre l’accent sur la mesure. L’objectif doit être assorti de dates, de durées et de progrès.

Fixer des objectifs et des délais en entreprise est souvent simple : vous avez un livrable et votre client l’attend à un moment donné. Votre vie personnelle est plus fluide. Vous pourriez avoir une liste de choses à faire ou d’objectifs sans échéances urgentes, il est donc crucial de vous tenir responsable. Pour chaque objectif, fixez une date à laquelle vous l’atteindrez et suivez vos progrès. Si vous continuez à ne pas respecter les délais, réévaluez votre flux de travail. Noter les dates d’échéance et les avoir à portée de vue de votre espace de travail peut être une source de motivation pour ceux qui ont du mal à rester sur la bonne voie.

Comment trouver un cadre de gestion de projet qui vous convient

Une fois que vous avez un objectif, pensez comme un chef de projet et décidez d’un cadre adapté à vos besoins. Il s’agit de méthodes d’organisation et de gestion de vos tâches, développées pour la première fois au début du 20e siècle, puis adaptées par les chefs d’entreprise et les spécialistes des sciences sociales de tous les secteurs.

Il n’existe pas de stratégie universelle ; différents cadres de gestion de projet répondront à différents styles de travail. Cela dépend aussi des objectifs eux-mêmes. Essayez-vous de tout faire vous-même ? Comptez-vous sur les autres ? De nombreux cadres de gestion de projet sont conçus pour les équipes, mais il existe également des approches parfaites pour les entreprises individuelles. Considérez les cadres suivants pour vous aider à gérer votre vie personnelle :

Cascade

L’un des cadres de gestion les plus utilisés, la cascade, est une manière linéaire d’organiser des projets. En définissant clairement les objectifs et les tâches, le cadre vous oblige à terminer chaque étape avant de passer à la suivante. Il y a cinq phases : les exigences (les grandes lignes), la conception (déterminer les comment), la mise en œuvre (le mettre en action), la vérification (tester l’efficacité) et la maintenance (faire avancer les choses). En descendant la cascade, vous avancez dans votre projet. Il s’agit d’un excellent cadre pour des projets simples comme la construction d’un cabanon dans le jardin. Waterfall ne s’adresse cependant pas aux projets plus complexes et à multiples facettes, car il y a peu de place pour s’adapter aux problèmes inattendus.

Agile

Souvent utilisé dans le développement de logiciels, agile est une approche plus adaptative que la cascade. Ses principes principaux sont qu’il est itératif et peut changer en fonction des besoins des parties prenantes, qu’il s’agisse de modifier les méthodes ou de changer complètement de stratégie. Alors que l’approche en cascade est linéaire (passer d’une étape à la suivante), agile permet plus de flexibilité tout au long du projet : intégrer les retours et peaufiner vos méthodes au fur et à mesure. C’est une bonne approche pour les projets personnels qui impliquent de nombreuses pièces mobiles, comme la planification d’un mariage.

Kanban

Kanban, qui est en quelque sorte un sous-framework sous Agile, utilise des repères visuels pour maintenir les projets sur la bonne voie. Développé au Japon, kanban signifie « panneau » et implique un véritable tableau (physique ou numérique) sur lequel vous placez des cartes pour suivre les progrès. Il s’agit d’une approche particulièrement utile pour les projets comportant de nombreuses tâches et étapes de développement – ​​le travail éditorial, par exemple, qui peut impliquer la rédaction du contenu, son envoi pour modification et publication.

Maigre

Les objectifs d’un maigre Le cadre est tout dans le nom : réduisez le gaspillage et construisez un chemin simple vers votre objectif. La réflexion ? En éliminant les pratiques inutiles et fastidieuses, vous pouvez atteindre vos objectifs avec moins de travail et plus d’efficacité. Il est essentiel d’identifier ces pratiques dès le départ, et il s’agit d’un cadre particulièrement adapté aux personnes qui tergiversent, perdent du temps et dépensent beaucoup d’énergie sur des tâches qui devraient être simples.

Comment prioriser toutes vos tâches

L’un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet consiste à vaincre le syndrome de Je sais quoi faire, mais je n’ai tout simplement pas assez de temps pour tout faire. Une telle phrase est un indicateur courant d’un calendrier surchargé et d’un manque de priorisation. Dans la plupart des cas, vos livrables ou objectifs peuvent être classés selon leur importance.

Une méthode d’organisation que j’applique est l’échelle « P1 à P5 » :

• P1 (Critique) : tout ce qui doit être traité immédiatement
• P2 (Haute priorité) : important mais non urgent
• P3 (Neutre) : Pas de date limite immédiate, mais il reste encore à y répondre
• P4 (faible priorité) : doit être terminé lorsqu’il est temps
• P5 (Inconnu) : Aucune date limite estimée ou indiquée

L’astuce consiste à évaluer vos tâches et à les catégoriser correctement dans l’échelle. Certaines peuvent être évidentes : réparer un tuyau éclaté est clairement une tâche P1, par exemple. Mais lorsque les objectifs n’ont pas de date limite ou d’échéance, vous devez penser à cette tâche par rapport aux autres. Commencez par catégoriser les tâches soumises à des délais, puis notez vos autres tâches en cours. Vous pouvez faire cela à la fois comme un exercice de haut et de bas niveau : hiérarchiser les tâches pour le trimestre, le mois, la semaine ou même juste un seul jour.

La priorité de vos tâches peut également dépendre de la gestion de projet cadre que vous avez choisi. Si vous utilisez une approche en cascade, vos tâches seront plus linéaires et axées sur les délais. Cependant, si vous utilisez le cadre agile, vous aurez probablement affaire à des éléments mobiles qui nécessitent une redéfinition constante des priorités.

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Organiser votre emploi du temps

Créer un calendrier complet peut s’avérer fastidieux, en partie à cause des priorités changeantes liées aux livrables, des défis inattendus et du fait que les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Dans un monde idéal, vous établiriez un calendrier, le respecteriez et termineriez vos tâches à temps. La réalité est cependant plus compliquée.

Une façon de rester sur la bonne voie malgré tous les contretemps et les obstacles consiste à investir dans un outil de planification pour automatiser et aider à recalibrer lorsque ces variables surviennent. Cela ne veut pas dire que vous n’aurez pas besoin d’intervenir manuellement à l’occasion ; cela vous aidera simplement à capturer et à gérer plus de détails au fil du temps. Quelques outils à considérer incluent Écrire, Asanas, Trello et Feuille intelligente.

Quel est le meilleur outil de gestion de projet pour vous ?

En plus de gérer et d’organiser les plannings, outils de gestion de projet peut vous garder sur la bonne voie, mesurer les progrès et organiser les tâches. Les avantages de l’utilisation de ces outils incluent :

• Mise à jour transparente des plannings et des priorités
• Évaluations quantitatives pour suivre le nombre de tâches planifiées par rapport à celles accomplies
• Identifier les risques potentiels pour créer des plans d’urgence
• Connectivité aux plannings existants sur les calendriers Google ou Outlook

Tout comme un cadre de gestion de projet, l’outil spécifique que vous choisirez dépendra largement de vos objectifs et de vos besoins personnels. Peu importe si vos initiatives personnelles sont facilement réalisable ou nécessitent une certaine mise à l’échelle, envisagez les outils en ligne suivants pour les gérer :

Cliquez vers le haut

ClickUp est une plateforme centralisée pour les activités liées aux projets et offre un large éventail de fonctionnalités pour aider les équipes et les individus à planifier, organiser et collaborer efficacement sur des projets. Les fonctionnalités clés incluent la gestion des tâches, la communication en équipe et des outils personnalisés, tels que des modèles, des tableaux Kanban, le suivi du temps et le suivi des progrès.

Coût: Le forfait personnel est gratuit ; les plans d’affaires commencent à 12 $/mois

Projets Zoho

Zoho Projects est un outil de gestion de projet et d’organisation utilisé par de nombreuses startups. En plus de ses fonctionnalités robustes de gestion des tâches, Zoho Project permet également l’automatisation des tâches, des graphiques de progression et le suivi du temps.

Coût: Gratuit pour un maximum de trois utilisateurs ; le forfait entreprise commence à 10 $ par utilisateur/mois

lundi.com

Monday.com est une solution de gestion de projet populaire dotée d’une interface visuelle et intuitive pour rationaliser les flux de travail et rester organisé. Le flux de travail personnalisable de la plateforme permet aux utilisateurs de créer des tableaux, des tâches, des composants de projet, des dates d’échéance et des cases à cocher, leur permettant ainsi de capturer et de suivre les informations du projet. Il propose également des outils qui permettent aux individus et aux équipes de surveiller le pourcentage de tâches terminées. Il s’agit d’une excellente plate-forme pour les entreprises en solo, mais elle peut devenir plus coûteuse si vous développez des projets personnels.

Coût: Gratuit pour deux utilisateurs ; jusqu’à 16 $ par utilisateur/mois pour le forfait Pro

Notion

Notion est un outil polyvalent qui combine la prise de notes, le partage de documents, le suivi des tâches et la création de tableaux de bord interactifs pour fournir un espace de travail hautement flexible et personnalisable. Votre tableau de bord peut ressembler à ce que vous souhaitez, avec des pages, des bases de données, des listes, des tableaux et des tableaux Kanban. Si vous décidez d’évoluer, l’aspect collaboration en équipe est également l’un des arguments de vente de Notion : plusieurs membres de l’équipe peuvent modifier et contribuer simultanément aux documents, tâches et autres éléments du projet.

Coût: Gratuit pour les particuliers ; jusqu’à 15 $ par utilisateur/mois pour les grandes entreprises

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Les récompenses

Tout chef de projet compétent se fait un devoir de documenter les progrès ainsi que les leçons apprises, et il en va de même pour la façon dont vous organisez votre vie personnelle. Vous pensez peut-être, mes objectifs personnels sont distincts du travail et je devrais les aborder différemment. Mais il n’en demeure pas moins que lorsque vous mettez en œuvre de meilleurs systèmesvous avez plus de cohérence, de discipline et de concentration dans vos tâches, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.