Cloud PC prépare Grant Thornton pour un futur hybride

Les entreprises qui se sont lancées tôt dans le cloud se sont bien mieux comportées que leurs concurrents, Grant Thornton en tête. Le cabinet de conseil comptable et fiscal basé au Royaume-Uni était l’un des rares comptables au Royaume-Uni à avoir traversé la saison fiscale 2020 sans encombre, grâce à son pari précoce sur SaaS, Microsoft Azure et le réseau défini par logiciel.

C’est ce que déclare Greg Swift, CIO de Grant Thornton, dont les 5 000 employés sont passés au travail à distance de manière transparente en utilisant les applications d’audit de base de l’entreprise sur les PC d’entreprise Windows standard ainsi que les services en ligne SharePoint et Teams sur Azure lors des fermetures soudaines de bureaux qui ont commencé en mars 2020 — quelques semaines seulement avant la date limite des impôts de ce pays, le 5 avril.

«Nous étions en avance sur le jeu», déclare Swift, à propos de la réponse de son entreprise à la crise sanitaire qui a ralenti les affaires à l’échelle mondiale. « Nous n’avions pas les goulots d’étranglement de nos concurrents. Je suis certain que nous étions bien en avance sur le jeu lorsque les grandes banques britanniques ont appelé nos employés à l’aide parce que leurs employés ne pouvaient pas travailler à domicile.

Mais les avantages de l’achat précoce de services de productivité basés sur le cloud ne se sont pas arrêtés là pour Grant Thornton. Transformant son partenariat avec Microsoft en une opportunité de pousser ses besoins de bureau plus loin dans le cloud, Grant Thornton a été en mesure d’accélérer une transformation numérique qui voit une plus grande partie de l’équipe informatique de Swift libérée pour s’attaquer à des travaux de plus haut niveau autour de l’analyse et de l’IA.

Naviguer dans la pandémie

Le partenariat de Grant Thornton avec Microsoft a commencé lorsque la société a sabordé ses systèmes téléphoniques Mitel VoIP au profit de Skype for Business en 2016, au moment où Swift a pris la relève en tant que CIO. En 2019, avec un SD-WAN en place, l’entreprise avait déployé Microsoft SharePoint et Teams avec vidéo sur ses ordinateurs portables d’entreprise Windows et avait migré sa gestion des pratiques comptables vers Microsoft Azure.

La configuration a préparé Grant Thornton au succès dans les premiers jours de la pandémie, mais c’était un service de bureau en ligne que Swift avait évalué dans le cadre de tests bêta qui se révélerait crucial en ces temps difficiles : endurer la saison des impôts avec une pénurie mondiale d’auditeurs.

« Nous gagnions plus de travail, mais nous nous demandions comment nous allions y parvenir », déclare Swift, ajoutant qu’il a pu embaucher 200 nouveaux sous-traitants en Inde et aux Philippines pour respecter les obligations contractuelles de l’entreprise en utilisant le bureau virtuel Azure de Microsoft. (AVD). « Cela a fonctionné comme par magie. Nous avons augmenté nos ressources de quelques centaines de personnes, et nous n’aurions pas pu le faire sans le bureau virtuel.

AVD s’est avéré essentiel pour résoudre un deuxième défi pour Swift : comment fournir des fichiers clients à des partenaires externes qui auditaient les sociétés mères de ces clients de Grant Thornton, sans enfreindre les lois sur la confidentialité. Avec Azure Virtual Desktop, Swift pourrait donner à ces auditeurs l’accès nécessaire sans avoir à déplacer de fichiers de ses centres de données britanniques, respectant ainsi les règles de confidentialité.

La solution totale – en particulier la possibilité de déployer AVD aux sous-traitants et partenaires – a permis à Grant Thornton et à ses clients d’économiser 500 heures facturables, estime Swift. Et bien que le gouvernement britannique ait prolongé ses échéances fiscales de 2020, Grant Thornton a pu respecter l’échéance traditionnelle du 5 avril avec des signatures « humides » grâce à un autre partenariat avec DocuSign, a déclaré Swift.

Libérer des ressources précieuses

Plus important encore, les avantages ont conduit Swift à accélérer la transformation numérique en cours de Grant Thornton, en mettant l’accent sur le bureau. Alors que Swift a rejeté l’idée de gifler AVD sur 5 000 PC d’entreprise en raison de la complexité de la gestion d’une infrastructure virtuelle, des coûts incertains et des complications de configuration, le déploiement rapide et sécurisé d’Azure Virtual Desktop – ainsi que son installation sans contact au milieu d’une pandémie – était un bon choix pour les sous-traitants, les stagiaires et les partenaires de Grant Thornton, a conclu Swift.

Pour les employés à temps plein de l’entreprise, Swift s’est impliqué dans les tests bêta du projet Cloud PC de nouvelle génération de Microsoft, dont le nom de code est « Deschutes ». Déployer un poste de travail Windows basé sur le cloud avec une configuration de calcul et de RAM standard et un coût fixe pour sa main-d’œuvre hybride semblait être une excellente idée. Ainsi, Swift a signé avant le lancement officiel du PC Windows 365 Cloud de Microsoft il y a environ un an.

« Cela nous convenait parfaitement », déclare Swift, notant qu’il apprécie l’installation facile, l’absence de gestion et la configuration standard pour son personnel d’audit – et apprécie toujours AVD pour ses data scientists, dont les besoins varient chaque mois.

« Nous utilisons les deux. Nous avons un provisionnement de bureau standard à un coût mensuel fixe, et nous utilisons Azure VD pour les demandes ad hoc pour des capacités améliorées et plus de puissance de calcul », déclare Swift.

Les sous-traitants peuvent utiliser leurs propres appareils avec Azure Virtual Desktop de manière sécurisée, et les employés à temps plein ont accès aux mêmes fonctionnalités riches de PC Windows – « mais avec tous les avantages d’y accéder depuis le cloud », déclare Swift, ajoutant que Cloud PC, qui corrige et sécurise automatiquement les postes de travail Windows 365 sans intervention informatique, a donné à Grant Thornton une solution bienvenue aux maux de tête de la gestion des postes de travail

Le poste de travail en tant que service donne également à l’équipe informatique de Swift la possibilité de fournir instantanément des postes de travail Windows 365 aux nouveaux employés et sous-traitants sur n’importe quel appareil de leur choix. Cela permettra également à l’entreprise d’économiser un paquet sur les coûts de matériel. Actuellement, Grant Thornton compte environ 300 employés utilisant Cloud PC et le déploiement s’étendra probablement à des milliers d’autres dans ses 28 bureaux britanniques une fois que l’entreprise aura déterminé le nombre de nouveaux PC qu’elle n’aura pas à acheter en raison d’un bureau basé sur le cloud. « Lors de la prochaine actualisation, nous devrions être en mesure de réduire le nombre d’appareils que nous fournissons », déclare Swift.

Mais le grand avantage méconnu de la refonte du bureau de Grant Thornton est la capacité de redéployer le personnel informatique pour tester et mettre en œuvre des technologies avancées, l’intelligence artificielle et l’analyse en tête parmi celles-ci.

« Du point de vue des coûts, cela permet également à mes collaborateurs de se concentrer sur d’autres éléments de notre transformation numérique, tels que l’analyse », déclare le CIO. « Pour eux, c’est une évolution de carrière. C’est du gagnant-gagnant. »

Parmi les outils clés de la transformation de Grant Thornton figurent Automation Anywhere et Alteryx, ainsi que diverses offres open source et Microsoft Power BI. Il y a deux mois, l’entreprise a achevé la migration de son entrepôt de données vers Azure, ainsi qu’une partie sur Amazon Web Services. Aujourd’hui, environ 85 % des données de l’entreprise se trouvent dans le cloud. Alors que Swift a l’intention de conserver un système de gestion de documents sur site, Grant Thornton continuera d’étendre son empreinte cloud.

Et avec 51 % des DSI interrogés par Gartner au printemps dernier qui donnent la priorité aux infrastructures de travail hybrides/flexibles cette année, Grant Thornton reste en tête du peloton.

Avec l’ordinateur de bureau en tant que service, « vous n’avez pas à vous demander où ni comment ils vont travailler », déclare Swift. « Travaillez de n’importe où. On l’entend depuis des années. Maintenant, nous sommes proches de cela.