Les espaces de collaboration, tels que les salles de réunion et les salles de conférence, gagnent en popularité alors que les entreprises cherchent à améliorer les environnements de travail. Lors de la planification d'une stratégie, les responsables informatiques et professionnels doivent peser le pour et le contre et décider si un fournisseur unique ou un fournisseur unique leur convient le mieux. Il s'agit d'un débat séculaire pour lequel il n'y a pas de réponse universelle, car elle dépend du cas d'utilisation. . Dans le domaine des salles de collaboration, cependant, une bonne décision peut rapporter gros et une mauvaise décision peut entraîner une perte de temps et d’argent.
Truebeck Construction exploite les salles de collaboration pour interagir avec des organisations mondiales
Récemment, un entrepreneur général de la côte ouest, Truebeck Construction, était en train de développer sa stratégie en matière de salles de collaboration et devait prendre une décision. Mike Elmore, directeur informatique de l'entreprise, avait besoin d'un outil facilitant l'intégration de leurs clients dans de nombreux projets de construction. En outre, les architectes, sous-traitants et autres personnes impliquées dans le processus de construction doivent être liés ensemble au niveau mondial. Les salles de collaboration permettent à la société de connecter tout le monde sans avoir à faire voyager des personnes à travers le monde.
Il y a environ quatre ans, Truebeck cherchait une solution permettant aux employés de planifier et de démarrer des réunions tout en utilisant autres technologies de salle de réunion. L'un des objectifs était de faire en sorte que n'importe qui utilise son téléphone portable ou sa tablette dans une salle pour démarrer une réunion de n'importe où.
L'environnement actuel était dans un désordre, car il n'y avait pas de standard de l'entreprise. Les travailleurs achetaient leurs propres services sur des cartes de crédit et les passaient à l'entreprise, ce qui a permis de faire appel à un large éventail de fournisseurs. Outre le choix d’une norme d’entreprise, Truebeck avait plusieurs autres objectifs, notamment:
- Assurer une interopérabilité transparente entre les conférences vidéo et sur le Web
- Réduire les coûts d’enregistrement des terminaux vidéo
- Amélioration de la fiabilité
- Standardisation de l’expérience utilisateur [19659010] Initialement, Truebeck recherchait ce que Elmore décrivait comme «une solution allumant la lumière», ce qui signifiait qu'il était facile pour les utilisateurs de s'y connecter et de l'utiliser. La société a donc choisi Zoom. J’ai beaucoup utilisé Zoom et atteste de sa facilité d’utilisation, bien que la plupart des fournisseurs aient maintenant évolué pour se joindre en un clic. Elmore a admis que le service informatique ne tenait pas compte de l'intégration de la salle de conférence ou de la participation de personnes externes, l'objectif initial étant de se connecter à un ordinateur portable.
Le déploiement initial a été un succès. Cependant, lorsque Truebeck a tenté d'intégrer l'infrastructure de la salle de réunion physique, des problèmes se sont posés. Zoom ne fabrique pas ses propres écrans, téléphones ou autres infrastructures. Au lieu de cela, il s'appuie sur des partenaires tiers, tels que Crestron et Logitech. En théorie, cela devrait bien fonctionner, mais dans la pratique, le support et la mise en œuvre sont devenus un casse-tête, car Truebeck était responsable de l'achat de différents équipements audiovisuels, téléviseurs, NUC et autres appareils.
Soutenir les salles était également un défi, car aucun fabricant assumer la responsabilité de la pièce entière. L’organisation de support de Truebeck devait plutôt déterminer l’origine du problème, puis appeler le fournisseur spécifique de cette technologie. Au cours des six premiers mois, 94 avis d'incident ont été ouverts par les utilisateurs concernant les systèmes de réunion. Quarante-deux d’entre eux étaient directement liés à Zoom et les autres à des fournisseurs tiers. J'ai posé des questions à Elmore sur le coût de l'assistance, et il a estimé que, sur la base d'une moyenne de deux heures pour le temps de résolution, les tickets de dérangement s'élevaient à un peu moins de 19 000 dollars pour la période de six mois.
Maux de tête d'un système multifournisseurs forcer Truebeck à passer à un système à fournisseur unique: Cisco Webex
Après avoir lutté pendant plusieurs mois avec le système multi-fournisseurs, Truebeck a recherché un système à fournisseur unique et a choisi Cisco Webex. L'une des principales différences entre le kit Cisco Webex Room et une solution multi-fournisseurs est la simplicité. Le graphique ci-dessous montre que Cisco Webex Room Kit est un produit simple, entièrement intégré, de bout en bout, tandis que Zoom nécessite une intégration importante.
Comme l'indique le côté droit du graphique, à part Power. et les câbles de données, le kit Cisco Webex Room comprend un seul câble qui relie l’appareil au téléviseur. De même, alors que Zoom facture des frais mensuels pour chaque point d'extrémité vidéo, Cisco propose un support illimité pour les points d'extrémité, qu'ils soient déployés sur site ou dans le cloud.
Construction Truebeck Zoom Rooms contre le kit de salle Cisco Webex
Truebeck a élaboré un modèle global de coût total de possession comparant les salles de zoom aux salles Cisco Webex. Le modèle comprenait un large éventail de facteurs, notamment les licences de téléconférence, les abonnements audio et vidéo et une croissance projetée de 20%. Le coût par utilisateur pour Cisco s'élevait à 10,12 USD, contre 16,31 USD pour Zoom, ce qui donne un coût total de possession de 220 878 USD pour Zoom et de 131 112 USD pour Cisco. Le coût total de possession inclut un crédit concurrentiel de 20 385 USD de Cisco, mais même déduit, le coût total de possession est de 151 497 USD.
La collaboration efficace doit être une des meilleures initiatives
Faciliter une meilleure collaboration devrait être une des meilleures prenez soin des DSI d'aujourd'hui, car les entreprises doivent prendre des décisions meilleures et plus intelligentes plus rapidement que jamais. Dans le domaine des salles de collaboration, un large éventail d’options sont disponibles aujourd’hui, et les DSI doivent réfléchir de manière globale à la technologie des salles de réunion. Cela inclut non seulement l'application de réunion, mais tous les autres matériels et logiciels utilisés dans les salles de réunion. Toute la technologie doit fonctionner de manière transparente pour offrir la meilleure expérience possible. Dans le cas de Truebeck, ils ont constaté qu'une solution entièrement intégrée constituait la meilleure solution, car elle simplifie le déploiement, réduit les erreurs et offre une expérience utilisateur exceptionnelle.