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novembre 10, 2020

Cinq outils WFH essentiels pour le nouvel employé distant



6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.


Avec plus de 40 pour cent des employés américains travaillant maintenant à domicile, fait probablement partie du nouvel avenir des entreprises. «Les entreprises vont voir que certains, peut-être beaucoup, des qu'ils ont toujours pensé devoir être effectués sur place pouvaient être exécutés à peu près n'importe où et pourraient l'être aussi bien», explique Mark McGraw de l'Institut pour la productivité des entreprises.

Cette évolution prévue vers plus d'opportunités ne se fait pas sans défis, bien sûr. Comme le note Elisabeth Joyce de Gartner: Les chefs d'entreprise "évaluent des modalités de travail à distance plus permanentes comme moyen de répondre aux attentes des employés et de construire des opérations commerciales plus résilientes". Dans le même temps, ils sont confrontés à des questions sur «comment gérer une main-d'œuvre hybride plus complexe. Bien que le travail à distance ne soit pas nouveau», déclare Joyce, «le degré de travail à distance va changer la façon dont les gens travaillent ensemble pour obtenir leur travail.

Faire le travail dans n'importe quel contexte signifie avoir accès aux bons outils au bon moment. Voici cinq outils essentiels dont chaque employé distant a besoin pour réussir dans son environnement WFH unique.

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Un outil essentiel de la WFH pour l'organisation, la collaboration et le partage de fichiers

L'organisation est un défi critique auquel est confronté tout nouvel employé distant, c'est pourquoi trouver une solution qui favorise l'organisation, la collaboration et le partage de fichiers est essentiel lorsque la FMH. Le logement des documents dans un écosystème qui permet des modifications constantes et en temps réel est probablement le meilleur moyen de lutter contre la désorganisation et de promouvoir la collaboration en matière de relations publiques.

Bien que Dropbox ait été l’une des plates-formes pionnières en matière de stockage et de synchronisation dans le cloud, Google Drive est particulièrement généreux avec son stockage gratuit et facilite synchronisation des fichiers de bureau à bureau et compatibilité globale des fichiers. Heureusement, son interface s'est considérablement améliorée au cours des dernières itérations, de sorte que la courbe d'apprentissage est relativement courte et que les gains d'efficacité se sont réalisés assez rapidement. propose également OneDrive dans le cadre de la suite Office 365, qui permet d'accéder à vos fichiers depuis n'importe quel appareil et de collaborer avec vos collègues dans l'une des applications Office.

Un outil essentiel de la WFH pour la communication d'équipe ou de projet

Bien que vous ne puissiez plus simplement vous rendre au bureau d'un collègue pour poser une question ou obtenir des commentaires, il existe des outils qui offrent pour contourner le déluge de courriels quotidiens. La messagerie instantanée reste essentielle, en particulier pour les groupes susceptibles de communiquer en temps réel ou de manière asynchrone grâce aux différences de fuseaux horaires.

Slack est une plate-forme de communication basée sur des canaux (pensez à un canal par projet, sujet ou équipe), qui offre des services de messagerie instantanée sur le lieu de travail. Une fois que les employés de la WFH se sont habitués à l'interface intuitive et aux fonctionnalités organisationnelles, ils y trouveront un outil inestimable pour remplacer les chaînes de messagerie inefficaces. Il aide également les employés distants à rester organisés, à partager des fichiers, à personnaliser les alertes, à ajouter des mots clés pour les notifications et même à consulter l'historique complet des canaux pour examen ou clarification si nécessaire. Slack peut également créer des flux de travail qui correspondent à la façon dont vous souhaitez que votre employé de la WFH traite les tâches. Outre Slack, les équipes distantes peuvent également profiter de Google Hangouts ou Microsoft Teams qui offrent tous deux des intégrations transparentes dans leurs suites collaboratives respectives.

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Un outil essentiel de la FMH pour les réunions

Zoom a devenir rapidement la plateforme de rencontre de choix car la pandémie a perturbé tous les aspects de nos vies éloignées. Oui, la plateforme a connu des défis plus tôt dans l'année, mais cela n'est pas surprenant étant donné que le trafic a décuplé entre décembre 2019 et mars 2020. Avec Zoom, la mise en place de réunions est facile; ils peuvent être protégés par mot de passe et s'intégrer de manière transparente à la plupart des applications de calendrier. Les employés de la WFH peuvent se connecter à partir d'applications de bureau, de navigateurs ou d'appareils mobiles, ce qui permet de travailler de presque n'importe où.

Il existe cependant de nombreuses autres plates-formes d'hébergement de réunions à distance qui offrent des services similaires. Par exemple, Skype, WebEx, Google Hangouts et plus encore. Dans ce cas, c'est vraiment une question de préférence. Mais le principal à retenir est que votre outil de réunion à distance doit être accessible sur tous les appareils pour éviter que les taux de participation ne baissent et pour promouvoir l'engagement des employés dans toute l'organisation.

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Un outil WFH essentiel pour la gestion de projet

Bien que votre organisation ait peut-être utilisé un outil de gestion de projet avant le travail est devenu recommandé ou obligatoire, il est important d'encourager votre main-d'œuvre distante à rester au fait de ses tâches. Trello est un outil WFH utile qui permet aux employés de visualiser des tâches sur des tableaux numériques, des cartes et des colonnes qui semblent familiers de manière rassurante. Les cartes peuvent contenir des informations (y compris des graphiques et des hyperliens) et être attribuées à un membre de l’équipe de la FMH avec une date d’échéance.

Bien que Trello permette la collaboration, il s’agit certainement d’un outil davantage orienté vers l’individu. Si vous voulez une plate-forme qui permette la visibilité entre les équipes, quelque chose comme Asana ou ClickUp serait une excellente option pour votre équipe.

Un outil essentiel de la WFH pour l’aide à l’écriture

La ​​communication écrite étant la clé du travail à distance, Grammarly est un assistant d’écriture en temps réel essentiel qui aide même l’écrivain le plus expérimenté à éviter de prendre de mauvaises habitudes. peut avoir un impact sur la clarté, le professionnalisme et l'impact. La grammaire est loin d'être irréprochable, elle ne remplace donc pas l'édition finale mais apporte un autre regard sur un document qui peut s'avérer inestimable lorsque l'on travaille à distance de collègues relecteurs.

Le travail à distance n'est pas seulement une tendance motivée par la santé mondiale crise. Au contraire, des études montrent que de nombreux chefs d'entreprise prévoient de faire du travail à distance une plus grande partie de leurs projets d'avancement. Dans une enquête récente auprès de 127 professionnels des RH, du droit et de la conformité, de la finance et de l'immobilier, une étude de Gartner a révélé que «82% des chefs d'entreprise […] prévoient de permettre aux employés de travailler à distance au moins une partie du temps. De plus, près de la moitié (47%) disent avoir l'intention de permettre aux employés de travailler à distance à temps plein à l'avenir. " Avoir les bons outils pour vos employés de la FMH est une première étape nécessaire et cruciale pour un succès durable.

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