Ce qui rend un processus métier apte à l'automatisation

Comment déterminer si votre processus métier est qualifié pour l'automatisation

Un grand nombre d'entreprises adoptent aujourd'hui le Robotic Process Automation (RPA) pour gérer leurs opérations critiques de manière rapide et économique. Bien que RPA offre un large éventail de fonctionnalités d’automatisation, vous devez d’abord identifier les processus de votre entreprise idéaux pour être automatisés afin que votre entreprise améliore l’efficacité opérationnelle afin d’obtenir des résultats positifs. Par exemple, certaines entreprises obtiennent de meilleurs résultats lorsqu'elles implémentent une automatisation basée sur des règles par rapport aux types de variables non standardisés. Forrester a récemment annoncé que le marché RPA atteindrait 2,9 milliards USD d'ici 2021, ce qui en fait l'une des technologies d'entreprise les plus recherchées. L'image est claire: il est essentiel pour les entreprises de connaître les différents moyens de déterminer quels processus de leur entreprise ont besoin d'être automatisées.

Cet article tente de vous expliquer les principales questions et réponses susceptibles de vous aider à décider de la candidature d'un processus. for Robotic Process Automation:

Les critères permettant de déterminer si un processus est apte à être automatisé par RPA

Décider si un processus métier nécessite la mise en œuvre de RPA ou non dépend de deux critères:

• Process Fitness
• Complexité de l'automatisation

Aptitude du processus

Pour déterminer si un processus est suffisamment raisonnable pour offrir des résultats tangibles en mettant en œuvre l'APR, il est d'abord essentiel de comprendre le type de processus considéré. RPA ne peut automatiser que des processus clairs et bien définis. Pour cela, il est d'abord nécessaire de savoir à quelle catégorie appartiennent les tâches de la main-d'œuvre:

Processus répétitifs / automatisables

Les processus automatisables déchargent la main-d'œuvre des tâches répétitives telles que les travaux de saisie et de saisie de données ou la manipulation de données les tâches. L'automatisation de telles tâches redondantes permet aux travailleurs humains de se concentrer sur les fonctions principales qui ajoutent de la valeur.

Nous pouvons distinguer quatre types de processus:

1. Processus manuels et non répétitifs : les étapes sont effectuées par des humains et sont effectuées à chaque exécution du processus.
2. Processus manuels et répétitifs : Les étapes sont effectuées par l'utilisateur. Certaines de ces étapes sont identiques à chaque exécution.
3. Processus semi-automatisés et répétitifs : certaines des étapes de ces processus sont déjà automatisées, à l'aide de macros, de règles Outlook, etc. 19659015] Processus automatisés : Ces processus sont ceux qui ont déjà été automatisés par des technologies autres que Robotic Process Automation.

Bien que les quatre précédents soient quelque peu répétitifs / automatisables, il existe une autre catégorie: Manual Or Non Processus répétitifs qui ne sont pas d'excellents candidats pour RPA. En effet, ces processus doivent rester manuels ou ne sont pas répétitifs en raison du taux élevé d'exceptions ou de facteurs qui ne peuvent pas être intégrés dans la logique métier.

Processus basés sur des règles

Pour qu'un processus soit automatisé, il doit être basé sur des règles. Des règles créées par l'homme sont appliquées sur la base desquelles le système exécute le processus. Les règles peuvent être liées au stockage, au tri et à la manipulation des données. Le système à base de règles est un programme logique qui utilise une logique prédéfinie pour interpréter les données ou prendre des décisions. Ces processus sont toujours faciles à utiliser et à comprendre. Les processus basés sur des règles ont un taux d'exception faible ou pouvant également être inclus dans la logique métier.

Processus d'entrée standard

Les processus d'entrée standard sont ceux qui doivent être soit électroniques / facilement lisibles, soit lisibles à l'aide d'une technologie particulière pouvant être associée à RPA. L'OCR est un exemple de processus d'entrée standard. Les algorithmes de reconnaissance optique de caractères ou OCR ont des processus selon lesquels les documents imprimés ou manuscrits sont numérisés et analysés automatiquement et les données textuelles sont converties en formats modifiables pour un traitement efficace. L'utilisation de l'OCR est un moyen beaucoup plus fiable d'automatiser des tâches telles que le traitement des factures.

Processus stables

Les processus stables sont des processus qui sont restés inchangés depuis un certain temps et aucun changement n'est prévu dans les mois à venir. Ces processus sont de bons candidats pour l'automatisation, à condition qu'ils répondent également à d'autres critères critiques. Le résultat de ces processus est assez prévisible.

Lecture connexe: Automatisation robotique des processus: choisir la solution adaptée à votre entreprise

Complexité de l’automatisation

Il est également essentiel d’analyser la complexité d’un processus pour déterminer s’il est apte à l’automatisation. La complexité de la décision d'automatiser un processus dépend de plusieurs facteurs, tels que le nombre d'applications ou de systèmes, le nombre d'interventions humaines, voire le nombre d'étapes nécessaires à l'exécution de la tâche donnée.

Certains des facteurs à prendre en compte sont les suivants:

1. Nombre d'écrans : Dans ce scénario, RPA fonctionne en programmant le robot pour qu'il exécute des fonctions au niveau de l'écran. C'est-à-dire que lorsque l'écran change, la logique est enseignée. Le nombre d'écrans est directement proportionnel aux éléments à capturer et à configurer. Par exemple, plus le nombre d'écrans est élevé, plus le nombre d'éléments à capturer et à configurer avant l'automatisation des processus est grand.
2. Types d'applications : Il existe différents types d'applications. Certains peuvent être facilement automatisés, tels que la suite Microsoft Office ou Java. Certains autres processus nécessitent des efforts d'automatisation complexes, tels que les applications Mainframe.
3. Scénarios de logique applicative : La complexité de l'automatisation d'un processus augmente avec l'augmentation du nombre de points de décision dans la logique applicative.
4. Types et nombre d'entrées : Les entrées standard sont souhaitables. Par exemple, une facture qui est une entrée standard et doit être configurée pour chaque fournisseur sera affectée par l'automatisation. D'autre part, les entrées non standard auront des degrés de complexité variables. Parmi ceux-ci, le texte libre est le plus complexe.

En utilisant les quatre facteurs susmentionnés, les processus peuvent être divisés en quatre catégories principales:

Ce sont des processus dans lesquels des changements se produisent fréquemment. L'environnement système est volatile et nécessite plusieurs actions non numériques ou manuelles.

• Processus de semi-automatisation

Les processus semi-automatisés sont fragmentés en plusieurs étapes automatisées. Ces étapes incluent celles qui doivent être manuelles, telles que les validations des jetons de sécurité physique.

Ces processus sont numériques et peuvent être automatisés. Les processus RPA à coût élevé utilisent des technologies complexes telles que la reconnaissance optique de caractères ou la reconnaissance optique des caractères ou nécessitent des compétences avancées en programmation.

• Processus d'automatisation Zero-Touch

Ces processus sont numériques et impliquent un système hautement statique et un environnement de processus. Cela facilite la fragmentation en instructions et la définition de déclencheurs simples.

Les étapes de la mise en œuvre de RPA

RPA offre une multitude de façons d'accroître le degré d'automatisation. La mise en œuvre de RPA comporte généralement 6 étapes:

1. Préparation de RPA : ici, les processus sont définis, évalués, hiérarchisés, puis le plan est mis en œuvre.
2. Designing The Solution : Ici, chaque le processus à automatiser est documenté (en l'état et en l'état). L'architecture est maintenant créée et révisée. Cette étape est suivie de la préparation de scénarios et d’environnements de test. Avec cela, la conception de la solution est maintenant créée et documentée pour chaque processus.
3. Création de la RPA : Dans la construction de la RPA, les processus sont automatisés, les flux de travail sont testés et validés. Ceci est suivi de la préparation de l’UAT.
4. Test de l’APR : L’UAT est maintenant effectuée, suivie du débogage des flux de travail. Le processus est maintenant prêt à être signé.
5. Stabilisation de la RPA : Dans cette phase, le Go-Live est initialement préparé. Le processus est ensuite mis en production, surveillé et mesuré. Les leçons apprises sont maintenant documentées.
6. Phase d'amélioration constante : Cette phase comprend l'évaluation de la performance de l'automatisation des processus. Ceci est suivi par le suivi des avantages et la gestion des changements.

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Utilisation efficace de RPA

Toute entreprise qui envisage d'utiliser / utilise déjà RPA applique l'automatisation pour atteindre différents objectifs opérationnels. Alors que les entreprises au début de leur parcours RPA souhaitent simplifier et exécuter rapidement leurs flux de travail, les anciens combattants de RPA pourraient souhaiter étendre la portée de leur solution d'automatisation existante et améliorer leur conformité réglementaire. Chacun veut tirer parti de la technologie différemment.

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