Ce processus génial de priorisation réduit le stress et augmente la productivité

janvier
3, 2020

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Avoir beaucoup à faire peut être une bénédiction mitigée. À la hausse, il peut être énergisant de parcourir votre liste de choses à faire et de supprimer les tâches menaçantes de votre assiette, créant un puissant sentiment d'accomplissement. En revanche, essayer de décider quoi aborder en premier et combien d'efforts y consacrer peut être intimidant. La technologie n'ajoute que du carburant au feu. Votre smartphone vous permet de rattraper votre retard sur les e-mails pendant que vous êtes en ligne à l'épicerie, mais il vous permet également de vous rattraper pendant la fête d'anniversaire de votre nièce. Le stress est monté en flèche en grande partie parce que les limites entre le travail et la vie personnelle sont devenues si floues.

La gestion du temps est l'un des plus grands défis à un leadership efficace au 21e siècle. À moins que vous ne fassiez attention, vous pourriez consacrer trop d’attention à des tâches sans importance et trop peu au travail le plus essentiel. La capacité d'établir des priorités est tout aussi importante pour un bon leadership que la capacité d'influencer.

Ma philosophie de productivité préférée vient d'une icône du XXe siècle: Dwight D. Eisenhower, le général cinq étoiles devenu président américain. En décrivant son approche de la prise de décision, il a déclaré: «J'ai deux types de problèmes: l'urgent et l'important. Ce qui est urgent est rarement important et ce qui est important est rarement urgent. »La prise de nombreuses décisions difficiles et réussies au cours de sa vie l'a inspiré à créer le célèbre principe d'Eisenhower aidant les dirigeants du monde entier à établir des priorités par l'urgence et l'importance. Eisenhower connaissait clairement la valeur des priorités, tout comme l'auteur Steven Covey, qui a popularisé la Matrice Eisenhower .

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Il y a quatre secteurs dans cette matrice, et chaque activité que vous entreprenez peut être classée selon son urgence et son importance. Si vous pouvez prendre l'habitude de l'utiliser, votre productivité montera en flèche et votre stress chutera. Voici les catégories cruciales.

Do Now

Les tâches dans ce secteur sont importantes et urgentes, et une bonne partie de votre journée devrait leur être consacrée. Ces tâches hautement prioritaires doivent être terminées aujourd'hui ou demain et vous obligent presque toujours à « manger la grenouille d'abord ». Répondre à un e-mail nécessitant une réponse immédiate entre dans cette catégorie, tout comme terminer ce rapport dû le matin. En outre, envisagez les tâches qui peuvent vous avoir glissé avec des délais et des pénalités non négociables qui s'appliquent en cas de non-soumission en temps opportun. Si vous ne vous occupez pas de ces tâches maintenant, cela pourrait avoir des conséquences indésirables.

Calendrier

Ces tâches sont importantes mais pas urgentes, mais vous obligent tout de même à réserver du temps pour les organiser et les planifier. Ce sont généralement des objectifs à plus long terme, tels que terminer un livre, obtenir des certifications professionnelles ou organiser des séances de brainstorming pour de futurs projets. Ils peuvent également inclure la mise en place de rendez-vous chez le médecin, des évaluations de performance trimestrielles ou la soumission de déclarations fiscales. La bonne chose à propos de ces tâches est que vous pouvez généralement y travailler au moment de votre choix. N'oubliez pas de planifier le temps pour faire le travail, y compris la création de ticklers comme rappels appropriés.

Délégué

Ce secteur est réservé aux tâches urgentes mais peu importantes et doit être délégué à un autre professionnel approprié. Si la conception graphique n’est pas vraiment votre truc, pourquoi perdre un temps précieux et une énergie à vous débattre avec ce dépliant de conférence sensible au facteur temps? Mieux vaut l'envoyer au département artistique. De même, beaucoup de bonnes informations peuvent provenir de réunions d'affaires, mais souvent vous n'avez pas besoin d'être présent pour en bénéficier. Si vous pouvez envoyer un bon preneur de notes à la réunion de demain, vous pouvez l'ignorer et utiliser le temps pour travailler sur d'autres priorités. Cependant, si tout le reste échoue, vous pouvez travailler sur ces tâches vous-même, mais uniquement en tant que troisième priorité après avoir travaillé dans les quadrants un et deux.

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Éliminez

Ces activités sans importance et non urgentes qui semblent manger votre journée entrent dans cette catégorie. Ils comprennent les distractions les plus courantes: jouer ou envoyer des SMS sur votre téléphone, tomber dans le trou du lapin des médias sociaux ou purger votre boîte de réception d'e-mails sans fin – tout en gardant la priorité sur les priorités. Essayez d'éliminer autant que possible ces mauvaises habitudes; ce sont des pertes de temps qui vous empêchent d'accomplir vos tâches les plus importantes. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas parfois vous engager dans des activités insensées. Après tout, tout le monde a besoin de temps d'arrêt. Assurez-vous simplement de le prendre lorsque le temps n’est pas essentiel.

La matrice Eisenhower est un outil efficace que vous pouvez exploiter à la fois personnellement et professionnellement. Utilisez-le pour réduire le temps perdu et augmenter la productivité, ce qui signifie qu'il y aura moins de stress et plus des meilleurs d'entre vous à faire le tour à la fin de la journée. C’est une victoire pour vous et pour tout le monde dans votre vie. Bravo de prioriser!