Capitaliser sur les budgets technologiques : l’histoire d’un DSI

Les décisions technologiques prises pour les cinq sociétés combinées ne constituaient pas nécessairement la meilleure stratégie pour Atlantic Aviation après sa cession. Ils ont fait appel à Deloitte pour évaluer la situation, ce qui, après analyse, a recommandé une certaine externalisation. L’équipe de Tracy, composée d’une trentaine de personnes, ne pouvait pas prendre en charge ce modèle.

Le directeur financier d’Atlantic Aviation a fait appel à AIQ, avec qui il avait travaillé dans le passé, pour évaluer leurs dépenses technologiques. L’équipe d’approvisionnement d’Atlantic Aviation, composée de seulement deux personnes, se concentre principalement sur l’achat de carburant – le coût le plus important de l’entreprise – et non sur l’informatique. Cette décision a approfondi la préoccupation initiale de Tracy quant à un changement trop rapide. Cependant, elle a toujours été impressionnée par le processus axé sur les données d’AIQ et par les économies de coûts significatives qu’il a permis de réaliser. Cela l’a convaincue qu’il existait un potentiel d’économies substantielles. Il était encourageant de constater qu’un petit nombre de catégories technologiques avaient un impact considérable sur les économies de dépenses.

L’engagement d’AIQ auprès d’Atlantic Aviation comprenait une évaluation de haut niveau des dépenses technologiques, l’identification des catégories technologiques présentant le potentiel d’économies le plus élevé, l’exécution de nombreuses enchères d’approvisionnement et la remise de contrats négociés prêts à être exécutés. Tracy a compris que le coût n’était pas le seul objectif, mais également les SLA et le support. Elle devait réfléchir à la capacité de sa petite équipe à soutenir et à déployer tout changement. AIQ les a même aidés à trouver le bon partenaire au bon prix et au bon niveau de support. Tracy a trouvé les résultats remarquables :

• Les économies totales ont dépassé le million de dollars jusqu’à présent (et d’autres sont à venir), dépassant l’engagement d’économies d’Atlantic Aviation dans son capital-investissement, même si le projet n’est que partiellement achevé.
• Des enchères ont été menées pour quatre catégories technologiques : voix gérée, mobilité, matériel et caméras de sécurité. Ceux-ci ont généré en moyenne plus de 30 % d’économies, une catégorie réalisant plus de 70 % d’économies et une autre près de 50 % d’économies.

Points clés à retenir

L’histoire d’Atlantic Aviation souligne plusieurs points essentiels :

1. Stratégie commerciale innovante: Le conseil en approvisionnement et les enchères en matière d’approvisionnement ne sont pas des tactiques couramment utilisées par l’informatique et les achats. Cependant, le succès d’Atlantic Aviation démontre son efficacité à générer d’importantes économies de coûts.
2. Adoptez la prise de décision basée sur les données: Le processus AIQ rigoureux, basé sur les données, a instauré la confiance et a facilité l’adoption du changement pour Atlantic Aviation.
3. La collaboration est essentielle: La collaboration interministérielle entre les finances, les achats et l’informatique est cruciale pour le succès d’une initiative de réduction des coûts technologiques.
4. Concentrez-vous sur la valeur, pas seulement sur le prix: Le moins disant ne gagne pas toujours. Il existe des facteurs non liés au prix à prendre en compte, tels que l’importance de maintenir la continuité des activités.
5. La gestion du changement est essentielle: Un plan de gestion du changement bien défini peut aider à atténuer les perturbations et à assurer une transition en douceur vers de nouveaux fournisseurs.

Lorsque j’ai demandé à Tracy quels conseils elle donnerait à d’autres DSI, elle m’a répondu : « Soyez ouvert à faire appel à une entreprise comme AIQ. Ne soyez pas réticent à ouvrir vos contrats et vos coûts à l’inspection. Les choses évoluent si vite dans le domaine technologique qu’une décision que vous avez prise il y a à peine deux ans pourrait valoir la peine d’être évaluée, car la concurrence et la dynamique des prix évoluent rapidement. En outre, vous devez être prêt à faire le travail après toutes les négociations, car changer de technologie dans une entreprise est un travail difficile et prend du temps. Ne mords pas plus que tu ne peux mâcher.

En suivant l’exemple d’Atlantic Aviation et en mettant en œuvre une approche de capitalisation du budget technologique basée sur les données, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives sans sacrifier la qualité ou le service. Cette approche peut libérer du capital pour des investissements stratégiques qui stimulent la croissance et la rentabilité.