Axcelerate exploite les relations documentaires pour une révision plus efficace dans la version 16 EP5

Les entreprises créent et stockent plus de contenu non structuré que jamais auparavant. Ainsi, lorsqu'un litige, un événement de conformité ou une enquête survient, il incombe à l'équipe juridique de réviser et de produire ces documents. Malheureusement, les réviseurs ressentent les dommages collatéraux de pratiques de gouvernance de l'information indisciplinées et doivent souvent consulter des milliers de documents aléatoires, souvent les mêmes documents à plusieurs reprises, dans le cadre de projets d'analyse de la découverte électronique qui durent des centaines d'heures. Coder un document dupliqué à plusieurs reprises dans un vaste univers de revues fait perdre un temps précieux à la lecture et ennuie l'homme derrière l'écran.

Le codage d'e-mails qui ne sont que des extraits de fils ou de familles est un désengagement et obscurcit la compréhension de la situation dans son ensemble. La nouvelle fonctionnalité de révision en contexte d'OpenText ™ Axcelerate ™ a pour objectif de changer cette situation en permettant la révision automatisée d'un récit, au lieu d'un ensemble de documents aléatoires. En exploitant les relations entre documents, telles que les familles, les doublons, les quasi-doublons et les fils de messagerie, Review in Context permet aux utilisateurs de mieux comprendre le contexte de l'affaire et de rationaliser l'examen juridique dans une interface simple.

Un meilleur moyen de trouver des documents connexes

Le meilleur logiciel eDiscovery devrait minimiser les efforts nécessaires pour organiser les documents associés tels que les threads, les doublons et les familles. La nouvelle interface Review in Context d’Axcelerate élimine les tâches fastidieuses telles que l’exécution de scripts de threading de courrier électronique ou la création manuelle de recherches individuelles contenant des doublons ou une famille.

L’interface visuelle intuitive de Review in Context fait tout cela, sans étape, temps ou effort supplémentaire. Les utilisateurs peuvent voir les doublons, les pièces jointes et les fils de discussion en même temps que les documents en cours de révision. Cela permet en définitive aux relecteurs de connaître les ensembles de documents associés et de les aider à réviser plus efficacement et à baliser plus systématiquement. Les documents contenant des membres de la famille ou faisant partie d'un fil de discussion s'affichent dans des groupes de révision séparés par des lignes grises en gras. Les documents parents sont suivis de leurs pièces jointes, affichées sous forme de trombone.

Codage uniforme dans les relations entre documents

Deux documents identiques (ou à peu près identiques) doivent être traités de manière liée et ainsi codé de la même manière. Si un document en double est considéré comme non pertinent pour un cas, ses doublons doivent également être marqués comme non pertinents. Review in Context garantit un traitement uniforme des documents associés tels que les doublons, les quasi-dupes, les familles et les fils de messagerie.

Une toute petite différence entre deux documents peut avoir un impact considérable sur une affaire judiciaire. vous repérez ces quasi-différences est impératif. Les quasi-doublons sont des documents presque identiques mais légèrement différents. L'examen contextuel indique clairement la différence entre les doubles et presque doublons – les doublons triés ensemble dans le même lot afficheront «D» et les quasi-doubles un «N».

Les réviseurs peuvent baliser instantanément les documents nécessitant le même coder dans un groupe entier ensemble. Le panneau de marquage offre la possibilité de marquer automatiquement tous les documents en double non révisés dans le même ensemble de révision. Cette option s’applique également au marquage de membres de la famille ou du fil de discussion. Le marquage en bloc des documents basés sur des relations permet aux réviseurs de gagner du temps en ne regardant pas les documents inutiles et en obligeant à examiner puis à marquer individuellement les documents associés. Réduire même quelques minutes de chaque décision de codage ajoute un nombre incalculable d'heures économisées et se traduit par des économies considérables sur la durée de vie d'un projet de découverte électronique. ] En plus d'assurer la cohérence, Review in Context peut aider les responsables de cas à effectuer un contrôle de la qualité et à remédier rapidement aux décisions prises par leur équipe de révision pour une précision optimale. Différents examinateurs peuvent avoir des opinions divergentes sur ce qui est pertinent ou privilégié. Bien qu'un critique puisse marquer un document pertinent, un second considérera que le document en double n'est pas pertinent. Révision en contexte fait apparaître ces informations contraires pour aider les gestionnaires de cas à garantir la normalisation d'un projet et les réviseurs informent de leurs décisions avant le balisage. D'autres fois, un relecteur peut simplement coder de manière incorrecte le tout et doit être alerté ou démarré à partir du projet. L'arrivée des doublons (D) et des doublons (N) affiche les doublons étiquetés de manière incohérente qui doivent être traités par un responsable de cas. métadonnées à un type MIME et des icônes visuelles intuitives. Par exemple, les champs affichés pour un courrier électronique ne seront pas les mêmes que ceux visibles pour un fichier Word. Des champs tels que «Nom de l'expéditeur» et «Nombre de destinataires» apparaissent pour les courriels mais pas pour les fichiers Word. Les icônes visuelles aident également les réviseurs à rester concentrés en comprenant mieux leurs progrès et en dupliquant leurs relations. Une icône en forme d'œil indique que le document a été visualisé mais pas balisé en revue, tandis qu'une coche signifie que le document a été révisé et balisé.

OpenText Axcelerate exploite des fonctions d'analyse de données et d'apprentissage automatique de pointe. pour améliorer votre expérience d’examen eDiscovery. Obtenez une vue détaillée de Review in Context dans notre vidéo de formation .