Augmentez votre confiance en fin de mois

La partie 1 de la série «Risques liés aux processus manuels» explique comment améliorer l'efficacité, la précision et la conformité des processus de clôture financière.

Les départements de la comptabilité et des finances ont la responsabilité essentielle de et des états financiers complets. L'entreprise dépend de ces résultats pour l'efficacité de la prise de décision, de la conformité, des prévisions et de la planification stratégique.

La confiance commence par un résultat fiable mais si ces chiffres sont générés par des processus manuels, il n'est pas étonnant que les comptables sentir la pression. Le processus de clôture mensuel est alourdi par des tâches manuelles et répétitives (listes de contrôle et formules complexes) qui absorbent le temps précieux des comptables et introduisent des risques.

Les faiblesses et les inefficiences du processus de corrélation du bilan conduisent souvent à des anomalies et à des erreurs. contrôler les déficiences, ce qui peut entraîner des pénalités et des amendes coûteuses, une détérioration du cours des actions, une image publique altérée, des litiges et même des faillites. L'exactitude et l'intégrité sont les objectifs ultimes, mais la nature extrêmement manuelle de ce processus met ces objectifs en péril.

Voici trois facteurs qui introduisent un risque lors de la clôture du mois et le moyen le plus efficace de clore avec confiance. 19659007] Comptes liés à des erreurs

Un rapprochement de comptes n’est aussi bon que son solde final. Si le processus de rapprochement avec le grand livre est un processus manuel, il est intrinsèquement sujet à erreur.

Que se passe-t-il quand une personne enregistre une entrée tardive ou un travail exécuté plus tard que prévu, ce qui entraîne les transactions dans le grand livre mais pas votre feuille de calcul? S'il n'y a rien en place pour vous alerter de ces ajustements, vous serez toujours coincé avec le sentiment imminent de: Dois-je effectuer une triple vérification une fois de plus? J'ai tout eu? Les chiffres sont-ils exacts?

Documents hérités

Nous connaissons tous le sentiment d'être submergé par l'ouverture d'un fichier comportant 30 onglets: «Chaque modèle de réserve depuis 2013 peut y figurer. Par où je commence? Comment puis-je savoir ce que je dois regarder et comment puis-je être supposé le trouver? »

De nombreux processus comptables débutent par un roll-up, et quand on est prisonnier de cette habitude, ça peut entraîner des fichiers inutilement volumineux et déroutants. La réalité est que votre attention n'est nécessaire que sur une petite partie de cette feuille de calcul, mais lorsqu'un document prend une vie bien à elle, il peut rapidement prendre un temps précieux – vous épuiser avant même de commencer.

19659008] Si une formule dans l'un de ces 30 onglets est désactivée par une colonne ou une ligne, vous obtenez maintenant une erreur difficile à identifier et à corriger. Dans les feuilles de calcul volumineuses, une petite erreur peut entraîner une omission ou une inexactitude importante. Et lorsque les comptables sont responsables de nombreux fichiers, il devient irréaliste de supposer que chaque formule peut être minutieusement vérifiée chaque mois.

Faites glisser quelque chose de manière incorrecte, copiez-le et collez-le au mauvais endroit, ajoutez une ligne supplémentaire, appuyez en arrière sur une touche trop arrière. fois, et un classeur entier est compromis. C'est pourquoi les équipes qui comptabilisent manuellement vivent avec la crainte que quelque chose ne s'échappe de rien.

Il est temps d'augmenter votre confiance en soi

Le moyen le plus efficace d'automatiser les tâches manuelles sources d'erreurs qui épuisent les ressources est contrôle des finances et plateforme d'automatisation .

Au lieu de travailler frénétiquement à la fin du mois pour agréger des données de fermeture, vous pouvez importer automatiquement des données dans une plate-forme unifiée à partir de presque n'importe quel ERP. Au lieu d'apparier manuellement des transactions sur des heures, voire des jours, vous pouvez systématiser ce processus et effectuer la même tâche en quelques minutes seulement.

Et au lieu de gérer les doutes chaque fois que vous devez remettre ces états financiers, vous pouvez les transmettre. la confiance, sachant qu'elles sont complètes et exactes

L'automatisation des finances réduit les erreurs humaines, augmente la standardisation, améliore la visibilité, assure des contrôles renforcés et rationalise les audits internes et externes. Les entreprises peuvent gagner beaucoup de temps tout en garantissant une clôture de fin de mois plus précise. Sans compromettre la qualité, les comptables peuvent fermer les comptes plus rapidement que jamais, laissant ainsi le temps à l'analyse critique et au partenariat commercial.

La bonne plateforme permet aux organisations de commencer à travailler réellement en temps réel et non pas en arrière-plan. fois – décisions d'affaires et de stratégie. Et voilà comment la comptabilité et les finances peuvent enfin gagner une place à la table.

Lisez ce document pour en savoir plus sur les façons de fermer en toute confiance et de douter de soi.

Pour plus d'informations à ce sujet, lisez la liste de contrôle des meilleures pratiques de gestion de fin de mois

Cet article a été initialement publié sur BlackLine.com et est republié avec permission.