Augmenter les avantages des équipes Microsoft – Blogs efficaces

Microsoft mise sur les équipes et il est temps que votre entreprise en profite! Tant est laissé sur la table et plus de potentiel attend d'être libéré . Cette série de blogs présente les secrets de la mise à niveau de l'utilisation par votre équipe des équipes MSFT. Ces étapes transformeront l'outil de « juste une autre avenue de discussion » à le fondement de le travail dans votre entreprise.

La première étape consiste à créer l'instance Teams! C recréer Équipes autour de une structure organisationnelle, projet ou initiative. Ces trois éléments sont appropriés et peuvent s'appliquer au reste de la série de blogs. Choisissez celui qui s'applique à vous et utilisez-le pour le reste des étapes. Le reste de notre première discussion est de savoir comment configurer cette instance de T eam pour réussir.

Créer une structure

Nous voulons m irror la structure de la façon dont le travail est effectué dans notre instance Teams . Cela nous permet de planifier au mieux la manière dont la communication se fera à l'intérieur. Un excellent moyen de conceptualiser une équipe consiste à identifier qui est responsable, responsable, informé et consulté (RACI) pour toutes les exigences du groupe concernant l'entreprise. L'objectif est d'identifier les compartiments de haut niveau dans lesquels le travail s'inscrit afin de créer la structure la plus intuitive.

Identifier les flux de travail

Commencez par réfléchir sur les différents ensembles de travaux pour le groupe . Nous voulons organiser nos communications, nos dossiers et nos réunions autour de ces groupes – ils deviendront nos canaux . La prévoyance de l'organisation de la communication est critique . Ce procédé est l'équivalent de la pose d'une fondation solide d'une maison. Investir du temps dans la gestion de votre communication dès le départ vous fera économiser de la douleur et plus de temps plus tard lorsque vous travaillerez à rattraper vos coéquipiers, à communiquer des décisions ou à envoyer des e-mails.

Exemple: création de canaux

Ce n'est pas chaque personne a son propre canal. L'objectif est # la collaboration. Essayez de vous organiser en fonction des principaux efforts ou aspects de l'équipe ou du projet. Si vous avez du mal à identifier ce que devraient être ces groupes, réfléchissez à la façon dont votre équipe parle du travail. Par exemple, supposons que vous êtes sur un projet de développement. Commencez-vous généralement par l'architecture technique? Puis transition vers la communication des aspects techniques de ose ? Et, enfin, comment rendre compte des progrès accomplis vers l'objectif global? Dans ce cas, nous commencerions par la structure de canal suivante. Rassurez-vous, la structure devrait s'adapter au fil du temps et de l'évolution de votre organisation. Voir les exemples suivants de ce que irait dans ces canaux .

1. Technique – « J'ai rencontré cette erreur en essayant de mettre en œuvre ce dont nous avons parlé sur notre standup. J'ai essayé une chose puis une autre. D'autres idées? »
2. OCM -« L'équipe peut-elle examiner cette description des changements auxquels les utilisateurs finaux peuvent s'attendre dans notre prochaine version? »
3. Gestion de projet -« Notre rapport de situation est attendu pour la fin de la semaine. Tout le monde pourrait-il ajouter des mises à jour d'ici la fin de la journée? »

Le canal par défaut Général ne peut pas être supprimé. Utilisez cette chaîne si aucun des sujets ne correspond à aucun autre. S'il existe un sujet actif dans la chaîne générale, envisagez de faire la promotion vers une chaîne dédiée.

Décidez qui doit suivre quoi et comment baliser

Une fois que vous avez identifié les chaînes que l'équipe va utiliser, supprimez les autres qui ont pu être créés. Le but de cette planification est de supprimer tout caractère aléatoire de la communication et de planifier la façon dont les membres de l'équipe communiqueront. Cela permettra aux gens de gagner du temps lorsqu'ils choisiront comment communiquer quelque chose et qui devra le recevoir. Si les communications sont toujours placées à un certain endroit, l'avantage d'utiliser Microsoft Teams augmente considérablement car les communications peuvent être référencées et fiables. Afin d'éliminer complètement le caractère aléatoire, parlez-en et s et les éléments suivants pour votre équipe.

Un propriétaire pour chaque canal

Ces personnes (idéalement 2) sont responsables de la régulation des postes dans leur chaîne et en s'assurant que tout ce qui y est affiché est résolu. Les avantages d'avoir des propriétaires de chaînes empêchent les idées ou les questions de passer entre les mailles du filet et de renforcer les directives afin de planifier la communication .

Comment utiliser le balisage

Laissez l'équipe décider comment elle souhaite utiliser le balisage. La méthode que mon équipe a trouvée fonctionne le mieux si une réponse ou une action spécifique est nécessaire le coéquipier spécifique doit être étiqueté . Sinon, utilisez le balisage de chaîne pour les messages d'information qui ne nécessitent aucune action spécifique. L'avantage de ceci est que tous les coéquipiers comprennent comment demander ce dont ils ont besoin.

Quels canaux les membres doivent suivre

Ayez une conversation sur qui doit suivre quels canaux. Cela combat le problème pour les équipes qui créent trop de notifications et créent beaucoup de bruit. Parcourez et déterminez les canaux spécifiques que les membres doivent suivre. Cela empêche les coéquipiers de manquer des questions importantes . L'avantage est que les étiquettes de canal peuvent être utilisées, mais ne sont pas limitatives. En effet, les coéquipiers doivent utiliser le marquage direct dans les canaux pour poser des questions pointues. Lorsque vous effectuez cet exercice, pensez aux messages «FYI». En d'autres termes, décidez quels membres doivent rester informés sur des axes de travail spécifiques. Si vous êtes une équipe plus petite, vous pouvez décider de sauter cette étape pour le moment. . Tout d'abord, h ave l'équipe de trous w passe par ce blog avant de part . P poule, réservez un peu de temps pour travailler ensemble à ces exercices . Après cela, votre équipe sera sur la voie d'avoir les bases d'une communication plus percutante étant une équipe plus productive dans l'ensemble, et augmentant les avantages des équipes Microsoft pour votre entreprise . Dans la partie 2, nous discuterons des meilleures pratiques au sein des canaux pour en débloquer encore plus.