Assembler les pièces : archivage et conservation dans les sciences de la vie

Dans le monde pharmaceutique, quelque chose d’intéressant continue de se produire : les entreprises acquérir, fusionner ou céder d’autres sociétés. C’est comme un casse-tête qu’ils tentent de résoudre en obtenant les bons produits, en améliorant leurs options de recherche ou leur capacité de fabrication et en s’assurant que tout le monde sache qu’ils sont là pour rester. Pour les entreprises dépourvues de systèmes de gestion de l’information sophistiqués, il existe des obstacles invisibles.

Les entreprises ont des motivations différentes, comme trouver rapidement de nouvelles idées ou atteindre de nouveaux clients. Il ne s’agit pas seulement de survivre ; il s’agit d’être le meilleur. Quelle que soit la motivation, l’objectif n’est pas d’ajouter de la complexité aux systèmes d’information.

Que les sociétés pharmaceutiques cherchent à s’associer ou à se scinder, les sociétés pharmaceutiques sont confrontées à plusieurs défis en matière de gestion de l’information dans les situations de fusion ou de cession. Dans ce casse-tête, il y a de nombreuses considérations cruciales, notamment :

• Démêler les logiciels, les bases de données et l’infrastructure pour soutenir efficacement la nouvelle entité
• Minimiser les perturbations et maintenir la continuité opérationnelle
• S’assurer que les systèmes et les processus restent conformes aux réglementations actuelles et futures
• Évaluer l’infrastructure et les technologies informatiques actuelles pour décider s’il convient de conserver, de remplacer ou de mettre à niveau les systèmes pour les aligner sur les objectifs de la nouvelle entité.

Examinons les spécificités de l’archivage et de la conservation des informations dans les sciences de la vie.

Attention au poids mort des applications existantes

Lorsque des fusions, des acquisitions et des scissions se produisent, les entreprises doivent également accéder aux données vieillissantes contenues dans les applications existantes et trouver des moyens d’optimiser leur infrastructure actuelle de support d’applications.

Le coût de conservation des données dans les applications existantes dans leur forme originale peut être intimidant, en particulier lorsque ces données sont rarement consultées. En fait, des études montrent que jusqu’à 80 % des dépenses informatiques va à la gestion des données existantes. En plus d’être coûteuses, les applications existantes ne répondent souvent pas aux exigences GAMP5 des sciences de la vie en matière de gouvernance, d’accessibilité et de sécurité.

Et les organisations ne doivent pas oublier de réfléchir attentivement au poids mort qui sera supprimé dans le cadre des stratégies de migration vers le cloud pour les applications qui ne répondent plus à leur objectif initial.

Profitez des avantages de l’archivage

L’archivage peut vous aider à simplifier et à moderniser votre infrastructure en supprimant les obstacles liés aux applications et systèmes obsolètes tout en maintenant ou en améliorant la conformité, la productivité, l’accessibilité et la sécurité. L’archivage joue un rôle crucial pour les entreprises pharmaceutiques, garantissant le stockage sécurisé et organisé des données et documents critiques.

L’archivage des informations garantit la continuité des activités et maintient la fiabilité des données acquises. Les capacités doivent inclure la capture, l’indexation et la conservation des informations pour une conservation à long terme et une récupération facile afin de se conformer aux réglementations régionales.

Considérations clés

Lors de l’élaboration d’une stratégie d’archivage des informations, il est crucial de prendre en compte les facteurs clés suivants :

• Lorsque vous définissez les politiques de rétention de votre organisation, assurez-vous qu’elles sont conformes à toutes les réglementations régionales et aux besoins commerciaux de votre organisation.
• N’archivez pas tout ce que vous possédez, mais uniquement ce qui doit être conservé pour des raisons de conformité ou pour répondre aux exigences opérationnelles de l’entreprise.
• La destruction défendable des informations est cruciale au moment de l’archivage et à la fin de la période de conservation des données archivées.

Libérez la puissance de l’archivage dans les sciences de la vie

Les fusions et les scissions ne sont pas les seules situations qui devraient déclencher l’inclusion dans votre stratégie d’archivage d’informations. Voici d’autres scénarios courants :

• Protection de la propriété intellectuelle (PI) : Un archivage approprié des brevets, des données de recherche expérimentales et analytiques et des formulations exclusives est essentiel pour sauvegarder les actifs précieux et défendre les brevets.
• Portefeuilles en expansion : Avoir accès à de grands ensembles de données historiques aide à former l’intelligence artificielle et de grands modèles de langage apportant de nouvelles informations et de la valeur à l’organisation. Cela facilite l’exploration de nouvelles innovations.
• Rétention légale: Les sociétés pharmaceutiques peuvent être confrontées à des litiges juridiques ou à des litiges. L’archivage des documents pertinents, notamment les dossiers financiers, les contrats et la correspondance, fournit des preuves précieuses lors des procédures judiciaires.
• Audits des autorités sanitaires : Les organisations des sciences de la vie doivent conserver les données et les documents disponibles pour inspection, afin de soutenir le cycle de vie du développement de médicaments. Assurer la sécurité et l’accessibilité des dossiers tout au long de la période de conservation est crucial.

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