Ajouter du temps à votre emploi du temps en tant que professionnel —

Beaucoup d'entre nous – moi y compris – ne réalisent peut-être pas à quoi leur temps est passé chaque jour. Certaines des applications désormais disponibles sur iPhone ou Android peuvent aider à réaliser une partie de la réalisation en nous indiquant combien de temps nous passons à jouer, à envoyer des e-mails ou à regarder YouTube sur notre téléphone. Ceci, cependant, peut ne capturer qu'une fraction de votre journée.

L'une de mes vidéos préférées que j'ai personnellement regardée trois ou quatre fois, est une vidéo de Max Joseph sur la façon de lire plus. Les techniques décrites dans cette vidéo peuvent être appliquées à tous les aspects malgré l'accent mis sur la lecture de plus de livres.

L'explication est que vous devez d'abord comprendre combien de pages vous pouvez lire en cinq minutes. Si vous lisez 10 pages au cours de cette période, vous lirez en moyenne 60 pages au cours d'une session de trente minutes, ce qui vous permettra de terminer jusqu'à 420 pages par semaine avec une période de lecture d'une demi-heure chaque jour. Cela pourrait facilement représenter 40 à 50 livres par an !

Ces mêmes principes peuvent être appliqués à nos tâches de travail. Bien sûr, nos objectifs de travail ne sont pas aussi évolutifs linéairement que la lecture, nous devons donc les répartir en conséquence et définir les bonnes attentes. Je ne saurais trop insister sur le fait que si nous sommes trop ambitieux avec nos horaires, cela peut entraîner de la fatigue et une perte de motivation. Je crois qu'il faut suivre la méthode Pomodoro mais le bloc de trente minutes est très utile ; ce n'est pas beaucoup de temps, mais c'est suffisant pour bien démarrer au moins une tâche ou une sous-tâche.

Dans l'image ci-dessus, j'ai décrit trois exemples de jours qui peuvent ou non être de mes propres jours. Chaque nombre ci-dessus est l'heure de la journée de minuit à 23h59 tandis que le carré représente des blocs de trente minutes. Dans mes enregistrements pour toute la journée, j'ai mis un code de couleur pour mes heures de travail et j'aurai un diagramme séparé spécifiquement pour répartir mes heures de travail.

Vous pouvez voir que dans la journée de travail, j'ai marqué le bleu foncé comme "faire des tâches", ce qui représentait la conception du produit pour mon cas. Viennent ensuite les réunions, et enfin travaille sur les présentations. Le violet, le vert et le jaune représentent la même clé que toute la journée pour réduire la confusion.

Ces deux horaires similaires au mien peuvent être similaires à ce que vous vivez aujourd'hui. Les horaires sont dispersés et non organisés; ce format vous prépare à l'échec.

Voyons maintenant comment se déroule notre journée de travail :

Réunions

Je pense qu'il est prudent de dire que nous méprisons tous les réunions, mais elles semblent interminables. C'est dans ces moments-là que j'apprécie vraiment les entreprises pour lesquelles j'ai travaillé et qui ont la culture « Cela aurait pu être un e-mail ou un message lâche ». D'une certaine manière, cela amène les gens à commencer à se demander s'il est nécessaire d'organiser une réunion et de prendre le temps des gens – et si une réunion est une configuration, un ordre du jour clair doit être présenté avant les personnes invitées à accepter. Les réunions sont difficiles lors de la gestion d'un emploi du temps sauf si vous êtes dans un poste ou une entreprise qui réduit au minimum les réunions.

Nous reviendrons sur les techniques plus loin dans cet article sur la façon de gérer les réunions, cela peut prendre un peu de finesse. de votre part au début, mais vous obtiendrez d'excellents résultats à long terme.

Fait amusant : J'ai passé le temps de la mi-mars à la mi-avril 2020 pour voir combien de réunions ont été ajoutés à mon emploi du temps en raison du COVID-19 et du travail à distance. Bien qu'il se soit stabilisé au fil du temps, le début était horrible. Près d'une semaine entière au cours de ce mois a été consacrée aux réunions, dont beaucoup auraient pu être un e-mail.

Création d'objectifs

Prenez du recul, respirez profondément et jetez un œil à toutes les tâches que vous devez accomplir au niveau macro. Divisons catégoriquement nos tâches, cela peut être par différents rôles ou noms de projets. Quant à la façon dont vous continuez, vous pouvez mettre des catégories en deux colonnes : une pour le personnel et une pour le travail. (Personnellement, je trouve que séparer les deux éléments aide à maintenir la division entre la vie personnelle et professionnelle.)

Pour mes objectifs de travail, j'ai les objectifs suivants :

• Diffusion
• Marketing
• Réseautage
• Étude de marché
• Conception et développement
• Apprentissage
• Temps libre

Pour ma liste, je n'ai catégorisé que mes tâches professionnelles et je vous laisse faire la même chose pour les tâches personnelles séparément.

L'apprentissage est l'endroit où je peux faire de petites sessions en ligne, assister à des conférences, lire des articles de blog – tout ce qui peut améliorer mes compétences. Il est important d'avoir cette catégorie pour vous donner le temps de développer vos compétences. La pire chose que vous puissiez vous faire est de stagner avec le temps.

Open time vous permettra de remplacer n'importe laquelle des autres catégories ou d'entreprendre d'autres tâches annexes. Selon votre emploi du temps, vous pouvez l'avoir dispersé tout au long de la semaine ou en une seule fois un jour spécifique – personnellement, j'essaie de l'avoir tous les mardis et jeudis.

Cette liste différera en fonction de votre rôle ou de votre modèle commercial. Si vous avez une équipe, il peut y avoir une catégorie pour la gestion d'équipe ou la cohésion d'équipe. Semaine après semaine, les priorités de celles-ci peuvent changer, et donc chaque semaine, le temps alloué doit être évalué et planifié en conséquence.

Organiser les tâches

Maintenant que nous avons défini nos catégories, nous devons mettre toutes nos tâches. et les éléments de l'arriéré dans chaque catégorie. Pour cette partie, je continuerais à utiliser l'outil avec lequel vous êtes le plus à l'aise. Personnellement, je préfère utiliser Microsoft To-Do car il se synchronise facilement avec mon calendrier. Mais vous pouvez vous préparer avec la méthode qui vous convient le mieux. Une fois les tâches organisées, assurez-vous de les hiérarchiser comme bon vous semble.

Planifier la semaine

Au début de chaque semaine ou la veille, c'est une bonne idée de planifier quels sont vos objectifs et quelles catégories vous aideront à atteindre ces objectifs cette semaine. Par exemple, vous pouvez vous concentrer entièrement sur le marketing, l'apprentissage et la sensibilisation, vous pouvez donc simplement ajouter ces blocs à votre calendrier.

Selon votre style de travailvous pouvez décider de faire chaque jour en jour, ou divisez votre journée en moitiés ou en quarts. Personnellement, je préfère me concentrer une demi-journée sur des objectifs spécifiques, car deux heures ne suffisent souvent pas pour faire quelque chose de substantiel.

À partir de là, vous pouvez voir maintenant que notre journée, lorsqu'elle est affichée dans le format de bloc carré précédent, semble beaucoup plus organisée et planifiée au jour le jour.

Les réunions devraient, espérons-le, être planifiées dans les mêmes blocs que ceux auxquels elles sont liées – et essayer d'appliquer votre calendrier autant que possible. Les heures d'ouverture sont programmées pour s'afficher comme gratuites, ce qui permet des tâches ad hoc et des réunions de clients entrants pendant les blocs qui peuvent arriver. Il est important d'avoir ces blocs pour permettre une certaine flexibilité car nous ne voulons pas être trop rigide .

J'ajoute les tâches à l'intérieur de chaque bloc en tant que détails. Cela me permet de gérer des tâches de plusieurs jours et c'est beaucoup plus facile à gérer de cette façon. Vous pouvez voir que mes tâches sont classées de la même manière sur la droite — de cette façon, je peux me concentrer sur ce qui doit être fait . Vous pouvez voir que j'ai sous-titré les sous-tâches répertoriées dans le bloc répertorié dans ma liste de tâches.

Si vous avez une réunion à revoir avec votre équipe, vous pouvez simplement cascader les réunions avec des blocs. Le calendrier peut commencer à sembler chaotique pendant les périodes de pointe, mais c'est un chaos organisé.

Tâches de sauvegarde

Parfois, des projets échouent, des tâches se terminent plus tôt que prévu ou un blocage. L'utilisation de ce plan de blocs nous permet de saisir des tâches et de rester concentrés sur la même catégorie plutôt que de passer à une autre catégorie et de devoir changer d'état d'esprit. Prenez simplement la prochaine tâche disponible dans cette catégorie pour maintenir votre élan.

Astuce : Je ne suggérerais pas de sur-réserver un bloc spécifique avec des tâches, car cela pourrait vous faire perdre se concentrer ou sentir que rien n'est accompli. Au lieu de cela, ajoutez deux ou trois tâches gérables et, si nécessaire, ajoutez-en d'autres à un bloc. Si vous êtes familier avec la planification agile pour les équipes, considérez cela comme votre sprint personnel et votre planification agile, naturellement avec le temps, votre capacité à estimer les tâches que vous pouvez accomplir dans un laps de temps s'améliorera. Peut-être même avoir une période de réflexion un peu comme un rétro avec votre équipe ou vous-même si vous êtes un one-man show comme moi.

Clients And Services

Autant nous aimerions avoir le contrôle à 100% de notre calendrier, ce n'est tout simplement pas possible. De nombreux facteurs, y compris les clients et les membres de l'équipe, créent des conflits dans les horaires. Nous venons de découvrir dans la section précédente comment gérer les plannings en interne.

Dans de nombreux cas, nous souhaitons créer une expérience client d'abord, mais nous ne voulons pas non plus passer trop de temps à créer et à gérer des plannings. Avec des outils tels que Trafft qui ont des capacités logicielles de planification de réunions, nous pouvons facilement configurer nos calendriers pour permettre aux clients de réserver du temps avec vous directement. Bien sûr, la dernière chose que nous voulons, c'est un autre outil à gérer dans le hangar, et Trafft a fait un travail très intelligent en automatisant une grande partie du processus, y compris la prise de paiements, la gestion des services et la facturation des clients.

Configuration du calendrier avec Trafft[

19659035]Le format de calendrier en bloc que j'ai mentionné précédemment va de pair avec Trafft. Vous pouvez avoir différents types de services, ou prioriser les clients en fonction de différents critères. Avec Trafft, nous pouvons facilement créer des services et attribuer des heures spécifiques ces services peuvent être réservés – et si votre calendrier est connecté, les heures de réservation bloqueront également les heures non disponibles sur votre calendrier.

Pour mon cas d'utilisation – Mes services sont divisés en combien de temps le client estime que le projet durera. En fonction de ma charge de travail, du type de projets que j'ai actuellement, je peux être amené à rejeter certains projets. Trafft propose également des modèles d'e-mails rapides que je peux personnaliser et ajouter des variables pour le garder dynamique.

C'est un excellent moyen de toujours capturer des prospects tout en informant les clients de la situation. Une fonctionnalité que j'apprécie vraiment est de pouvoir retarder l'e-mail – de cette façon, il ne semble pas si automatisé. Il se peut que la réponse automatique soit envoyée quelques heures après que le client ait rempli le formulaire.

Vous remarquerez peut-être ci-dessus qu'il existe des options pour des catégories supplémentaires – cela vous permet de diviser divers services, par exemple, la consultation de projet ou les nouvelles demandes de projet contre des services payants où le client peut savoir exactement ce qu'il veut (ou avoir discuté avec vous déjà)

Bien que personnellement, je ne facture pas la consultation, l'option est disponible en utilisant les méthodes de paiement Stripe et PayPal.

Avec Teams

Si votre entreprise a plusieurs employés pour prendre en charge un service spécifique, vous pouvez facilement modifier le formulaire de rendez-vous pour répondre à vos besoins, ou test A/B quelle méthode convient le mieux vous.

L'une de mes fonctionnalités préférées qui manque souvent dans de nombreux logiciels de formulaire de rendez-vous est la possibilité de personnaliser l'ordre du formulaire. La valeur par défaut consiste à sélectionner l'employé préféré, puis à sélectionner les services disponibles auprès de cet employé.

Dans mes services, il est plus logique de laisser le nouveau client sélectionner la date et l'heure de son choix :

Si vous avez la chance d'avoir un responsable de bureau pour gérer les rendez-vous téléphoniques (ou si vous le faites vous-même), la création d'un rendez-vous peut facilement être effectuée via le portail des employés et affecter les employés en fonction de l'heure et de la date spécifiées. ]La création d'un rendez-vous peut être facilement effectuée via le portail des employés »/>

Facturation

Avec la prise de rendez-vous, vous pouvez même définir des tarifs différents en fonction de l'employé et de l'ancienneté. Pour les petits projets, le prix d'un service peut différer, mais nécessite également une personne de moins d'ancienneté – par conséquent, la facture et le service réservé peuvent avoir un prix différent pour le client, comme indiqué.

Comme vous vous en doutez, avec Trafftla facture peut facilement être personnalisée avec le logo et les couleurs de votre marque. Vous pouvez faire glisser et déposer votre logo et choisir entre huit couleurs de style.

Objectifs et KPI

La dernière et principale fonctionnalité qui permet vraiment à Trafft de se démarquer des autres est la fonctionnalité à venir pour suivre les KPI et les objectifs. Comprendre combien de temps et de revenus un employé a encouru en raison de services spécifiques est un excellent moyen de promouvoir la croissance au sein de votre entreprise – soit en se concentrant sur les services qui sont moins utilisés par l'employé, soit en améliorant et en étendant les services déjà excellents ils fournissent à votre entreprise.

Conclusion

Puisque nous nous efforçons tous, surtout en ces temps-ci, je voulais vraiment trouver et introduire une méthode et un produit complémentaire qui améliore notre flux de travail sans en ajouter. Être convaincu que les produits devraient fonctionner pour vous et non l'inverse a réduit les perspectives à Trafft pour moi personnellement. Si vous avez des commentaires ou d'autres techniques de gestion du temps et des logiciels, j'aimerais en entendre parler !

(vf , il)