Une semaine avant le début de la pandémie, Air Canada a utilisé la technologie SAP pour mettre en œuvre une suite entièrement intégrée de solutions d’approvisionnement, permettant aux employés de commencer à travailler de manière transparente et efficace à domicile.
Compte tenu de son bilan enviable en matière de réduction de carbone atmosphérique, de gaspillage d’eau et de bruit, Air Canada a tenté d’exporter sa philosophie tournée vers l’avenir dans tous les aspects de l’entreprise.
Pourtant, lorsque la compagnie aérienne a suggéré d’éloigner son système d’approvisionnement des processus manuels éprouvés, mais familiers, il y a eu un certain recul interne.
« Le plus grand défi était de faire passer les gens au monde numérique », a concédé Pamela Zaravinos, directrice principale des opérations d’approvisionnement de la compagnie aérienne. « Certaines personnes sont très faciles à convaincre. Et puis, il y a ceux qui ne veulent toujours pas changer. Il faut donc se mettre à leur place et leur montrer les avantages d’aller de l’avant.
La vérité, c’est qu’Air Canada devait saisir l’occasion de se transformer. En raison des tâches manuelles requises, les processus d’approvisionnement étaient déconnectés. Par exemple, déterminer s’il fallait payer une facture signifiait s’engager dans une routine fastidieuse qui impliquait de faire correspondre le bon de commande, le reçu et la facture. Afin de recueillir des signatures internes, les documents devaient être postés et renvoyés.
« Nous n’avions pas de visibilité », explique Gilles Neron, vice-président des achats stratégiques et de l’immobilier d’entreprise de la compagnie aérienne. « Les données sont de l’or et si nous ne pouvons pas mesurer, nous ne pouvons pas nous améliorer. »
La compagnie aérienne s’est rendu compte qu’elle devait déplacer toutes ses informations d’approvisionnement vers un emplacement central. Mais personne n’imaginait que le plan serait réalisé au moment même où le monde faisait face à la pandémie de COVID – et l’une des périodes les plus difficiles de l’histoire de l’aviation était sur le point de commencer.
Agilité en période de perturbation
La compagnie aérienne basée à Montréal est le plus grand transporteur et fournisseur de services aux passagers du pays.
Avant la fermeture du monde, Air Canada transportait 51 millions de passagers par an vers près de 220 destinations sur six continents.
Au moment où la transformation des achats a été lancée, Air Canada avait déjà remplacé son logiciel de facturation mondial par un système de nouvelle génération. Mais l’objectif était de mettre en œuvre une suite entièrement intégrée de solutions d’approvisionnement pour toutes les opérations canadiennes.
L’objectif final était à la fois d’augmenter l’animation et d’obtenir une vue consolidée des dépenses et des autres processus.
Par pure circonstance, la plate-forme s’est avérée être déployée au moment où l’entreprise a été forcée de pivoter d’une manière qu’elle n’avait jamais fait auparavant.
Lorsque la pandémie a été déclarée et que des restrictions de voyage ont été imposées, les revenus d’Air Canada ont chuté. « Nous avons dû réajuster notre dimensionnement et notre structure de coûts », a déclaré Coralyn Ah-Moy, directrice principale de la transformation stratégique des achats chez Air Canada. « Nous nous sommes étendus au secteur du fret, ce qui était nouveau pour nous.
« Nous devions être beaucoup plus agiles en tant qu’entreprise pour prendre des décisions plus rapides et être en mesure de changer notre réseau. »
Timing impeccable
Malgré cette tâche ardue, Ah-Moy et son équipe étaient remarquablement préparés.
Deux ans avant la pandémie, Air Canada a pris la décision d’introduire des solutions d’approvisionnement en ligne et de chaîne d’approvisionnement, par l’intermédiaire du réseau Ariba de SAP. En 2020, de nombreux fournisseurs de la compagnie aérienne avaient également effectué la transition.
Début mars, la nouvelle plateforme a été officiellement lancée – littéralement quelques jours avant que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) ne fasse son annonce sur la pandémie. « Nous avons célébré notre date de lancement en personne », a déclaré Zaravinos. « La semaine suivante, on nous a dit de ramener nos ordinateurs portables à la maison et de commencer à travailler à distance.
« Je dois dire qu’il n’y a pratiquement pas eu de changement pour nous en ce qui concerne nos tâches quotidiennes. Il n’y a pas eu de période d’interdiction. Nous pourrions échanger et transférer des fichiers de manière transparente. Nous étions encore capables de faire ce que nous devions faire.
Une leçon de résilience
Statistiquement, la visibilité liée à la transformation numérique d’Air Canada a eu un impact rapide et sans précédent.
Les employés des achats travaillant dans le cloud sur un système partagé, le temps de cycle entre la demande d’achat et la commande d’achat a été réduit à environ deux jours, tandis qu’en un seul trimestre, le temps de traitement moyen des factures autres que les commandes d’achat a été réduit de 33 %. .
Ensuite, il y a les résultats incalculables : moins d’erreurs humaines et – conformément à l’agenda environnemental de l’entreprise – la consommation de papier.
Cette année, la transformation a valu à Air Canada le trophée du gagnant aux SAP Innovation Awards, un honneur décerné aux organisations utilisant les produits SAP pour métamorphoser à la fois les entreprises et la société.
«Nous avons beaucoup appris en cours de route, en particulier sur nous-mêmes», se souvient Neron. « Dans l’ensemble, ce fut un grand voyage. »
Et à mesure que cette excursion se poursuit, la compagnie aérienne s’est engagée à capitaliser sur la transformation lorsque de nouvelles opportunités se présenteront. « À l’ère des données, l’innovation va être de plus en plus rapide », a observé Ah-Moy. « De nouvelles choses vont être poussées et, si nous n’avions pas cette première couche, nous serions à la traîne d’une manière qui, à un moment donné, deviendrait insurmontable. »
Vous pouvez tout savoir sur la remarquable transformation numérique d’Air Canada dans leur Dossier de présentation des prix de l’innovation SAP.
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