À quoi perdez-vous votre temps professionnel ?

Vous êtes probablement perdre du temps. Mais vous n’êtes pas seul. À propos un tiers des entrepreneurs consacrer leur temps à des activités qui n’affectent pas directement leurs résultats. Une partie de ce temps est consacrée à des tâches telles que la commande de fournitures, mais elle comprend également des tâches importantes telles que la facturation.

L’un des plus grands voleurs de temps du monde des affaires est e-mail. Commencez-vous votre journée par envoyer des e-mails, en lisant et en répondant à ce qui vous semble important, puis en vous laissant distraire ? Ensuite, un nouvel e-mail arrive et vous continuez, peut-être plusieurs fois dans la journée. Selon Microsoft, les gros utilisateurs de courrier électronique peuvent dépenser 8,8 heures par semaine perdu dans le pays du courrier électronique.

Ensuite, vous pourriez vous retrouver à accomplir une multitude de tâches, depuis la production d’un formulaire 1099 de remplacement pour un entrepreneur indépendant qui s’est présenté à votre porte de manière inattendue jusqu’à la recherche de la facture d’un paiement à un fournisseur dû hier.

Les raisons pour lesquelles la journée de travail peut ressembler à une sortie scolaire à la maternelle ont mal tourné, notamment une planification inadéquate et un manque de systèmes pour organiser le temps et les tâches. Ne pas planifier à l’avance peut conduire à un flux de travail inefficace.

En rapport: 11 façons dont vous perdez du temps au lieu de faire ce dont vous avez besoin pour réussir

Quelques exemples?

Vous ne pouvez pas garder votre compte bancaire plein si vous ne facturez pas les clients et ne collectez pas ces factures.

Si un travail de construction à domicile nécessite l’approbation d’un inspecteur du gouvernement avant de pouvoir commencer, n’attendez pas pour appeler le matin où vous souhaitez commencer. Si ce travail nécessite votre licence et vos informations de cautionnement, il devrait être facile à produire.

Si vous ne parvenez pas à trouver la bonne version d’un document (qu’il s’agisse du dernier plan de salon d’un architecte d’intérieur ou des paiements effectués pour un gros travail), cela peut entraîner une perte de temps que la plupart des entreprises ne peuvent pas se permettre de perdre.

Procrastination est la perte de temps ultime. Cela peut poser un problème de deux manières. Vous pouvez de manière proactive remettre les choses à plus tard (lorsque vous pouvez « mieux vous concentrer » ou que votre « emploi du temps est clair »), ou vous pouvez vous retrouver à vous battre pour garder une longueur d’avance sur votre travail, auquel cas il est facile de négliger ces tâches.

Le pouvoir de l’organisation

Les entreprises utilisent plusieurs méthodes de organisation. N’importe quelle méthode sera meilleure qu’aucune. Voyez lequel de ces éléments vous convient le mieux, puis approfondissez votre recherche :

• Structure orientée processus. Notez ce que vous faites et documentez votre processus pour le faire, puis révisez-le périodiquement. Fournit de l’efficacité.
• Gestion de la qualité. Mesurez ce que vous faites. Le processus le plus connu de gestion de la qualité est appelé Six Sigmaqui comprend la définition, la mesure, l’analyse, l’amélioration et le contrôle (DMAIC).
• Organisation centrée sur le client. Construisez vos processus pour accompagner votre client.

Dans Le mythe électronique : pourquoi la plupart des entreprises ne fonctionnent pas et que faire à ce sujetMichael E. Gerber a soutenu que les entreprises sont créées par des personnes qui connaissent les aspects techniques de l’entreprise, mais pas nécessairement comment pour exploiter une entreprise. Pour eux, il a fait valoir que les manuels décrivant les processus sont les meilleurs outils. Systématiser ce que vous faites rend le processus plus fluide. Et, lorsque vous grandissez, vous pouvez réellement confier votre manuel à quelqu’un d’autre qui peut faire les choses comme vous le souhaitez.

En rapport: 6 gains de temps essentiels pour les jeunes entrepreneurs surmenés

Pratiques organisationnelles réussies

Depuis le début du commerce, les entreprises ont organisé leur documentation en séparant, catégorisant et subdivisant les documents nécessaires. Cela fournissait un moyen facile à mémoriser d’y accéder et de les partager. Les parchemins et les registres furent les premiers moyens de stocker les informations nécessaires. Les méthodes à l’ancienne, telles que les dossiers et les classeurs, ont connu un tel succès qu’elles constituent la base de la façon dont nous interagissons aujourd’hui avec les ordinateurs.

À mesure que le monde numérique a évolué, il a fourni de nouveaux outils plus rapides et plus précis. Systèmes de gestion de documents (DMS) capturez les données clés et stockez-les dans le cloud pour pouvoir les utiliser plus tard, où que vous soyez. De même, il existe des plateformes comptables qui facturent les clients, paient les factures, génèrent des rapports et préparent les taxes. Il existe des suites de préparation de déclarations de revenus qui utilisent les données que vous saisissez pour déclarer vos déclarations de revenus par voie électronique.

L’IRS accepte désormais la documentation numérique, afin que vous puissiez conserver vos factures, reçus et autres éléments liés à votre entreprise dans un dossier de fichiers spécifique sur le disque dur de votre ordinateur, dans un stockage physique externe tel qu’une clé USB ou un lecteur cloud. Le moyen le plus utile d’organiser vos données est probablement de stocker les dépenses en fonction des éléments de l’annexe C de l’IRS – mais toute méthode permettant de trouver facilement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin devrait convenir.

Commencer

Tout comme pour démarrer toute autre entreprise, la meilleure façon de démarrer est de se lancer.

• Identifiez vos problèmes. Notez le comportement qui doit changer.
• Prenez l’engagement. Acceptez que votre entreprise bénéficiera du fait que vous perdez moins de temps et organisez vos dossiers. Vous lisez cet article ; c’est un début.
• Faites-en une chose régulière. Les nouvelles habitudes ou routines ne prennent pas immédiatement. Si le courrier électronique pose problème, bloquez-le lorsque vous souhaitez le résoudre. C’est peut-être la dernière demi-heure avant le déjeuner et la dernière demi-heure avant d’arrêter. Respectez cet horaire.
• Surmontez l’inertie. Quelles que soient les astuces que vous utilisez, commencez simplement. Faites-le aujourd’hui, puis faites-le demain. Il est souvent bon de lier une nouvelle habitude à une habitude agréable.

En rapport: 8 conseils pour trouver la concentration et éliminer les distractions

Ne perdez pas votre temps, gérez-le efficacement

De mauvaises choses peuvent arriver si vous perdez du temps. Un profit moindre ou pas de profit, par exemple. Le non-respect des délais peut entraîner une perte de clients et un mauvais bouche à oreille. Dans des cas extrêmes, cela peut entraîner des amendes ou des pénalités pour non-livraison à temps.

Les avantages de gestion efficace du temps vont de la fidélisation accrue de la clientèle à l’amélioration de la réputation de la marque en passant par l’augmentation des revenus.

La bonne nouvelle est qu’il est plus facile que jamais de s’organiser grâce à l’aide numérique. Les assistants numériques, l’IA, les outils basés sur le cloud et les systèmes de gestion de documents sont vos amis. Vous pouvez effectuer des tâches plus rapidement et plus efficacement, libérant ainsi du temps pour accomplir de nouvelles tâches. Profitez de ces opportunités et le succès suivra.