"Qui êtes-vous même?" et autres questions que vous pourriez avoir pour votre chef de projet

Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une réunion où quelqu'un est tranquillement assis dans le coin en train de prendre des notes, et vous vous retrouvez à vous demander: «Qui êtes-vous même?» N'ayez crainte, vous n’êtes pas seul! C'est soit une personne qui a erré dans la pièce, a remarqué trop tard qu'ils étaient dans la mauvaise réunion, puis est devenue trop nerveuse pour partir, ou plus probablement, c'est votre chef de projet.

Alors maintenant que nous avons pris soin de cela, vous vous demandez peut-être: «Cool! À part prendre des notes, que fait cette personne? » Heureux que vous ayez demandé. Le rôle du chef de projet est celui qui change d'un projet à l'autre. Il y a certaines activités standard dont un PM sera toujours responsable, telles que la création de délais, le suivi des budgets et la communication avec le client et les équipes de projet, mais en grande partie, ce rôle peut être difficile à définir. Un grand nombre des tâches qui appartiendront à votre PM sont généralement des tâches d'arrière-plan, qui ne sont pas toujours évidentes pour vous. À la fin de la journée, les responsabilités du PM vont dépendre entièrement du type de projet qui doit être géré.

Les bases

La meilleure façon de résumer le rôle du PM est le cric de tous métiers, mais maître de rien. En d'autres termes, votre PM doit avoir une vaste connaissance des activités et des livrables du projet, mais n'a pas besoin de connaître les détails exacts de la façon dont une implémentation spécifique est effectuée. Pourquoi donc? Parce que la tâche la plus importante pour un PM est la communication. Communication avec l'équipe de projet pour s'assurer qu'elle comprend ce qui doit être fait et quand, et communication avec l'équipe client pour s'assurer qu'elle comprend les étapes à suivre et l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées pour compléter la solution.

Cela semble simple dans la pratique, mais c'est généralement l'origine d'une majorité de problèmes de projet. Je pense que tout le monde peut probablement penser à au moins un cas où un problème aurait pu être évité si seulement un problème potentiel vous avait été signalé plus tôt, si une caractéristique risquée avait été discutée plus en détail à l'avance ou si l'équipe de projet avait mieux compris un processus client qui devait se produire avant d'aller trop loin dans un chemin donné. C'est là que votre PM entre en jeu. Il est important pour eux d'avoir l'étendue des connaissances afin d'être en mesure d'expliquer et de discuter des différentes parties d'un projet ou d'un livrable, sans avoir à jouer au téléphone avec les différentes parties impliquées.

Il y a aussi une poignée de tâches côté agence dont les PM sont responsables: suivre les budgets et soumettre les prévisions de revenus, gérer les affectations de ressources et la prise de force, et s'assurer que l'équipe suit les processus appropriés. Bien qu'il s'agisse techniquement de tâches qu'une ressource senior de l'équipe de livraison peut gérer (et gère dans le cas de petits projets), un projet se déroule presque toujours plus facilement lorsqu'il y a une personne entièrement dédiée à ces types de tâches, de sorte que le

The Not-So-Basics

Le reste des responsabilités du gestionnaire de projet est difficile à définir car elles sont si spécifiques au projet individuel. En fin de compte, le PM est là pour assurer le bon déroulement du projet, ce qui signifie souvent combler les lacunes où qu'elles se trouvent. Par exemple, j’ai travaillé sur des projets où j’ai dû être plus impliqué dans la collecte des exigences, ou où j’ai dû mener des entretiens de test utilisateur, qui ne sont pas toujours des tâches typiques pour un PM. D'un autre côté, j'ai également participé à des projets où je me suis pratiquement contenté des bases et j'ai laissé l'équipe de livraison se concentrer sur la création d'une excellente solution. Être flexible et trouver la bonne approche pour tout projet est la clé.

TL; DR

• Le PM est chargé de s'assurer que le projet se déroule sans heurts, quelles que soient leurs tâches et responsabilités standard. Les PM devraient trouver des moyens d'ajouter de la valeur partout où ils le peuvent.
• Le leadership doit être considéré comme une compétence et non un rôle. Les PM doivent savoir quand intervenir et prendre les choses en main et savoir quand laisser l'équipe faire son travail.
• La communication est la clé . Tout le monde (client ou équipe de livraison) devrait avoir l'impression de comprendre ce qui se passe, quand cela doit se produire et pourquoi cela se produit à une étape donnée du projet.
• Les PM doivent être flexibles; tous les projets n'auront pas la même approche, et bien qu'il soit bon d'avoir une structure de projet standard, ils devraient également être ouverts et disposés à réduire ou à améliorer cette structure pour assurer le bon fonctionnement du projet.
• Si un projet fonctionne correctement, votre PM fait son travail efficacement, même s'il n'est pas toujours évident quelles tâches il a traitées.