Les opinions exprimées par les contributeurs entrepreneurs sont les leurs.
En 2023, Apple a révélé une affaire de fraude interne grave. Un employé de longue date avait exploité son accès aux systèmes d’approvisionnement, détourné des fonds de l’entreprise, manipuler les relations avec les fournisseurs et approuver les fausses factures. The Fallout: près de 19 millions de dollars en pertes.
Ce n’était pas un détournement de style hollywoodien. C’était lent, calme et inaperçu pendant des années. Cela a commencé avec une confiance et des processus incontrôlés qui n’ont pas été construits pour signaler les abus.
En tant qu’entrepreneurs, nous pensons souvent fraude interne est un problème de grande entreprise. Ce n’est pas le cas. C’est un problème de systèmes. Si vous construisez une entreprise, voici cinq signes d’avertissement que vos ressources pourraient glisser à travers les mailles du filet – et ce que vous pouvez faire pour l’arrêter tôt.
En rapport: Dissuader le travail intérieur. 5 façons d’éviter le vol et la fraude des employés.
1. Dépenses qui ne correspondent pas à la fonction
Si vous voyez des outils ou des services passés par des départements qui n’en ont pas besoin, c’est un drapeau rouge. J’ai vu une fois une équipe marketing dépenser régulièrement un logiciel de montage vidéo haut de gamme – le tout pour une seule personne. Il s’avère qu’il était utilisé pour une chaîne YouTube personnelle.
Ce type de mauvaise utilisation vole souvent sous le radar car il ne ressemble pas Vol des employés. Mais cela s’additionne.
Ce qu’il faut faire: Implémentez le suivi des dépenses basée sur les projets à l’aide d’outils comme Divvy ou Expensify. Utilisez une structure de code de projet hiérarchique qui lie les dépenses aux équipes, aux campagnes et aux dates. Passez en revue les rapports mensuels par catégorie pour repérer les anomalies.
2. Vendeurs inconnus ou non vérifiés
La fraude se cache souvent dans les listes de fournisseurs. Les fraudeurs pourraient créer faux vendeurs ou manipuler les comptes des fournisseurs existants pour siphonner les fonds sous le couvert de paiements légitimes. En fait, plus de 60% Des entreprises ont déclaré faire face à une fraude de paiement tentative ou réelle, une grande partie liée à des régimes liés aux fournisseurs comme les faux fournisseurs, les factures en double et la facturation gonflée.
Ce qu’il faut faire: Audite votre liste principale du fournisseur chaque trimestre. Vérifiez les identifiants d’impôt, les adresses physiques (Google) et les coordonnées. Des outils comme Tealbook ou Apex Portal peuvent aider à rationaliser la vérification. Appliquez également la double autorisation pour toute nouvelle configuration de fournisseur.
Les fournisseurs de drapeau recevant plus de trois paiements en 30 jours ou ceux avec factures de nombre. Ce sont des schémas sur les fraudeurs.
En rapport: « Confiance mais vérifie », c’est comment riposter contre le vol et la fraude des employés
3. Employés qui évitent la surveillance ou les vacances
L’un des signes les plus négligés est le comportement. Les gens qui commettent une fraude insistent souvent pour « tout faire eux-mêmes » et ne prennent jamais de congé – parce qu’ils ont peur que quelqu’un d’autre découvre ce qu’ils ont caché.
Ce qu’il faut faire: Utilisez des autorisations basées sur les rôles et nécessitez un examen par les pairs pour toutes les approbations. Des plates-formes comme SAP Concur ou NetSuite permettent des sentiers d’audit et une délégation pendant les congés. Faire tourner les responsabilités clés chaque année et encourager temps de congé obligatoire. Ce n’est pas seulement bon pour la santé mentale – il protège vos systèmes.
Aussi, favorisez une culture de transparence. Si votre équipe se sent en toute sécurité soulever des préoccupations, vous entendrez parler de problèmes bien avant de se présenter dans les livres.
4. des transactions récurrentes qui ne font que glisser en dessous des limites d’approbation
Celui-ci est intelligent. Un membre de l’équipe soumet 4 950 $ de paiement lorsque le seuil d’approbation est de 5 000 $. Une fois? Bien. Mensuel? C’est un drapeau rouge.
Ce qu’il faut faire: Ajustez les limites d’approbation chaque trimestre. Utilisez la surveillance de la vitesse de transaction dans votre ERP pour signaler les fournisseurs répétés ou les bénéficiaires avec des factures à haute fréquence et à faible valeur. Définissez des alertes pour tous ceux qui essaient de diviser les factures ou les paiements.
Dans QuickBooks ou Oracle NetSuite, par exemple, vous pouvez définir des règles de flux de travail pour dégénérer quoi que ce soit avec une fréquence inhabituelle, ou des pointes d’activité de fournisseur soudaine.
5. Documents manquants ou traces de papier vague
Lorsque les gens commencent à «perdre» des reçus ou à soumettre des justifications rétroactives, vous pouvez avoir un problème. La fraude ne concerne pas toujours ce qui est visible – il s’agit de ce qui ne l’est pas.
Ce qu’il faut faire: Passez à un système de documentation basé sur le cloud comme Docuware ou Zoho WorkDrive. Exiger que les reçus soient téléchargés dans les 48 heures suivant une transaction. Implémentez une chaîne d’approbation numérique et des journaux d’audit. Si la documentation est retardée plus d’une fois, augmentez.
Pourquoi les bonnes personnes deviennent voyous
Toute utilisation abusive n’est pas malveillante. Parfois, c’est la pression. Stress financierse sentir négligé ou simplement voir les autres s’en tirer peut déclencher quelqu’un pour justifier de mauvaises décisions. C’est pourquoi la création d’un environnement transparent et équitable est tout autant compte que d’avoir des contrôles solides.
Parlez ouvertement de l’intégrité. Faites en sorte que l’éthique partie des conversations de performance. Et indiquez clairement que vos systèmes ne sont pas une question de suspicion – il s’agit d’équité et de durabilité.
Le rôle de la technologie dans la maintenance
Au-delà des logiciels comptables, les entreprises intelligentes utilisent:
- Détection d’anomalies alimentées par l’IA (Par exemple, Mindbridge, Datasnipper)
- Tableaux de bord en temps réel Suivi des dépenses par département (par exemple, Datarails, Cube)
- Robots d’application des politiques Dans les équipes Slack ou Microsoft qui rappellent aux utilisateurs les règles lorsqu’ils soumettent des requêtes liées aux dépenses (par exemple, conformité.ai)
Vous n’avez pas besoin de tout cela. Mais vous avez besoin de systèmes qui se développent avec votre entreprise.
En rapport: Les 5 scénarios de fraude les plus courants pour les petites entreprises
La prévention est moins chère que le nettoyage
L’utilisation abusive des ressources commence rarement par le vol pur et simple. Cela commence par de petites indemnités, des hypothèses non contrôlées et des dirigeants trop occupés pour le remarquer.
Si vous lisez ceci, prenez une mesure cette semaine. Exécutez un audit de fournisseur. Mettez à jour vos politiques d’approbation. Passez en revue vos catégories de dépenses. Choisissez-en un.
Parce que la vérité est, il est beaucoup plus facile de réparer une fuite que de nettoyer une inondation.
mai 26, 2025
5 signes de vol de l’entreprise interne – et comment l’attraper tôt
Les opinions exprimées par les contributeurs entrepreneurs sont les leurs.
En 2023, Apple a révélé une affaire de fraude interne grave. Un employé de longue date avait exploité son accès aux systèmes d’approvisionnement, détourné des fonds de l’entreprise, manipuler les relations avec les fournisseurs et approuver les fausses factures. The Fallout: près de 19 millions de dollars en pertes.
Ce n’était pas un détournement de style hollywoodien. C’était lent, calme et inaperçu pendant des années. Cela a commencé avec une confiance et des processus incontrôlés qui n’ont pas été construits pour signaler les abus.
En tant qu’entrepreneurs, nous pensons souvent fraude interne est un problème de grande entreprise. Ce n’est pas le cas. C’est un problème de systèmes. Si vous construisez une entreprise, voici cinq signes d’avertissement que vos ressources pourraient glisser à travers les mailles du filet – et ce que vous pouvez faire pour l’arrêter tôt.
En rapport: Dissuader le travail intérieur. 5 façons d’éviter le vol et la fraude des employés.
1. Dépenses qui ne correspondent pas à la fonction
Si vous voyez des outils ou des services passés par des départements qui n’en ont pas besoin, c’est un drapeau rouge. J’ai vu une fois une équipe marketing dépenser régulièrement un logiciel de montage vidéo haut de gamme – le tout pour une seule personne. Il s’avère qu’il était utilisé pour une chaîne YouTube personnelle.
Ce type de mauvaise utilisation vole souvent sous le radar car il ne ressemble pas Vol des employés. Mais cela s’additionne.
Ce qu’il faut faire: Implémentez le suivi des dépenses basée sur les projets à l’aide d’outils comme Divvy ou Expensify. Utilisez une structure de code de projet hiérarchique qui lie les dépenses aux équipes, aux campagnes et aux dates. Passez en revue les rapports mensuels par catégorie pour repérer les anomalies.
2. Vendeurs inconnus ou non vérifiés
La fraude se cache souvent dans les listes de fournisseurs. Les fraudeurs pourraient créer faux vendeurs ou manipuler les comptes des fournisseurs existants pour siphonner les fonds sous le couvert de paiements légitimes. En fait, plus de 60% Des entreprises ont déclaré faire face à une fraude de paiement tentative ou réelle, une grande partie liée à des régimes liés aux fournisseurs comme les faux fournisseurs, les factures en double et la facturation gonflée.
Ce qu’il faut faire: Audite votre liste principale du fournisseur chaque trimestre. Vérifiez les identifiants d’impôt, les adresses physiques (Google) et les coordonnées. Des outils comme Tealbook ou Apex Portal peuvent aider à rationaliser la vérification. Appliquez également la double autorisation pour toute nouvelle configuration de fournisseur.
Les fournisseurs de drapeau recevant plus de trois paiements en 30 jours ou ceux avec factures de nombre. Ce sont des schémas sur les fraudeurs.
En rapport: « Confiance mais vérifie », c’est comment riposter contre le vol et la fraude des employés
3. Employés qui évitent la surveillance ou les vacances
L’un des signes les plus négligés est le comportement. Les gens qui commettent une fraude insistent souvent pour « tout faire eux-mêmes » et ne prennent jamais de congé – parce qu’ils ont peur que quelqu’un d’autre découvre ce qu’ils ont caché.
Ce qu’il faut faire: Utilisez des autorisations basées sur les rôles et nécessitez un examen par les pairs pour toutes les approbations. Des plates-formes comme SAP Concur ou NetSuite permettent des sentiers d’audit et une délégation pendant les congés. Faire tourner les responsabilités clés chaque année et encourager temps de congé obligatoire. Ce n’est pas seulement bon pour la santé mentale – il protège vos systèmes.
Aussi, favorisez une culture de transparence. Si votre équipe se sent en toute sécurité soulever des préoccupations, vous entendrez parler de problèmes bien avant de se présenter dans les livres.
4. des transactions récurrentes qui ne font que glisser en dessous des limites d’approbation
Celui-ci est intelligent. Un membre de l’équipe soumet 4 950 $ de paiement lorsque le seuil d’approbation est de 5 000 $. Une fois? Bien. Mensuel? C’est un drapeau rouge.
Ce qu’il faut faire: Ajustez les limites d’approbation chaque trimestre. Utilisez la surveillance de la vitesse de transaction dans votre ERP pour signaler les fournisseurs répétés ou les bénéficiaires avec des factures à haute fréquence et à faible valeur. Définissez des alertes pour tous ceux qui essaient de diviser les factures ou les paiements.
Dans QuickBooks ou Oracle NetSuite, par exemple, vous pouvez définir des règles de flux de travail pour dégénérer quoi que ce soit avec une fréquence inhabituelle, ou des pointes d’activité de fournisseur soudaine.
5. Documents manquants ou traces de papier vague
Lorsque les gens commencent à «perdre» des reçus ou à soumettre des justifications rétroactives, vous pouvez avoir un problème. La fraude ne concerne pas toujours ce qui est visible – il s’agit de ce qui ne l’est pas.
Ce qu’il faut faire: Passez à un système de documentation basé sur le cloud comme Docuware ou Zoho WorkDrive. Exiger que les reçus soient téléchargés dans les 48 heures suivant une transaction. Implémentez une chaîne d’approbation numérique et des journaux d’audit. Si la documentation est retardée plus d’une fois, augmentez.
Pourquoi les bonnes personnes deviennent voyous
Toute utilisation abusive n’est pas malveillante. Parfois, c’est la pression. Stress financierse sentir négligé ou simplement voir les autres s’en tirer peut déclencher quelqu’un pour justifier de mauvaises décisions. C’est pourquoi la création d’un environnement transparent et équitable est tout autant compte que d’avoir des contrôles solides.
Parlez ouvertement de l’intégrité. Faites en sorte que l’éthique partie des conversations de performance. Et indiquez clairement que vos systèmes ne sont pas une question de suspicion – il s’agit d’équité et de durabilité.
Le rôle de la technologie dans la maintenance
Au-delà des logiciels comptables, les entreprises intelligentes utilisent:
Vous n’avez pas besoin de tout cela. Mais vous avez besoin de systèmes qui se développent avec votre entreprise.
En rapport: Les 5 scénarios de fraude les plus courants pour les petites entreprises
La prévention est moins chère que le nettoyage
L’utilisation abusive des ressources commence rarement par le vol pur et simple. Cela commence par de petites indemnités, des hypothèses non contrôlées et des dirigeants trop occupés pour le remarquer.
Si vous lisez ceci, prenez une mesure cette semaine. Exécutez un audit de fournisseur. Mettez à jour vos politiques d’approbation. Passez en revue vos catégories de dépenses. Choisissez-en un.
Parce que la vérité est, il est beaucoup plus facile de réparer une fuite que de nettoyer une inondation.
En 2023, Apple a révélé une affaire de fraude interne grave. Un employé de longue date avait exploité son accès aux systèmes d’approvisionnement, détourné des fonds de l’entreprise, manipuler les relations avec les fournisseurs et approuver les fausses factures. The Fallout: près de 19 millions de dollars en pertes.
Ce n’était pas un détournement de style hollywoodien. C’était lent, calme et inaperçu pendant des années. Cela a commencé avec une confiance et des processus incontrôlés qui n’ont pas été construits pour signaler les abus.
En tant qu’entrepreneurs, nous pensons souvent fraude interne est un problème de grande entreprise. Ce n’est pas le cas. C’est un problème de systèmes. Si vous construisez une entreprise, voici cinq signes d’avertissement que vos ressources pourraient glisser à travers les mailles du filet – et ce que vous pouvez faire pour l’arrêter tôt.
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