Cette compétence négligée fera de vous un leader plus percutant

Chaque programme de livre de leadership et de formation met l’accent sur les mêmes compétences de base: intelligence émotionnelle, vision, communication et prise de décision. Mais une compétence critique fait rarement la liste, même si elle détermine discrètement mais directement à quel point le message d’un leader est compris, exécuté et rappelé: en écrivant.

Ne pas écrire au sens littéraire – comme l’élaboration de romans ou de documents de recherche – mais le genre d’écriture qui gère des organisations. L’e-mail qui coupe l’ambiguïté et arrive directement au point, ou la note à l’échelle de l’entreprise qui inspire ainsi que l’information. La stratégie documente si bien structurée qu’elle élimine le débat, clarifie la direction et crée l’adhésion avant même le début de la réunion.

Ce genre d’écriture est l’épine dorsale du leadership dans un monde où Plus de la moitié d’une semaine de travail typique est dépensé pour une communication écrite – que ce soit par e-mail, Slack, rapports, publications LinkedIn ou présentations formelles. Pourtant, malgré le rôle intégral que l’écriture joue dans l’alignement, l’exécution et la mise en forme de la communication à tous les niveaux d’une organisation, il reste une compétence de leadership sous-évaluée.

En rapport: 7 raisons que tous les entrepreneurs devraient s’efforcer de mieux écrire

Pourquoi les dirigeants négligent l’écriture comme une compétence importante, et pourquoi c’est une erreur

L’écriture est souvent rejetée comme quelque chose que tout professionnel compétent devrait déjà savoir faire. Cependant, les dirigeants sont professionnels occupés qui sont constamment tirés dans un million de directions, et beaucoup d’entre eux écrivent leur façon de penser: dispersés et désorganisés. Ils créent une confusion inutile en écrivant la façon dont ils parlent au lieu de la façon dont les gens lisent.

Le coût de rejet des effets d’une mauvaise communication écrite est énorme. Presque 9 chefs d’entreprise sur 10 ont connu de première main l’impact négatif d’une mauvaise communication au travail, que ce soit par une augmentation des coûts (45%), des délais manqués (39%), une réputation de marque érodée (34%) ou une diminution de la productivité (28%).

Bonne écriture Cela ne signifie pas nécessairement une grammaire ou une éloquence parfaite, bien que cela aide. Ce qui est plus important par écrit, cependant, c’est la précision: Dire exactement ce qui doit être dit, en aussi peu de mots que la clarté le permet, et le faire d’une manière qui ne laisse aucune place à une mauvaise interprétation.

Les dirigeants qui écrivent bien mènent mieux. Leurs équipes ne le font pas perdre le temps deviner ou d’avoir besoin de suivre les instructions. Bien qu’une grande partie du leadership soit de prendre les bonnes décisions, cela dépend davantage de s’assurer que ces décisions sont comprises, adoptées et exécutées. Cela repose, bien plus que la plupart des gens, la plupart du temps, sur la force de la communication écrite d’un leader.

En rapport: Vous voulez être plus efficace? Écrivez mieux. Voici comment.

Comment les dirigeants peuvent améliorer leur écriture

Pour ceux qui occupent des postes de direction, une écriture efficace signifie la clarté, la précision et l’impact. Voici comment les dirigeants peuvent éviter les malentendus, accélérer les décisions et entraîner l’alignement grâce à leur communication écrite:

1. Pré-écriture

La première étape dans Améliorer votre écriture c’est affiner votre réflexion avant de commencer. Si le message n’est pas clair dans votre esprit, vous n’êtes pas prêt à le distribuer à un public. Avant de rédiger un e-mail, un mémo ou un rapport, identifiez les points centraux de ce dont vous avez besoin pour communiquer:

• Qui est mon public et que doivent-ils savoir?

• Quelle est la structure la plus efficace pour présenter ces informations?

• Quels sont les plats à retenir essentiels dont j’ai besoin que le destinataire comprenne?

• Quelle action ou quelle compréhension cela devrait-elle créer?

• Quel est le meilleur canal de communication pour ce message (e-mail, Slack, SMS, commentaire verbal, appel téléphonique ou réunion vidéo) en fonction de l’urgence et de la complexité?

En clarifiant votre message avant de commencer à écrire, vous vous assurez que votre communication est concentrée et sans ambiguïté.

2. Gardez-le concis sans sacrifier la clarté

Une fois que l’idée principale est claire, le prochain défi consiste à trouver le bon équilibre entre la brièveté et la compréhension. De nombreux dirigeants tombent en deux extrêmes: sur-complicité leur message avec une complexité et une redondance inutiles ou simplifier à l’excès au point de l’imprécision.

Dense, jargon L’écriture rend plus difficile pour les équipes d’extraire des points clés. Mais être trop bref est tout aussi problématique. Un e-mail précipité à deux phrases a tiré comme un SMS (par exemple, « Discutons de cela bientôt ») Peut se sentir efficace, mais sans suffisamment de contexte, il crée un travail supplémentaire – forçant les destinataires à poser des questions de suivi ou, pire, à faire des hypothèses incorrectes qui conduisent à des erreurs.

L’écriture forte est concise mais complète, éliminant tout ce qui bouche le message tout en conservant les parties essentielles.

3. Donnez à votre message une structure claire

L’écriture sans structure, c’est comme parler sans pauses – les idées se brouillent et le sens se perd. La meilleure écriture Guides le lecteur Sans effort d’un point à l’autre.

Pour y parvenir, chaque écriture doit suivre une hiérarchie claire:

• Commencez par le point principal: Les lecteurs doivent saisir immédiatement le message clé, ne pas avoir à le rechercher au milieu d’un paragraphe.

• Diviser les informations en sections claires: Utilisez de courts paragraphes, des puces ou des titres pour rendre le contenu facile à analyser.

• Assurer une progression logique: Chaque phrase devrait naturellement conduire à la suivante, aidant le lecteur à suivre votre processus de réflexion sans confusion.

L’écriture encombrée et désorganisée oblige les gens à travailler plus dur pour comprendre votre message. Et en leadership, plus un message est difficile à traiter, moins il est susceptible de stimuler l’action.

4. Relisez et révisez en conséquence

Un premier projet est rarement le meilleur projet – la meilleure écriture se produit en révision. Le premier projet est destiné aux idées; Le second est pour plus de clarté.

La lecture d’un message à haute voix révèle souvent ce que l’œil s’accompagne: un phrasé maladroit, une complexité inutile ou des phrases qui obligent le lecteur à travailler trop dur. Si une phrase se sent maladroite lorsqu’elle est parlée à haute voix, elle sera tout aussi maladroite lors de la lecture.

Pour affiner votre écriture, concentrez-vous sur ces améliorations clés:

• Simplifiez des phrases inutilement complexes: Coupez l’excès de mots et remplacez le jargon par un langage clair et direct.

• Assurez-vous que chaque phrase (et chaque mot) sert un but.

• Clarifier les attentes: Supprimer toute ambiguïté qui pourrait conduire à une mauvaise interprétation.

En rapport: 19 conseils pour améliorer immédiatement votre écriture (infographie)

Pour les dirigeants, bien écrire ne signifie pas paraître impressionnant. Cela signifie rendre les idées, les décisions et les attentes sans équivoque. UN L’influence du leader Cela dépend de leur capacité à être compris par les personnes qu’ils dirigent.

Si vous souhaitez élever votre leadership, commencez petit. Améliorez un e-mail à la fois. Avant d’envoyer votre prochain message, demandez-vous: cela dit-il exactement ce dont j’ai besoin pour dire, aussi clairement que possible? La maîtrise de l’écriture claire n’améliorera pas simplement vos communications quotidiennes – cela fera de vous un leader dont les mots offrent un impact.