La clarté est le pouvoir | AU NOUVEAU BLOG

Ce n’est pas ma faute

Avez-vous déjà rencontré une situation où les membres de l’équipe disent : « Je ne savais pas qu’on attendait cela de moi » ?

D’après mon expérience, j’ai rejoint un projet intermédiaire, où j’ai eu du mal à comprendre les raisons pour lesquelles, malgré le fait que tous les membres de l’équipe sont talentueux, nous sommes confrontés à beaucoup plus de critiques et d’escalades de la part des clients et même l’équipe semble éloignée les unes des autres. Peu à peu, après avoir passé un peu de temps et compris les raisons derrière cela, j’ai pu identifier une cause profonde à l’origine du problème, à savoir une mauvaise gestion de l’engagement de l’équipe et des attentes en matière de travail. Essayons de comprendre ce qui a rendu la situation ainsi et comment elle peut être améliorée.

Quelle est la cause de cet écart dans la compréhension des livrables clairs pour une équipe ?

En raison des difficultés et des exigences accrues dans ce cadre de travail particulier, la direction risque souvent d’omettre une définition claire des attentes en matière de travail d’équipe. En particulier, cela se produit lorsqu’un nouveau chef de projet arrive à bord lorsque le projet est à mi-chemin et trouve des membres en supposant qu’ils ont déjà été acclimatés à leurs domaines de responsabilité clés (KRA) ou lorsqu’un nouveau projet est lancé et que tout le monde doit avoir une idée. de direction, compréhension de haut niveau de la structure, des rôles et des responsabilités.

L’une des raisons de l’absence de KRA claires est l’absence de responsabilités systématiquement définies. Chaque projet comporte des processus, des rôles ou même des responsabilités différents auxquels l’équipe doit s’adapter mais qui peuvent être différents de ce que l’équipe a fait dans le passé.

Un domaine qui a constamment changé est la nature des rôles et des responsabilités qui continuent de changer à un rythme rapide, il reste donc très peu de temps pour répondre correctement à ces attraits pour l’équipe.

Comment les KRA peu clairs impactent les individus et les équipes

Il est clair que plus de la moitié du temps, l’équipe traverse le cycle de livraison en étant confrontée à un écueil ou à un autre, ce qui entraîne une confrontation interne, un abandon du processus de livraison et un rejet de la faute dans des conditions de travail non constructives.

Certains d’entre eux sont des problèmes sociaux qui impliquent des problèmes de démarcation et une mauvaise division du travail entre les membres centraux et périphériques de l’équipe. Les équipes où les KRA ne sont pas définis et bien communiqués sont confrontées à de multiples défis, comme mentionné ci-dessous :

• Peu ou pas de personnes s’approprient et donc une faible créativité

Doigts pointés

Il y a des cas où l’équipe a le sentiment qu’elle sera finalement blâmée et c’est pourquoi personne ne se présente pour en assumer la responsabilité. Cette réticence vient d’une incapacité à définir ce qu’on attend d’eux et ce qui ne correspond pas à leurs attentes.

• Diminution du niveau de confiance dans les équipes

Niveaux de confiance inférieurs

Avec la poursuite de ces guerres, les membres de l’équipe commencent progressivement à perdre confiance en eux et en leur capacité à prendre des décisions. L’incapacité de transmettre une vision claire a tendance à avoir un effet démoralisant sur les gens, se traduisant par de faibles niveaux d’engagement et donc un manque de désir de diriger. Cela conduit à ce que les performances globales de l’ensemble de l’équipe soient inférieures à la moyenne et que leur rendement soit toujours inférieur aux attentes, car une frustration s’accumule sur une autre et personne ne veut faire quoi que ce soit qui nécessite un travail d’équipe.

• Avoir plus de frustration et d’impacts négatifs sur l’état mental des individus

Frustrations

Lorsque les employés éprouvent une frustration constante, que ce soit en raison d’attentes floues, d’une mauvaise communication ou d’objectifs non atteints, cela déclenche un état de stress constant. Au fil du temps, le stress chronique peut entraîner un épuisement professionnel, de l’anxiété et même des problèmes de santé physique comme des maux de tête ou de la fatigue.

• Disputes au sein des équipes concernant des rôles peu clairs, conduisant à un travail de qualité inférieure ou à des retards

Conflits d’équipe

Une communication inefficace et une répartition injuste du travail conduisent finalement à des conflits au sein de l’équipe, conduisant à des environnements de travail malsains. Les équipes ont du mal à travailler ensemble.

• Une mauvaise compréhension de la hiérarchie dans laquelle les objectifs sont fixés et les tâches exécutées affecte négativement les résultats.

Livraisons manquées

En fin de compte, avec tous ces conflits, les individus les plus performants ne parviennent pas non plus à atteindre les résultats escomptés, ce qui entraîne frustration et mécontentement tant au sein des équipes internes, des clients et même de l’équipe de direction.

Comment le chef de projet peut aider à éviter de se retrouver dans les situations mentionnées ci-dessus et à créer un lieu de travail heureux et sain

La solution à tous les problèmes mentionnés ci-dessus est évoquée dans une phrase prononcée par Tony Robbin, auteur et coach qui déclare : «La clarté est le pouvoir».

Maintenant, quand nous parlons de clarté, cela s’applique à plusieurs secteurs verticaux, c’est-à-dire

• Clarté des rôles et des responsabilités – Pour un chef de projet, le KRA le plus important est de définir les rôles et responsabilités de l’équipe
  • La mise en place d’une matrice RACI peut aider l’équipe à comprendre qui est propriétaire de quoi. La matrice RACI détaille les éléments ci-dessous :

COOL

1. • Vous trouverez ci-dessous un exemple de tâches typiques du processus de développement et la manière dont tous les membres de l’équipe contribuent à leur réalisation :

COOL

• Clarté de la hiérarchie de communication – Un chef de projet, qu’il crée une nouvelle équipe ou qu’il rejoigne une équipe intermédiaire, doit avoir une vision claire de la hiérarchie de communication au sein de l’équipe interne, de l’organisation interne et au niveau des clients. Clarté sur les buts et objectifs du projet – Un chef de projet est chargé de fournir une vision claire de l’objectif final du produit sur lequel l’équipe travaille et de les aligner tous ensemble pour atteindre le même objectif.
• Clarté de ce qui n’est pas attendu du membre de l’équipe – Lorsque nous parlons de définir ce que chaque membre de l’équipe est censé offrir, parfois faire un effort supplémentaire et définir ce qu’il ne faut pas attendre des membres de l’équipe aide l’équipe à mieux comprendre la contribution de l’individu et rend ainsi l’équipe harmonisée et libre de conflits. . Par exemple, un analyste commercial sera chargé de rassembler les domaines concernés par les exigences, mais s’attendre à des impacts techniques n’est pas la bonne question et peut entraîner des lacunes dans la mise en œuvre ultérieurement.
• Clarté des répartitions des équipes – Avec toutes sortes de précisions fournies par le chef de projet, indiquer clairement l’affectation et la disponibilité des membres de l’équipe dans le projet ou l’équipe aide également l’équipe à mieux planifier et organiser le travail, évitant ainsi les surprises et les problèmes de dernière minute.

Avantages de travailler avec une équipe avec des livrables et des responsabilités clairs

Comme nous l’avons déjà compris, pourquoi la clarté des livrables et des tâches est importante dans une équipe. Voici les avantages que nous constatons lorsque nous travaillons avec une équipe bien informée :

• Un environnement de travail sain – Sans jeux de reproches et sans que les gens connaissent bien leur travail, l’équipe fonctionne de manière saine et amusante, conduisant à un bon environnement de travail.

Bonne équipe

• Aucun conflit – Lorsqu’il n’y a pas de confusion dans les responsabilités, l’équipe se concentre sur ses objectifs sans aucun conflit

Équipe de soutien

• Productivité élevée – Une équipe/individu qui est bien conscient de ce qu’on attend d’eux, fournit des produits de qualité et vise à faire plus

Productivité accrue

• Axé sur la croissance – Lorsque l’équipe est bien consciente de ce qu’elle est censée offrir, elle crée également un espace d’apprentissage et de perfectionnement, conduisant finalement à sa croissance et à celle de l’équipe.

Axé sur la croissance

KRA contre Objectifs

Les gens confondent souvent les KRA avec les objectifs et cela doit également être communiqué à l’équipe. Alors que KRA parle de ce qui est attendu d’un rôle spécifique dans l’organisation, le but précise un objectif à atteindre à la fin d’un calendrier spécifique.

Vous trouverez ci-dessous les détails sur la façon dont KRA et les objectifs sont différents mais liés les uns aux autres :

KRA contre Objectifs

• Exemple
  • Rôle : Responsable des ventes
  • KRA : Augmenter le chiffre d’affaires
  • Objectif (lié au KRA) : Augmenter le chiffre d’affaires trimestriel de 15% dans les six prochains mois.

Conclusion

En résumé, une définition claire des attentes professionnelles est cruciale pour libérer le potentiel des employés et de l’organisation dans son ensemble. Les organisations peuvent favoriser la réussite des employés dans leurs fonctions et le développement d’une culture positive en établissant des normes appropriées. Une bonne communication réduit les risques d’erreurs et augmente l’efficacité.

Les organisations, où le défi des attentes vagues est surmonté grâce à la promotion de normes de facilité de communication, permettent à leurs travailleurs d’améliorer leur contentement tout en affichant de meilleurs résultats sur leur performance. Dans le monde en évolution rapide dans lequel nous vivons aujourd’hui, la clarté est la stabilité qui guide les employés en période d’indécision et les aide à performer et à s’adapter.

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