9 leçons qui ont fait de moi un meilleur travailleur à distance

Avec de plus en plus de personnes travaillant à distance au moins une partie du temps, de plus en plus d’employés vivent que les choses changent en l’absence de bureau.

La dynamique, les habitudes et les flux de travail changent dans une organisation distante. Certains changements sont évidents, mais d'autres sont subtils.

En tant qu'employé d'une entreprise entièrement isolée au cours des dernières années, j'ai appris quelques choses qui m'ont aidé à tirer le meilleur parti du travail à distance. Voici quelques-unes de mes plus grandes leçons.

1. Communication excessive par défaut

Comment savoir si votre coéquipier est bloqué? Comment l'équipe dirigeante connaît-elle l'état actuel d'un projet?

On répond souvent à ces questions importantes au café ou en se rendant au bureau de quelqu'un si vous travaillez dans un bureau. Lorsque vous travaillez à distance, une partie de cette communication peut se perdre à moins que vous ne travailliez activement à changer cela.

Chez Buffer, nous nous concentrons sur une communication excessive par défaut tout ce que nous faisons et comment nous nous sentons avec notre charge de travail / équipe / calendrier actuel. Oui, cela a un impact sur notre temps, mais il est trop important pour la santé de l'organisation de faire des changements.

Ceci est juste un tableau amusant mais pas trop loin de la réalité:

Comment faire cela? N'importe quel format est bon tant qu'il est facile à utiliser et ouvert à votre équipe. Certaines équipes font un standup asynchrone quotidien tandis que d'autres parlent et gardent une trace de tout dans des outils comme Jira ou Trello .

Nous avons constaté que le fait d'avoir quelques points clés sur lesquels se concentrer permet de maintenir la communication tout en ne surchargeant pas l'équipe. Quelques conseils:

• Avez-vous progressé dans une tâche? Laisser une mise à jour dans la carte.
• Êtes-vous bloqué ou vous sentez que votre tâche actuelle est trop difficile / prend trop de temps? Contactez le plus tôt possible et demandez de l'aide.
• Avez-vous trouvé quelque chose d'inattendu qui pourrait retarder le projet? Préparez un document rapide avec le contexte et partagez-le avec l'équipe.
• Avez-vous une idée de comment améliorer quelque chose? Vous connaissez le refrain. 🙂

L'alternative à cette «sur-communication» est une équipe isolée, des membres de l'équipe confus et des parties prenantes, ne sachant pas où sont les choses et un sentiment général que l'équipe ne se dirige pas vers un objectif, mais fait juste sa propre chose.

Essayez de penser à qui pourrait être intéressé à savoir quelque chose, combien il en sait et comment partager l'information le plus clairement possible. Parfois, vous devrez peut-être communiquer plusieurs fois la même chose. Par exemple, si je viens de terminer une tâche, je pourrais partager:

• Le contexte complet des détails techniques avec mes coéquipiers si c'est intéressant parce que j'ai peut-être refactorisé quelque chose.
• Le statut actuel avec le chef de produit et le concepteur .
• Le changement que cela apportera et les problèmes potentiels que les clients pourraient rencontrer avec l'équipe d'assistance à la clientèle.

Dans chaque cas, le contexte que je fournirai et les informations se concentreront sur ce que ces gens savent déjà. La partie refactoring n'a probablement pas d'importance pour l'équipe de support client, par exemple.

2. Utilisez votre horaire flexible à bon escient

De la façon dont nous travaillons chez Buffer, nous ne demandons pas aux gens de travailler un horaire ou des heures spécifiques. Votre temps vous appartient vraiment, et j'essaie de l'utiliser à mon avantage.

À l'occasion, j'ai commencé à travailler à 4 h 30 parce que je me sentais bien, puis j'ai fini tôt. J'étais plus productif et j'avais un temps plus calme avant que le reste de mon équipe ne se réveille.

Les jours où je sais que j'ai quelques appels le soir, je passe parfois les premières heures de la journée travailler ou faire autre chose.

La clé est de trouver cet équilibre, car la plupart du temps, personne ne vous dira que vous devez travailler de 9 h à 17 h. Dans une entreprise éloignée, votre production est bien plus important que les heures que vous avez mises .

Cette expérimentation s'applique également à où vous travaillez. N'hésitez pas à essayer différentes choses et à voir ce qui fonctionne le mieux pour vous. Il peut s'agir d'un espace de coworking, d'un travail à domicile ou d'une promenade occasionnelle jusqu'à votre café préféré . C'est à vous d'essayer différentes choses et de voir ce que ça fait.

3. Vous n'êtes pas seul – connectez-vous avec les autres

D'après mon expérience, il est beaucoup plus facile de s'isoler en travaillant seul, ou de ne pas collaborer avec les autres si ce n'est pas strictement requis.

Mais la solitude est l'un des plus grands défis auxquels les travailleurs à distance sont confrontés, et il est important de reconnaître que l'isolement peut affecter notre travail et notre santé.

Lorsque vous vous concentrez principalement sur la sortie, il est facile d'oublier que vous avez la possibilité d'apprendre et de collaborer avec vos coéquipiers. Certaines actions peuvent être les suivantes:

• Envoyez un message dans votre canal d'équipe ou votre groupe de messagerie si vous avez besoin d'aide ou pour réfléchir à quelque chose de nouveau.
• Contactez un de vos coéquipiers à votre niveau d'expérience pour discuter de la vision, des stratégies pour

Chez Buffer, nous avons un certain nombre d'activités «watercooler virtuel» que les coéquipiers peuvent participer pour aider à combattre les sentiments de solitude et d'isolement. La principale chose à retenir est que vous n'êtes pas seul – vous pouvez toujours tendre la main!

4. Si quelque chose ne va pas, dites-le

La rétroaction est tout aussi importante dans un bureau ou un environnement éloigné, mais dans une organisation éloignée, il peut être un peu plus difficile de contacter activement quelqu'un pour le partager – cela ne se produit pas de manière nonchalante

Selon le type d'entreprise dans lequel vous travaillez, vous devrez peut-être vous adapter pour être plus ou moins direct. Certaines entreprises ont une culture du feedback à tous les niveaux et d’autres pas, mais je trouve que le partage précoce et souvent est un excellent exercice pour progresser en tant que professionnel. De plus, vous ouvrez la porte pour recevoir des commentaires pour vous, ce qui est encore mieux.

Cela peut sembler étrange au début – il peut être difficile de donner et encore plus difficile de recevoir des commentaires, mais il n'y a pas d'autre moyen d'améliorer , à la fois personnellement et en équipe.

Voici quelques outils qui nous aident chez Buffer:

• Un lien de sondage anonyme auquel nous avons tous accès à tout moment
• Questions-réponses avec notre fondateur / PDG et dirigeants chaque mois, où vous pouvez soumettre des questions de façon anonyme (ou signée)
• Anonyme enquête d'engagement chaque trimestre
• Sessions rétro où nous pouvons partager ce que nous ressentons et ce que nous pourrions améliorer
• Une culture générale de commentaires accueillants

La réalisation clé de la rétroaction pour moi était qu'il ne s'agit pas de vous en tant que personne, de votre ego, de votre culture de travail ou de quelque chose comme ça – il s'agit d'une action ou d'une situation spécifique qui peut être améliorée la prochaine fois. C'est seulement ça, ne l'agrandissez pas.

5. Accordez délibérément du temps au brainstorming et à la créativité

Lorsque vous êtes au bureau, les idées circulent tout le temps. Les gens parlent de façons d'améliorer les choses, de quelque chose qu'ils ont lu sur une autre entreprise qu'il serait utile d'essayer, etc. Tout se passe de façon organique lorsque les gens se mélangent et parlent.

Lorsque vous travaillez à distance, il y a moins de possibilités de mélanger et discuter – vous avez tendance à vous concentrer davantage sur la tâche à accomplir. Il est donc important de prendre du recul de temps en temps et de réfléchir à des moyens d’améliorer les choses.

• À quand remonte la dernière fois que vous avez pris quelques heures pour réfléchir et planifier? Faites-en une habitude. Tous les X jours, réservez du temps libre et faites-le. Du papier, des dessins, un tableau blanc ou même une promenade dans le parc le plus proche avec un cahier peuvent vous aider.
• Partagez vos idées tôt et souvent. C'est un excellent moyen d'inviter d'autres personnes à travailler sur de nouvelles choses qui amélioreront l'entreprise. Soyez précis avec le type de commentaires que vous souhaitez recevoir: demandez-vous une approbation, offrez-vous des commentaires ou partagez-vous un info? Cela peut changer en fonction des personnes avec qui vous les partagez. Par exemple, pour d'autres coéquipiers dans une autre équipe, quelque chose pourrait être FYI mais avec mon CTO, je veux leurs commentaires sur une idée.
• L'innovation vient de différents endroits – exposez-vous à de nouvelles idées. Livres, conférences, chats avec d'autres personnes de l'industrie, tweets, podcasts, vidéos… la liste est longue et vous ne savez pas d'où pourrait venir la prochaine bonne idée. Assurez-vous d'exposer votre esprit à différentes personnes et entreprises pour obtenir de nouvelles idées que vous pouvez essayer.

6. Trouver un mentor

Dans un bureau situé au même endroit, il peut être plus facile de nouer des relations et de demander de l'aide aux autres.

Dans une équipe éloignée, vous devrez peut-être prendre plus d'initiative. Si vous trouvez quelqu'un que vous admirez ou quelqu'un dont vous pensez que vous pouvez apprendre beaucoup, parlez-lui souvent et posez-lui des questions spécifiques.

Une relation mentor-mentoré ne doit pas être formelle ou officielle pour être utile, et vous pouvez avoir plusieurs personnes que vous respectez (à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise!) Sur votre liste dont vous pouvez apprendre.

Utilisez ces mentors pour apprendre, vous améliorer, poser des questions, vous connecter aux sources dont ils apprennent et vous constaterez bientôt de nombreuses améliorations. Lorsque vous êtes prêt, transmettez-le et soyez le mentor de quelqu'un d'autre!

7. Aligner sur les objectifs de l'équipe ou de l'entreprise

Les objectifs de l'entreprise sont généralement partagés avec toute l'équipe, et ils sont un très bon indicateur de ce qui est le plus important à tout moment pour votre entreprise.

Ils pourraient se concentrer sur la croissance , la qualité, la mise à l'échelle de l'équipe en embauchant, en pivotant vers un autre produit ou secteur, etc. J'ai découvert que presque toutes les sociétés de logiciels partagent les mêmes problèmes, elles ne varient qu'en degré.

Faites de ces objectifs vos objectifs également et essayez pour trouver des moyens de contribuer. Par exemple:

• L'entreprise embauche-t-elle beaucoup? Se porter volontaire pour aider à bord de ces nouveaux coéquipiers ou même interviewer de nouveaux candidats.
• L'accent est-il mis sur la croissance? Essayez de trouver des idées pour améliorer votre efficacité et celle de votre équipe lorsque vous travaillez. Il pourrait automatiser les tests, un système CI avec un processus de déploiement rapide ou de meilleurs flux pour communiquer les changements.
• L'entreprise pivote-t-elle vers un autre produit / secteur? Allez-y et découvrez des personnes dans votre position qui travaillent dans ces produits. Que savent-ils? Comment travaillent-ils? Quels sont leurs principaux défis? Anticipez ces questions dans votre entreprise et apportez des solutions.

8. Concentrez-vous sur une chose à la fois et une seule chose

Peu importe où et comment vous travaillez, votre attention est constamment menacée. J'ai appris à me demander: "Quelle est la chose la plus importante et la plus percutante que je pourrais faire?" Et puis je me concentre uniquement sur cela jusqu'à ce que je le termine.

J'ai travaillé pour faire de cette réflexion une habitude – un quotidien, hebdomadaire, trimestrielle.

À tout moment, la chose la plus importante pourrait être une grande ou une petite chose. Mentorer d'autres personnes est une grande chose. Résoudre un problème qui affecte et retarde d'autres ingénieurs est un petit problème, mais l'un ou l'autre pourrait être le plus important selon la situation.

9. Concentrez-vous sur les choses qui ne changent pas

Jeff Bezos a dit que Amazon se concentre activement sur les choses qui ne changent pas . Vous ne voudrez pas attendre plus longtemps à l'avenir pour un package, ou avoir moins de produits parmi lesquels choisir sur Amazon, ou utiliser un site Web plus lent pour acheter des produits. Si vous vous concentrez sur l'amélioration des choses qui ne changeront jamais, les clients l'apprécieront et achèteront plus de vous.

Il y a un excellent exercice que vous pouvez effectuer avec cette idée: Réfléchissez aux aspects de votre produit ou flux de travail qui ont gagné 't changer à l'avenir, et dont l'amélioration constante apportera toujours des avantages à l'équipe .

Vous n'avez pas besoin d'être dans une position de haut niveau pour le faire – même un ingénieur logiciel junior ou un gestionnaire peut contribuer à cette approche.

Voici quelques questions difficiles qui m'ont aidé avec ce processus de réflexion dans mon rôle d'ingénieur:

• Combien de temps faut-il pour charger le site de votre produit principal?
• Comment savez-vous si quelque chose échoue dans votre produit?
• Combien de temps faut-il entre l'idée et l'exécution dans votre équipe si
• Y a-t-il un moyen d'automatiser cette petite chose que vous devez faire presque quotidiennement? Quel serait l'impact en une semaine si vous et chacun de vos coéquipiers pouviez gagner 5 minutes par jour? Et dans un mois? Qu'en est-il dans un an?
• À partir des X heures de travail quotidiennes, y aurait-il un moyen de trouver un horaire qui vous rende plus efficace?
• Avez-vous besoin d'expliquer cette petite chose qui est particulière à la projet à chaque fois ou pourriez-vous simplement créer une ressource écrite pour que d'autres puissent y accéder la prochaine fois?
• Si vous recommençiez dans l'entreprise demain, quelles seraient les choses que vous aimeriez avoir pour être plus productif dès le premier jour? Pourriez-vous aider à créer ces ressources pour de nouvelles personnes?
• Quelles sont les choses gênantes qui échouent de temps en temps dans vos processus, mais qui n'ont pas encore été corrigées? Combien cela vous retarde-t-il ainsi que vos coéquipiers? Comment cela affecte-t-il votre motivation?

À vous: Autres idées?

Voici quelques-unes des philosophies qui m'ont aidé en tant que travailleur à distance. Avez-vous d'autres idées qui vous ont aidé? Faites-le moi savoir dans les commentaires, ou contactez-nous sur Twitter !

Note de la rédaction: ce billet est apparu à l'origine sur le blog de José et est réimprimé avec permission.

Initialement écrit 9 décembre 2019 . Dernière mise à jour le 4 décembre 2019