L’habitude de la réunion «irréfléchie» que votre équipe déteste

Votre collègue vous pose une question raisonnable.

Vous pouvez prendre cinq minutes pour écrire une réponse convaincante. Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour bien répondre. Multiple coéquipiers bénéficierait de la lecture de votre réponse. Mais au lieu de cela, vous dites: « Saisons sur un appel. »

Lorsque vous dites cela, parfois ce que vous voulez vraiment dire, c’est: « Je ne veux pas faire le travail de clarifier ma propre pensée. Et je crois qu’il sera plus facile de réfléchir à haute voix et de répondre dans une conversation en direct. »

À son tour, voici ce que vos collègues ou membres de l’équipe peuvent penser – même s’ils ne le disent pas au visage: Si vous ne voulez pas investir quelques minutes pour Écrivez une réponse à une question raisonnable, pourquoi devrais-je écouter (sans bouton 1.5x) comme vous vous méquez en temps réel? GTFO.

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À ce stade, vous pensez peut-être: Attendez, tu dis que je devrais Jamais des appels?

Pas du tout. Il y a beaucoup de bonnes raisons de passer un appel – comme pour brainstoraldiscuter des idées, collaborer, recueillir des informations, transmettre un message dans lequel votre ton de voix compte ou obtenir la réaction de vos destinataires en temps réel. Et si le sujet peut conduire à des dizaines de messages va-et-vient et confusion par écritbien sûr, vous devriez plutôt passer un appel rapide.

Le problème n’est pas des appels. Le problème est défautant aux appels. Les dirigeants supposent souvent que «sauter sur un appel» est la solution la plus rapide, alors que ce n’est souvent pas le cas.

Voici une meilleure façon.

Deux façons de répondre

Quelqu’un vous pose une question. Vous pourriez faire l’une des deux choses:

Option A

• Vous prenez 10 minutes à une réponse utile.

• Votre public prend quelques minutes à lire; Une personne pose une question de suivi, mais tout le monde est autrement satisfait.

• Vous avancez.

Cela prend 20 minutes au total. Cela peut sembler plus de travail à l’avance, mais l’investissement est payant.

Option B

• Vous ne savez pas comment expliquer votre idée, mais vous pensez que ce sera plus facile à expliquer lors d’un appel.

• Vous demandez à Joe et Sue de passer un appel.

• Vous, Joe et Sue, vous appelez pendant 30 minutes. Maintenant, il s’agit de 1,5 heure d’homme répartis sur trois personnes. Et la plupart de ce temps, vous avez compris comment expliquer ce que vous vouliez dire, avec trop de trame de fond et le mauvais type de détail.

• À la fin de la réunion, l’un de vous doit encore rédiger une réponse au reste de votre équipe.

Cela prend deux heures. Vous avez évité de penser à l’avance, vous avez donc dû « payer » pour cela (avec intérêt) plus tard à travers plusieurs Emails de va-et-vient pour clarifier votre point.

Vous avez peut-être sauvé un peu de temps à l’avance, mais le net ne a pris plus de temps pour tout le monde. C’est égoïste. Ne soyez pas égoïste.

Maintenant, voici le botteur: le coût réel n’est pas seulement le temps. Il s’agit également de la façon dont vous êtes perçu.

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En tant que leader, vous pourriez passer par défaut sur un appel afin que vous puissiez rapidement partager vos pensées à haute voix.

Cela a du sens. Tu es vraiment limité au tempset plus important encore, vous pouvez « vous en tirer » en pensant à haute voix pendant que d’autres écoutent. Même si vous divulguez, vous êtes moins susceptible d’être puni pour cela.

Mais il y a un coût à cela.

Si vous forcez vos rapports directs et votre équipe plus large à écouter des vomissements verbaux, ils pourraient penser que vous êtes écervelé. Ils pourraient se demander: Notre chef sait-il ce qu’ils font? Nous avons posé une question simple et nous ne pouvons pas obtenir une réponse simple.

Cela peut avoir un impact négatif sur leur perception de vous. Ou ils pourraient éviter de vous poser des questions, de peur de perdre du temps à l’appel de suivi. Tout cela aurait pu être évité avec une réponse simple et cohérente.

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Excuses courantes que vous devriez cesser d’utiliser

Si vous êtes coupable de lancer trop d’appelsvous pouvez avoir des excuses pour cela. Peut-être que vous pensez à ces excuses maintenant. Alors abordons-y.

Voici les plus courants:

Excuse n ° 1: « Je ne suis pas un bon écrivain. »

Beaucoup de gens ressentent cela, donc ils sont par défaut des appels parce que c’est un support plus indulgent. Par écrit, il est évident si vous n’artiez pas bien vos idées. En parlant, il y a plus de latitude.

Mais il y a un problème: lorsque vous parlez par défaut au lieu d’écrire, vous poussez souvent le le travail de pensée. Vous décidez plutôt de pense en même temps que vous parleret vous finissez par partager des pensées à moitié cuites à haute voix.

Peu importe si vous êtes un mauvais écrivain. Votre réflexion doit se produire un jour – idéalement soit avant de répondre par écrit (Slack, Email), soit avant de répondre lors d’un appel. En tant qu’entrepreneur et leader, vous êtes payé pour votre bon jugement. Vous ne pouvez pas échapper au travail de pensée.

Excuse n ° 2: « Mais nous devons en discuter. »

C’est juste. Mais es-tu vraiment discussion? Ou es-tu juste formulation Votre Réponse en temps réel?

Plusieurs fois, lorsque nous disons que nous voulons passer un appel, il pourrait y avoir un élément inconscient d’inquiétude: « Je ne veux pas dire quelque chose et me tromper. Je préfère en discuter dans la sécurité d’un groupe de groupe, où personne en particulier n’est responsable, et nous partageons tous des idées. »

C’est une préoccupation valable. La solution, cependant, n’est pas de sauter sur un appel. La solution consiste à répondre avec précision. Ne surestimez pas votre confiance. Ne présentez pas une hypothèse comme si c’était un fait.

Vous pouvez parler à la fois en toute confiance et avec précision. Une de mes phrases incontournables pour ce faire est de dire: « Ma pensée initiale est x, parce que Y. »

Excuse n ° 3: « Je ne veux pas forcer mon équipe à lire un long message Slack. »

J’enseigne un cours de communication exécutive et mes étudiants me demandent souvent: « Ce message Slack semble long. Serait-il préférable de partager cela sur un appel? »

Ce n’est pas une bonne raison de passer un appel.

Être concis, ce n’est pas simplement être bref. Ce n’est pas parce qu’un message a plus de quelques lignes de texte, cela ne signifie pas qu’il est « trop long ». Aucun message n’est intrinsèquement « trop court » ou « trop long »; Cela dépend du contexte de ce qui est discuté et du qualité du contenu.

Même si une réponse est vraiment « trop longue » pour Slack, voici quelque chose que la plupart des gens ne réalisent pas: cela peut prendre plus de temps à votre destinataire pour écouter qu’à lire.

Les gens peuvent lire à leur rythme. Ils peuvent relire les pièces clés pour augmenter leur compréhension. Mais ils ne peuvent vous écouter qu’à un rythme. Ainsi, lorsque vous parlez, votre destinataire a en fait moins de contrôle – et bénéficierait probablement davantage d’un message écrit.

Excuse n ° 4: « Notre culture d’entreprise est par défaut en direct. J’aime cela et mes collègues aussi. »

C’est peut-être vrai, et ça va. Mais s’il vous plaît demandez-vous: est-ce vraiment vrai? Faites vos collègues en fait Vous aimez les appels autant que vous?

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Ce que vous pouvez faire aujourd’hui

La prochaine fois que quelqu’un vous pose une question raisonnable dans Mouet votre envie est de dire: «Saisons sur un appel», arrêtez-vous et demandez-vous:

• Si j’y pense pendant quelques instants, puis-je trouver une réponse utile?

• Que puis-je partager par écrit qui créera une meilleure base de référence pour une conversation en direct, si nous choisissons d’en avoir un?

• Si je ne sais pas quoi dire par écrit, que dirais-je lors d’un appel en direct? Puis-je dire cela maintenant par écrit?

Le but est de déballer pourquoi Nous pourrions faire défaut un appel et être intellectuellement honnête avec nous-mêmes pour savoir si cela vaut vraiment le temps de tout le monde.

Ne faites pas les choses par défaut irréfléchis. Au lieu de cela, adoptez l’approche la plus efficace. Donc, avant de planifier un autre appel, prenez un battement pour réfléchir à ce que vous avez à dire. Puis trouvez la meilleure façon (pour tout le monde!) Pour le dire.

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