9 façons dont les entrepreneurs organisent et gèrent leurs calendriers correctement

avril
5 2019

9 min de lecture

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En tant qu’entrepreneur il vous incombe de planifier la façon dont vous allez dépenser votre temps. Vous pouvez regarder Netflix sur votre frénésie toute la journée, mais ce n’est probablement pas la meilleure utilisation de votre temps. En outre, vous devez également définir des limites et rester motivé, jour après jour. D'une certaine manière, vous voulez trouver une direction à suivre pour atteindre cet équilibre entre le travail et votre vie personnelle.

Aussi impressionnant que cela puisse paraître, ce n'est pas impossible. D'après ma propre expérience, le meilleur moyen de parvenir à un équilibre entre vos objectifs professionnels et professionnels est d'organiser et de gérer correctement votre calendrier. Voici 12 des moyens les plus efficaces pour vous guider vers de meilleurs choix avec l'organisation résultante pour votre travail / vie personnelle. solde.

1. Planifiez tout.

Oui, je veux dire tout planifier, de la liste de choses à faire de demain à ce que vous avez prévu pour la semaine prochaine. Cela semble excessif. Mais, lorsque vous travaillez à votre compte, vous devez avoir une structure en profondeur pour pouvoir rester concentré et productif.

Mon collègue et cofondateur de Calendar John Hall le fait en créant un calendrier de base zéro. Un calendrier de base zéro est «où vous comptez chaque seconde de votre journée. Ainsi, votre calendrier ne contient aucun espace », déclare Hall. «Si quelque chose n’est pas prévu, il ne mérite pas votre attention.»

Pour commencer, vous devez inscrire toutes vos activités quotidiennes dans votre calendrier. Cela inclut à la fois vos tâches personnelles et professionnelles. Ensuite, planifiez le temps que chaque élément prendra pour pouvoir créer des blocs de temps. Assurez-vous que vous utilisez le bloc d'intervalle de temps de manière productive. Par exemple, pendant les 30 minutes qui séparent les réunions, vous pouvez nettoyer votre boîte de réception, lire ou réfléchir.

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2. Décomposez vos activités en problèmes simples.

«Utiliser votre conscience nécessite plus d'énergie et peut être évité en simplifiant vos problèmes», écrit Mario Peshev dans Entrepreneur . "L'excellence dans la gestion du temps repose sur la mise en place d'un processus et sa décomposition en petites opérations automatiques faciles à comprendre et ne nécessitant pas une consommation intensive de ressources." Les entrepreneurs sont réputés pour leur capacité à prendre en charge toute tâche complexe et à la décomposer. morceaux, rendant ainsi le processus restant plus facile à comprendre et à suivre. ”

Il en va de même lorsque vous organisez votre calendrier. La rédaction d’un livre électronique, par exemple, ne se traduit pas bien en morceaux de la taille d’un calendrier. Pour rendre un travail volumineux plus facile à gérer, vous pouvez réserver un bloc de temps chaque jour pour écrire un certain nombre de pages, par exemple en bloquant deux heures pour composer cinq pages par jour.

3. Code couleur de votre calendrier à l'aide du système de chakra.

Le code couleur de votre calendrier est un moyen efficace et éprouvé de créer un équilibre et de différencier tous les éléments que vous avez planifiés dans votre calendrier. Bien que vous soyez libre d’utiliser les couleurs de votre choix, vous devez au moins essayer d’abord le code de couleur du chakra . Un «chakra» est l'un des sept points d'énergie trouvés dans le corps. Chacun de ces centres d'énergie a une couleur (rouge, orange, jaune, verte, bleue, indigo ou violette) qui lui est associée.

Par exemple, le rouge est le chakra racine qui symbolise la survie et la sécurité que vous souhaitez. utilisez cette couleur pour toutes les tâches liées au travail. Pour les tâches créatives, vous pouvez choisir d’utiliser orange; le jaune représenterait les éléments qui vous aident à grandir; le vert est réservé aux événements personnels comme le déjeuner avec un ami; bleu équivaut à des activités qui expriment votre esprit comme écrire, et indigo est destiné à des activités qui méritent votre attention. L'utilisation de cette méthode d'organisation vous évite d'être submergé. En regardant votre calendrier, vous obtenez une journée facile à voir, équilibrée et sans stress.

4. Choisissez une stratégie plutôt qu’une opportunité.

Les entrepreneurs ne peuvent pas se disperser autant qu’ils en ont à en tirer toutes les occasions. De l'argent, du temps et de l'attention manquent pour créer une entreprise. Tous ces éléments sont également rares lors de l’exploitation d’une entreprise. Franchement, peu importe ce que vous faites dans la vie, il manque de temps, d'argent et d'attention. Utilisez votre calendrier – plein d'activités – et assurez-vous de vous concentrer sur la stratégie. Votre calendrier sera votre stratégie de réussite .

«Il est préférable de dépenser son temps et son énergie en activités conformes aux valeurs fondamentales et au plan stratégique de l'entreprise, définis tous deux par les besoins du client et du client. équipe interne ", dit Sean Hinton de SkyHive Technologies Inc.

5. Mangez cette grenouille.

Défendue par Brain Tracy cette période préférée La technique de gestion consiste à travailler sur votre tâche la plus importante (MIT) la veille de toute chose. Selon Tracy, la conquête de votre tâche la plus difficile vous permettra de «passer la journée avec la satisfaction de savoir que c’est probablement la pire des choses. les choses qui vont vous arriver toute la journée ", La science a montré que nous avons souvent le plus d'énergie et la concentration nécessaires le matin. C'est également le meilleur moment de la journée pour garder les distractions à distance. [19659005] Si vous avez plusieurs tâches importantes, Tracy vous conseille "commencez par la tâche la plus importante, la plus difficile et la plus importante." Il vous recommande également de prendre des mesures immédiates et de continuer à vous entraîner jusqu'à la perfection.

Il m'a fallu un peu de temps pour le maîtriser. Mais, lors de la création de mon calendrier, je bloque toujours les heures de travail de 9 heures à midi pour ma priorité absolue pour la journée. Bien que je prenne des pauses et que je finisse souvent avant midi, cela crée une routine dans mon emploi du temps et évite les distractions.

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6. Envisagez le blocage du temps au lieu des listes de tâches à effectuer.

Les listes de tâches à effectuer peuvent constituer un atout lors de vos blocages horaires, mais elles peuvent également devenir une source de stress et de déception. Si vous parcourez votre liste à la fin de la journée et que vous n’écrivez que quelques articles, que pensez-vous que vous allez ressentir? Les recherches ont révélé que 41% des tâches à effectuer ne sont jamais terminées. En outre, Kevin Kruse, auteur de 15 secrets qui ont réussi à connaître la gestion du temps a découvert que les personnes les plus performantes ne se fient pas aux listes. Au lieu de cela, ils construisent des blocs de temps dans leurs calendriers.

Les blocs de temps ne sont que des blocs de temps utilisés pour des tâches spécifiques. Par exemple, bloquer deux heures pour «manger votre grenouille» le matin, une heure pour nettoyer votre boîte de réception après le déjeuner et un bloc d’après-midi consacré à une réunion. Organiser votre temps, par opposition aux tâches, vous oblige à hiérarchiser les priorités, réduit les distractions et élimine le multitâche.

Pour commencer, identifiez le moment le plus productif pour réserver votre temps pour votre MIT. Suivez le temps que ces tâches vous prennent pour pouvoir allouer suffisamment de temps. Plus important encore, créez un calendrier autour de ces blocs et respectez-le. Planifiez votre travail – et votre emploi du temps.

7. Créez un calendrier «facultatif».

Je n’étais pas au courant de ce concept avant de tomber sur un article de Muse écrit par Caroline Liu. L’idée ici est que vous créez un calendrier «optionnel» qui inclut tout ce qui n’est pas obligatoire. Par exemple, un stage au choix peut être un événement social ou assister à un cours pouvant améliorer une compétence. «Ce sont des événements qui, idéalement vont pouvoir s'intégrer, mais ils sont les premiers à disparaître quand je me sens stressé», explique Liu.

Au lieu d'ajouter et de continuer Si vous supprimez des événements et des activités de vos calendriers personnels et professionnels, vous disposez d’un troisième calendrier qui regorge d’options lorsque votre calendrier change à la dernière minute. Maintenant, vous n’avez plus à vous soucier de la façon dont vous allez dépenser ce temps car vous avez déjà pris cette décision dans votre calendrier "optionnel".

8. Intégrez du temps libre dans votre calendrier.

“Lorsque vous êtes constamment occupé et que vous n'avez pas de temps libre – chaque minute de la journée étant programmée l'une après l'autre – vous maximisez la bande passante de votre cerveau: votre les capacités diminuent, vous devenez plus enclin à faire des erreurs et vous êtes moins perspicace », écrit Jocelyn K. Glei

Pour contrer cela, ajoutez chaque jour dans votre calendrier deux à quatre heures non structurées . Vous pouvez utiliser ce temps pour penser, apprendre, méditer ou explorer. Je sais qu'en tant qu'entrepreneur, cela peut sembler une perte de temps. Mais ce temps libre peut également stimuler votre créativité, vous rendre heureux et vous permettre plus de flexibilité dans votre emploi du temps.

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9. Utilisez les bons outils.

Enfin, si vous voulez vraiment rester au top de votre jeu, assurez-vous d’utiliser les bons outils. Les outils appropriés comprennent:

• Une application de calendrier . Qu'il s'agisse de Google Calendar de Microsoft Calendar ou d'une application comme Fantastical2, vous permet d'ajouter des éléments et de gérer votre calendrier à tout moment, n'importe où.
• Outil de planification. Calendrier est un calendrier intelligent qui utilise l'apprentissage automatique pour faire des suggestions intelligentes sur le moment, le lieu et la façon de planifier une réunion.
• Logiciel de suivi du temps. Si vous souhaitez que votre calendrier reste organisé, vous devez savoir comment vous utilisez votre temps. Des outils tels que RescueTime et SmarterTime peuvent suivre vos activités tout au long de la journée.
• Applications de prise de notes. Chaque fois que vous avez une idée ou une pensée, évitez-la en utilisant une application telle que Evernote ou Google Keep.
• Listes de choses à faire. Si vous les aimez: Todoist, Things, Remember the Milk et Wunderlist font partie d'une poignée d'applications qui vous permettent de créer, gérer et partager vos listes.