8 Tactiques de communication pour éliminer le temps de gaspillage au travail

27 juillet 2018

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Peu importe si vous communiquez avec un employé, un client, un patron ou un collègue, il est impératif d'éviter toute confusion et tout malentendu. La raison? La confusion et l'incompréhension ne mènent qu'à plus de confusion et d'incompréhension.

Comment communiquer est l'un des sujets les plus importants que vous pouvez étudier et apprendre. Par conséquent, vous finissez par perdre du temps en essayant d'expliquer ce que vous vouliez en premier lieu.

Pour éviter cela, voici huit tactiques de communication que vous devriez commencer à utiliser aujourd'hui.

1. Toujours savoir "pourquoi".

En d'autres termes, toute communication se produisant au travail devrait avoir un but. Cela peut aller de la définition des rôles et des responsabilités à la vérification de l'avancement d'un projet pour donner des éloges. Même chit-chat a une raison. Chit-chat peut construire la camaraderie.

Avant d'initier tout type de communication, demandez-vous: "Qu'est-ce que je veux accomplir ici?" De cette façon, vous restez concentré et évitez de vous laisser distraire.

celui qui a initié la communication? Pensez à son but. Il ne semble pas y avoir de choix évident, orienter vers le «pourquoi?»

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2. Soyez clair sur vos attentes.

Disons que vous avez un développeur qui conçoit votre site. Quand c'est terminé, ils vous font savoir qu'il est prêt à être mis en ligne. Vous le regardez mais vous n'êtes pas fan de la page d'accueil. Donc, vous leur envoyez un courriel qui dit simplement: «Apportez des changements.»

Quels changements voulez-vous? Ils ne sont pas des lecteurs d'esprit. Quand il s'agit de communication, vous voulez être clair sur vos attentes afin d'éviter toute mauvaise communication .

Dans ce cas, vous diriez au développeur pourquoi vous n'aimez pas la navigation et quelle action vous voudriez qu'ils prennent. Ce pourrait être une solution simple. Mais, ils ne le savent pas si vous n'expliquez pas ce que vous voulez.

Aussi, évitez les raccourcis, les emojis, le jargon et les termes régionaux. Cela peut avoir du sens pour vous, mais pas pour l'autre personne. Par exemple, si vous étiez originaire de Pittsburgh et que vous avez demandé à un collègue s'ils voulaient une «pop», ils pourraient être un peu nerveux parce que cela semble un peu menaçant. Ils demandent vraiment si vous voulez un soda

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3. Communiquer les faits par voie électronique, mais les émotions en personne.

Il est plus facile et plus rapide de communiquer que jamais grâce aux SMS, aux courriels, aux applications de messagerie comme Slack et aux outils de gestion de projets comme Trello. Ces canaux de communication font partie intégrante du succès de toute entreprise, mais la communication électronique devrait être réservée au suivi des flux de travail et au partage des faits. C'est parce qu'il y aura toujours un enregistrement de la communication qui peut être consulté chaque fois que nécessaire.

Quand il s'agit d'un contenu émotionnel élevé, considérons qu'il est le plus susceptible de mieux être livré en face à face ou à tout le moins par téléphone ou par téléconférence. Beaucoup plus difficile pour vous – mais mieux pour l'individu avec qui vous parlez.

Par exemple, si vous deviez licencier quelques employés, il serait préférable de leur parler individuellement dans votre bureau plutôt que de partager le nouvelles avec tout le monde sur Slack. Cette action créerait de la méfiance dans toute votre équipe – et est pour le moins irrespectueuse

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4. Soyez respectueux du temps des autres.

Je veux dire par là que je respecte leur temps de travail. Nous avons tous besoin d'une vie en dehors du bureau. Bien sûr, les lignes sont floues puisque nous sommes branchés 24h / 24 et 7j / 7. Cependant, vos collègues, collègues et employés ne sont pas tenus de vous répondre immédiatement lorsque vous leur tendre la main.

En d'autres termes, si c'est un samedi matin et que vous envoyez un courriel à un collègue, vous ne recevrez pas de réponse avant dimanche. nuit. Il n'y a aucune raison de s'énerver à ce sujet. Mais, les déranger jusqu'à ce que vous obtenez une réponse totalement déconseillée. Quelqu'un qui a décidé de travailler à distance est probablement en train de le faire pour une raison très précise – et l'un d'entre eux est d'être libre de la foule "pouce sur".

En règle générale, sauf si c'est une vie ou la mort situation, n'envoyez pas de communications liées au travail le week-end ou tard le soir

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5. Ne dominez pas la conversation.

Cela s'applique à la fois aux conversations en personne et aux communications électroniques aller-retour et signifie simplement que vous devriez écouter plus que vous ne parlez. Cela permet non seulement de faire circuler la conversation mais aussi de recevoir de l'information.

En plus, j'ai appris que lorsque vous parlez, les gens vous écoutent.

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6. Restez simple et concis.

Comme vous, je suis sûr que vous êtes submergé par l'information. Cela rend plus difficile de conserver toutes les informations que vous rencontrez – il est également stressant de suivre ce flux d'informations.

Plutôt que de contribuer à la surcharge d'informations, gardez vos communications aussi simples et concises que possible. Coupez droit à la poursuite et ne vous promenez pas. Si vous avez besoin d'aide pour réduire le problème, concentrez-vous sur deux choses; quel est ton but et quels sont tes points clés?

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7. Prêtez attention aux indices non verbaux.

Lorsque vous parlez à quelqu'un en face à face ou que vous parlez devant un groupe, faites attention à «la posture, les expressions faciales et les autres gestes faits par les gens pendant qu'ils parlent. Plus vous pouvez interpréter, plus la conversation devient précieuse. »

Par exemple, si vous faisiez une présentation lors de votre prochaine réunion d'entreprise et que vos collègues semblaient s'ennuyer et ne pas être engagés, vous ne voudriez pas continuer d'appuyer. Vous devrez peut-être abréger la présentation ou faire un ajustement pour attirer leur attention. Si ce n'est pas le cas, vous perdez tout le temps parce qu'ils ne sont pas intéressés ou engagés dans votre présentation.

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8. Pause pour se calmer.

Disons que vous êtes frustré ou exaspéré par un client, un employé ou un collègue. Parfois, il vaut mieux attendre que vous ayez refroidi pour communiquer avec eux. La dernière chose que vous voulez est de leur envoyer un message quand vous êtes émotif, puisque vous n'êtes pas clair ou rationnel pour le moment.

Parfois, vous pouvez vous rafraîchir en une heure ou à la fin de … le jour, mais d'autres fois vous voudrez peut-être attendre un jour ou deux quand vous serez vraiment chargé.