8 horribles erreurs de courrier électronique professionnel que vous devez éviter

Le courrier électronique est devenu intimidant. De nos jours, la plupart des entreprises fonctionnent à un rythme rapide. Cependant, j’ai remarqué que certaines personnes ont tendance à se précipiter dans leur e-mails, ce qui peut conduire à des erreurs. Ces erreurs sont devenues mes bêtes noires et peuvent également nuire à une transaction commerciale.

Cet article vise à mettre en évidence quelques erreurs de courrier électronique courantes dans le monde des affaires.

1. Orthographe du nom

La plupart des gens ont des signatures électroniques qui indiquent clairement comment épeler leur nom. Pourtant, je remarque encore que les prénoms dans les emails sont mal orthographiés. Si la personne qui écrit l’e-mail a pris quelques secondes supplémentaires pour relire ce qu’elle a tapé, elle pourrait se rendre compte qu’elle a mal orthographié le nom de la personne à laquelle elle envoie l’e-mail.

Cela ne semble peut-être pas être un gros problème, mais lorsque je reçois un email avec mon nom mal orthographié, cela me fait croire que la personne n’a pas pris le temps de revoir ma signature email pour vérifier l’orthographe correcte de mon nom.

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2. Répondre à tous

J’ai rencontré des situations où les gens devraient utiliser la réponse à tous et ne le font pas. J’ai également rencontré des situations dans lesquelles les gens ne devraient pas utiliser Répondre à tous et faire. Chaque fois que je rencontre une de ces situations, j’avoue que je suis frustré. Cette simple erreur ne se produirait probablement jamais si les gens prenaient le temps de vérifier leur travail.

3. Transfert

Continuons avec les erreurs de courrier électronique, parlons du bon avant à l’ancienne. Je reçois souvent des transferts d’e-mails que je ne devrais pas recevoir. Avant de transférer un e-mail, je lis toujours l’intégralité de l’e-mail. S’il y a quelque chose, même vaguement discutable, quant à savoir si la personne à qui je transfère l’e-mail doit le lire, je ne le transmettrai pas. Je commencerai ensuite un nouvel e-mail et copierai et collerai uniquement les sections pertinentes de l’e-mail que je transmettrai. Je pense que cette erreur directe se produit principalement sur le terrain et en utilisant son téléphone.

À mon avis, il vaut mieux ne pas se précipiter. Un e-mail peut généralement attendre que l’on revienne au bureau, par opposition à l’envoi d’un e-mail transféré que l’on pourrait regretter d’avoir envoyé plus tard.

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4. Utilisez le téléphone !

Une autre erreur que je constate parfois est que les gens utilisent le courrier électronique au lieu de décrocher le téléphone. Le courrier électronique est extrêmement difficile à naviguer dans des situations sensibles, et son Ton peut facilement être mal interprété. Chaque fois qu’il y a une situation délicate, je recommande toujours de décrocher le téléphone et d’avoir un dialogue. Une conversation téléphonique est bien plus personnelle qu’un e-mail et permet de naviguer humainement dans une conversion.

5. Lignes d’objet

Une ligne d’objet doit être claire et permettre au lecteur de comprendre le sujet de l’e-mail. Il devrait toujours y avoir une ligne d’objet dans un e-mail. L’absence de ligne d’objet me rend vraiment perplexe car je ne comprends pas pourquoi quelqu’un enverrait un e-mail sans une ligne d’objet. Si je reçois un email sans ligne d’objet, je remettrai en question le professionnalisme de l’expéditeur.

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6. Pièces jointes

Une autre erreur que je constate parfois est que l’expéditeur oublie de joindre une pièce jointe ou joigne la mauvaise pièce jointe. C’est une autre de mes bêtes noires car elle est si facilement évitable.

Il suffit de quelques minutes avant d’appuyer sur Envoyer à revérifier ce. De nos jours, de nombreux programmes de messagerie ont même la possibilité de définir un délai afin d’arrêter l’envoi. Bien que je recommande toujours de vérifier avant d’appuyer sur Envoyer, je pense qu’il vaut la peine de configurer cette fonctionnalité de non-envoi au cas où votre programme de messagerie le permettrait.

7. Contacts

Je ne vois pas celui-ci très souvent, mais je vois de temps en temps envoyer un e-mail à la mauvaise personne. Si quelqu’un connaît trop de personnes portant un nom similaire, il peut accidentellement adresser l’e-mail à la mauvaise personne. Cela ne ressemble pas à un disque rayé, mais c’est une autre erreur qui peut facilement être évitée en revérifiant son travail.

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8. Longueur

Enfin, je voudrais adresser des e-mails inutilement longs. Comme je l’ai établi, nous vivons dans un monde en évolution rapide. De temps en temps, je reçois un email que je trouve ridicule. Cet e-mail est généralement répétitif et peut facilement être condensé. Si par hasard vous pensez que vous envoyez des e-mails trop longs, je vous suggère d’en parler à notre nouvel ami ChatGPT un essai. Copiez et collez votre e-mail dans Chat et demandez à Chat de le condenser. Bien sûr, vérifiez le travail de Chat, mais pour l’essentiel, je pense que l’e-mail résumé provenant de Chat sera plus productif que le long e-mail original.

Je suis sûr que beaucoup peuvent également comprendre les frustrations résultant du courrier électronique. J’espère que tout le monde prendra le temps de réfléchir et de traiter. N’oubliez pas qu’il est préférable de prendre votre temps et d’écrire un e-mail efficace et réfléchi plutôt que de vous précipiter et d’envoyer un e-mail que vous pourriez regretter plus tard.