8 façons dont votre entreprise peut éviter une catastrophe et s’en remettre si elle se produit

De mauvaises choses arrivent aux bonnes entreprises, quelle que soit leur taille. Un disque dur peut tomber en panne et désintégrer vos dossiers fiscaux. Des produits chimiques toxiques peuvent être déversés ou une cafetière peut prendre feu, détruisant ainsi les devis. Un réfrigérateur de laboratoire peut tomber en panne, tuant des échantillons biologiques vitaux. Au-delà de votre bureauil y a des actes de terreur et des tremblements de terre. Vous pouvez être piraté, l’économie peut s’effondrer ou de nouvelles lois peuvent être promulguées qui affectent votre capacité à faire des affaires.

S’il y a une pandémie qui écrase l’économie, vous ne devriez pas compter uniquement sur l’intervention du gouvernement comme il l’a fait en 2020. Le gouvernement peut peut-être vous aider, mais vous ne devriez jamais miser votre entreprise là-dessus. Chaque entreprise a la responsabilité d’assurer sa propre survie dans des moments difficiles et turbulents. Cela signifie que toute entreprise – ou personne ou famille, d’ailleurs – a intérêt à prendre des mesures pour résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent.

Avoir un plan d’urgence peut sauver votre entreprise. Un exemple ironique est celui de Cantey Technology, en Caroline du Sud, qui héberge des centaines de serveurs pour ses clients. Lorsque la foudre a frappé son bâtiment et dévasté son infrastructure réseau, fait fondre ses câbles et brûlé ses ordinateurs, la planification d’urgence a sauvé la situation. Cela aurait pu être désastreux pour Cantey et ses clients. Mais Cantey avait déplacé ses serveurs clients à un centre de données distant, permettant un service ininterrompu à ses clients. Toutes les entreprises n’ont pas cette chance : 40 % des petites et moyennes entreprises ne rouvrez pas après une catastrophe naturelle et 25 % échouent dans l’année qui suit une catastrophe.

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Planifier l’échec

Sachant que échec critique qui se profile pour chaque entreprise a conduit à la création des disciplines connexes que sont la continuité des activités et la reprise après sinistre. Selon le Institut de continuité des activités« La continuité des activités consiste à avoir un plan pour faire face aux situations difficiles, afin que votre organisation puisse continuer à fonctionner avec le moins de perturbations possible. » Reprise après sinistre, selon le livre d’Andrew Hiles Gestion de la continuité des activités, meilleures pratiques mondialesaborde spécifiquement ce qui est nécessaire pour récupérer et restaurer… capacités en matière de technologie de l’information, d’infrastructure et de télécommunications à la suite d’un incident.

Que ferez-vous lorsque quelque chose de grave survient et menace votre capacité à faire des affaires ? Si vous planifiez, vous pouvez surmonter. Pour minimiser – ou, dans des circonstances idéales, éviter – les temps d’arrêt, vous devez élaborer un plan de continuité des activités (PCA). Agir rapidement peut non seulement maintenir vos revenus, mais rassurer vos clients sur le fait que vous pouvez répondre à leurs besoins de manière fiable.

Une célèbre citation militaire dit qu’aucun plan ne survit au contact avec l’ennemi. Mais il ne fait aucun doute qu’il vaut mieux planifier que pas.

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8 étapes pour mettre en œuvre la reprise après sinistre

Votre entreprise sera unique, mais ces étapes constituent la base pour faire le meilleur travail possible afin de minimiser les dommages causés par tout incident potentiel.

1. Mener une « l’évaluation des risques« . Il s’agit d’un terme sophistiqué pour identifier tout ce qui peut affecter les opérations de votre entreprise. Dressez la liste des événements qui pourraient interrompre votre entreprise : une catastrophe naturelle, une panne d’équipement, des pannes de courant, des méfaits d’employés mécontents, la perte d’un employé clé ou une cyberattaque.
2. Identifiez vos fonctions commerciales critiques. Cela dépendra de la nature de votre entreprise. Une entreprise d’aménagement paysager a besoin de ses outils de jardinage et de son transport. Une entreprise de conception de sites Web a besoin d’ordinateurs, d’un accès à Internet et d’électricité. Quels que soient ces éléments, soyez aussi détaillé que possible.
3. Créer un plan de reprise après sinistre. Pour chacun des problèmes potentiels répertoriés ci-dessus, déterminez comment vous réagirez en cas de catastrophe. Une tornade affectera-t-elle votre capacité à livrer des produits ? Certains événements seront plus probables que d’autres, alors trouvez d’abord une solution pour ceux-là. Planifiez une panne de courant avant de planifier une invasion extraterrestre, par exemple.
4. Sauvegardez régulièrement les données. Chaque entreprise dispose de documents dont elle a besoin pour fonctionner, notamment les dossiers des employés, les dossiers fiscaux, les dossiers de ventes, les spécifications de projet, les listes de clients et même les recettes. Le cloud offre une option facile à utiliser, notamment en association avec un système de gestion de documents (DMS), que vous utilisez peut-être déjà pour enregistrer les reçus de votre entreprise. Vous devriez également prendre le temps de vous renseigner sur la sécurité numérique.
5. Faire un plan de communication d’urgence. Dans le feu d’une catastrophe, le temps presse. Ce n’est pas le moment de commencer à connaître le numéro de téléphone de week-end de votre FAI. Les employés clés qui devront agir en premier, puis les fournisseurs qui devront peut-être modifier l’expédition ou la livraison, puis les clients qui auront peut-être besoin de savoir s’ils peuvent toujours visiter ou acheter en ligne, et d’autres parties prenantes. Vous aurez besoin des coordonnées à jour de tout le personnel clé et elles doivent être facilement accessibles.
6. Formez vos employés. Une fois que vous avez un plan, organisez une séance de formation périodique pour informer vos employés sur ce qu’il faut faire. Il peut s’agir d’une soirée pizza pour une petite entreprise telle qu’un salon de manucure ; cela peut prendre un après-midi complet ou plus s’il s’agit d’un détaillant en ligne. Les exercices et les simulations aident tout le monde à se souvenir du plan et à identifier les faiblesses avant qu’une véritable urgence ne détruise votre plan.
7. Travailler avec des partenaires clés. La communication ne suffit pas si vous n’avez pas préparé un fournisseur ou un client à ce que vous ferez en cas d’inondation ou d’attaque terroriste. Concluez des accords à l’avance. Parlez aux prestataires de services, aux vendeurs d’équipements, aux expéditeurs, aux fournisseurs d’espaces de bureau… à toute personne sur qui vous pouvez compter lorsque quelque chose interrompt votre activité. Fais-le avant une urgence afin de ne pas vous battre avec tout le monde en cas de grève des transports en commun ou d’effondrement d’un pont.
8. Testez et mettez à jour régulièrement. Tu as fait ton plan ? Félicitations. Ne le laissez pas dans un tiroir de bureau ou enterré sous les menus à emporter d’un restaurant sur un tableau d’affichage. N’oubliez pas si vous avez changé de fournisseur ou si vous avez ajouté une nouvelle source de revenus. Passez en revue votre plan et assurez-vous qu’il fonctionne toujours.

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Un extincteur lorsque votre entreprise est en feu

Un incendie sur la cuisinière dans votre cuisine peut rapidement tourner au désastre sans extincteur à proximité. Votre entreprise a besoin de l’équivalent. Que vous vous inspiriez de L’architecture multirégionale d’Amazonle le plan du gouvernement pour maintenir les banques et les coopératives de crédit liées ou un prudence de l’astronaute Pour « se préparer à l’inattendu », votre petite entreprise peut améliorer considérablement sa capacité de survie en cas de catastrophe.