7 étapes pour transformer le Shadow IT en un avantage concurrentiel

4. Établir des modèles de gouvernance low-code et no-code

Les trois premières étapes contribuent à intégrer le shadow IT, mais elles ne tiennent pas compte du fait que les services informatiques disposent rarement de suffisamment de personnel, d’expertise ou de budget pour réaliser tous les programmes prioritaires.

Ici, les DSI peuvent réduire l’écart entre l’offre informatique et les technologies en promouvant les technologies de développement citoyen et en établissant des modèles de gouvernance pour solutions low-code et no-code. Les modèles de gouvernance sans code doivent couvrir les processus d’examen des idées d’applications, des rôles et responsabilités, des exigences d’intégration, des pratiques de gestion des versions, des exigences de documentation et d’autres exigences pour garantir des processus commerciaux fiables et sécurisés.

Les solutions sans code offrent des avantages significatifs dans la lutte contre le shadow IT, car elles transfèrent le travail de mise en œuvre et de support vers les responsabilités de l’entreprise. Les solutions sans code peuvent aider les utilisateurs professionnels convertir des feuilles de calcul en flux de travaildévelopper des bases de connaissances et construire Intégrations SaaS.

Toutefois, pour réussir, les DSI ont besoin d’un modèle de gouvernance et d’un plan d’architecture de solution pour les aider à sélectionner des plates-formes low-code et sans code, fournir des conseils sur le moment d’utiliser ces plates-formes, établir un cycle de vie de développement et assurer un support continu.

« Un cadre stratégique doit catégoriser les cas d’utilisation en fonction de trois critères : la complexité commerciale, la complexité technique et les exigences de sécurité et de conformité », explique Varadharajan. « Tout cas d’utilisation répondant à l’un de ces critères doit être géré par le service informatique, tandis que les autres peuvent être délégués aux unités commerciales. »

5. Développer la science des données citoyennes et les capacités de libre-service

Les DSI ont adopté la science des données citoyennes parce que les outils de visualisation de données et autres plateformes de business intelligence en libre-service sont faciles à utiliser pour les professionnels et réduisent le travail de reporting et d’interrogation que les services informatiques devaient prendre en charge. Les programmes les plus réussis vont au-delà du déploiement d’outils en établissant gouvernance dans les programmes de science des données citoyennes tout en prenant des mesures pour réduire la dette de données.

La science des données citoyenne réduit le shadow IT lorsque les DSI font la promotion gouvernance proactive des données et établir des pratiques d’intégration, de catalogage et de qualité des données. Il peut arriver que des besoins en données et des outils spécifiques à un service soient requis. Mais disposer de solides capacités de données et de plates-formes de données standardisées qui permettent aux employés occupant des postes dans les domaines des affaires, des données et de la technologie d’exploiter les données dans la prise de décision contribue à réduire la prolifération des outils et des programmes fantômes.

6. Itérer et communiquer une stratégie d’IA générative

Shadow AI est la prochaine ligne de front où les départements et leurs employés explorent déjà des outils d’IA générative et risquent d’exposer des informations exclusives et autres informations confidentielles. Graphiques récents de la société de capital-risque Sequoia Capital aide à montrer combien d’outils d’IA générative arrivent sur le marché pour répondre aux besoins des ventes, du marketing, de la conception, de l’ingénierie logicielle, du support client, des services juridiques et d’autres services.

Il s’agit d’un domaine propice aux activités fantômes, en particulier parce que les dirigeants ont soif de voir leur organisation identifier des avancées et des gains d’efficacité en utilisant les capacités de l’IA générative. Qu’est-ce qui empêche un chef de service ou un employé d’essayer un nouvel outil et de démarrer un autre programme parallèle ?

Lorsque cela est approprié d’un point de vue réglementaire, les DSI devraient éviter de dire non à l’expérimentation de l’IA générative. Lorsque les chefs de service entendent non à plusieurs reprises, ils envisagent d’explorer des solutions fantômes sans collaboration en matière d’informatique, de sécurité ou de conformité.

Les DSI doivent également créer, communiquer et mettre à jour de manière itérative un stratégie d’IA générative qui capture les perspectives à court et à long terme. Les plans à court terme doivent préciser quels départements doivent expérimenter, vers quels résultats et opportunités commerciaux, ainsi que quels outils peuvent être utilisés, quelles données peuvent être impliquées et où ils doivent rendre compte de leurs apprentissages expérimentaux. Les DSI devraient également mettre à jour leurs stratégies de transformation numérique pour réfléchir à l’impact des grands modèles linguistiques sur leurs secteurs et aux domaines dans lesquels les expériences client nécessitent des refontes basées sur l’IA.

7. Favoriser une culture de co-création

La dernière étape est probablement la plus importante et doit être gérée parallèlement aux six autres étapes.

Le Shadow IT est bien plus qu’un risque et une opportunité manquée : il représente un fossé opérationnel et culturel entre « business » et « IT » que les principaux DSI visent à éliminer. Combler l’écart nécessite de développer le sens des affaires au sein de l’organisation technologique en établissant des relations avec les parties prenantes de l’entreprise, en développant l’empathie pour les besoins des clients et des employés et en améliorant les communications. Cela oblige également les DSI à abandonner leurs capacités techniques afin que les employés experts en numérique travaillant dans les départements des ventes, du marketing, des ressources humaines et autres disposent d’outils approuvés et d’un processus gouverné pour répondre eux-mêmes à leurs besoins technologiques.

Les DSI qui suivent ces sept étapes peuvent transformer le shadow IT en un avantage concurrentiel en répondant à davantage de besoins technologiques des départements, en réduisant les risques liés aux programmes fantômes et en permettant à davantage d’entreprises de gérer en libre-service leurs flux de travail et leurs besoins en données.