7 conseils pour contenir la portée du projet

Les chefs de projet savent que la définition de la portée d'un projet et l'élaboration d'un énoncé de portée ne sont qu'un point de départ. La partie suivante, contenant la portée du projet, est beaucoup plus compliquée – et non moins cruciale. On estime que 52 % de tous les projets sont confrontés à une dérive de la portée à un moment donné. Une telle croissance incontrôlée peut compromettre les chances d'achèvement et de succès de votre projet.

Bien que les entreprises dotées de processus de création de valeur matures soient moins susceptibles de rencontrer des problèmes tels qu'une dérive de la portée, des crises imprévues telles que celles que nous avons vues avec la pandémie de COVID-19 ont compliqué la portée des projets même les plus simples en apparence. Les environnements de travail actuels ont connu une volatilité, une incertitude, une complexité et une ambiguïté croissantes, incitant les organisations à réévaluer les analyses de rentabilisation sous-jacentes, à réinitialiser les processus de livraison, à modifier les projets et les programmes et à repenser leur approche de sélection et de livraison des projets, selon KPMG.

Dans cet esprit, que peuvent faire les chefs de projet pour contenir la portée du projet et réduire la dérive de la portée même en temps de crise ? Voici quelques conseils.

Évaluez la portée du projet en gardant un œil sur le présent et l'avenir

Que vous pensiez que votre projet sera impacté par un changement externe important ou non, il est préférable de réévaluer l'ensemble d'un projet dans le contexte actuel ou potentiellement changeant environnements. Bien que le COVID-19 soit une crise à un niveau extrême, il nous a appris des leçons précieuses et attendues depuis longtemps sur la valeur de l'adaptabilité et de la résilience. L'une de ces leçons clés est que les changements, de nature interne ou externe, qui peuvent sembler avoir un impact limité ou nul sur un projet simple peuvent générer des conséquences imprévues importantes sur la route.

Explorer et identifier les risques émergents potentiels

Il y a des risques émergents en permanence, et bien que certains puissent sembler n'affecter que certains secteurs d'activité, ils sont susceptibles d'avoir un effet d'entraînement. Considérez chaque risque comme s'il faisait partie d'un vaste réseau. Suivez-le d'un bout à l'autre jusqu'à votre secteur, votre entreprise et vos projets. Assurez-vous de ne faire aucune hypothèse sur un impact potentiel jusqu'à ce que vous ayez été en mesure de déterminer clairement qu'il n'y a pas d'impact indirect, aussi minime soit-il en apparence.

Revoyez fréquemment les délais de livraison

Depuis le début de la pandémie, pratiquement tous les projets ont subi des retards dans les échéanciers. Que ce soit en raison de problèmes de ressources ou de problèmes probables de logistique et de chaîne d'approvisionnement, les chefs de projet sont susceptibles de rencontrer des problèmes avec les délais de livraison. La clé est de reconnaître la nécessité de revoir les délais plus fréquemment et d'effectuer rapidement les ajustements et les communications nécessaires.

Un bon chef de projet sait qu'il est essentiel de tenir les parties prenantes et les sponsors informés des changements. C'est mieux pour le succès d'un projet s'ils savent où en sont les choses plutôt que de recevoir des nouvelles négatives à long terme quand il est trop tard. Si vous pensez que quelque chose peut avoir un impact sur la portée d'un projet (de votre faute ou non), cela permet un certain recours. Ils sont plus enclins à le prendre avec une meilleure foulée, et cela aide tout le monde à avoir une plus grande chance de prendre les bonnes décisions pour réduire l'impact de toute dérive de la portée. assez courant, mais la rapidité avec laquelle un chef de projet devance ces demandes peut souvent faire toute la différence pour maintenir la portée contenue. Éviter ou retarder les demandes de changement peut avoir des conséquences beaucoup plus graves. Une fois que des changements apparaissent ou ont même le potentiel d'apparaître sur le radar de votre projet, faites de votre priorité d'aller au devant des choses pour réduire l'impact sur la portée.

Surveillez la portée comme si c'était déjà un problème

Surveillez, surveillez , surveillez la portée de votre projet. Vous ne pouvez pas le surveiller d'assez près, surtout en période d'incertitude. Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez voir les moindres changements et les risques potentiels qui pourraient devenir un cauchemar plus tard. Cela vous donne amplement le temps de concevoir un plan pour traiter les facteurs qui peuvent devenir une épine dans votre pied et vous causer des appels plus difficiles et inutiles sur toute la ligne. L'une des erreurs que commettent de nombreux chefs de projet est de penser qu'ils seront considérés comme non qualifiés ou incompétents s'ils demandent de l'aide. Rien n'est plus éloigné de la vérité. Avant d'être chef de projet, vous êtes une personne – et en tant que tel, on ne peut pas s'attendre à ce que vous sachiez tout tout le temps. Les parties prenantes et les sponsors vous respecteront pour avoir demandé de l'aide, surtout si cela aide à contenir la portée du projet. Cela montre simplement que vous pouvez faire passer la santé d'un projet et de ses parties prenantes avant votre ego.

Bien que ces conseils puissent sembler évidents pour certains, ils peuvent être difficiles à garder à l'esprit pour les nouveaux chefs de projet ou même les plus expérimentés. le projet en cours et les changements dans l'environnement de travail. N'oubliez pas que contenir la portée du projet consiste à planifier à l'avance et à rester diligent lors du suivi et de l'action en cas de changement.