7 conseils pour augmenter les flux de trésorerie

Les entreprises bénéficient d’être payées le plus rapidement possible, ce qui permet un flux de trésorerie plus important et une gestion plus fluide processus financiers. Mais il peut être difficile d’amener vos clients à vous payer rapidement, surtout lorsque le retard de paiement est une tendance croissante qui a pris racine bien avant la pandémie.

Dans cet esprit, quelles stratégies les entreprises peuvent-elles utiliser pour accéder plus rapidement à leur argent ?

La valeur des paiements et des recouvrements plus rapides

Votre entreprise bénéficiera de paiements plus rapides et de recouvrements plus rapides de plusieurs manières :

Accès immédiat à la trésorerie.

Plus tôt vous collectez l’argent de vos clients, plus tôt vous y aurez accès pour votre entreprise. Selon votre position actuelle, cela pourrait signifier avoir suffisamment de capital libre pour payer toutes vos dettes ou collecter un surplus d’argent que vous pourriez consacrer à un investissement important, comme un nouveau bâtiment.

Consolidation de la paperasserie.

Le recouvrement sur une facture signifie que vous pouvez clôturer la facture et terminer la transaction. De plus, si vous collectez les paiements de manière plus cohérente et fluide, vous disposerez de documents et d’enregistrements beaucoup plus consolidés et efficaces en arrière-plan.

Plus grande efficacité organisationnelle.

Une collecte d’argent efficace peut même rationaliser l’efficacité dans d’autres domaines de votre entreprise. Par exemple, les chefs de projet sont incités à terminer les projets plus rapidement, la comptabilité peut faire des projections plus précises et les principaux décideurs obtiennent également plus rapidement des données plus précises sur les finances de l’entreprise.

Comment les entreprises peuvent être payées plus rapidement

De nombreux propriétaires d’entreprise bénéficient aujourd’hui des tactiques suivantes pour sécuriser (et contrôler) leurs fonds plus rapidement et de manière plus fiable :

1. Envisagez de nouvelles technologies.

Aujourd’hui, de nombreuses nouvelles technologies et intégrations permettent d’être payé plus rapidement et plus facilement. Les solutions logicielles de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont celles qui prennent d’assaut l’industrie. Les solutions ERP aident les entreprises avec des processus commerciaux automatisés et plus efficaces.

Par exemple, les processus de comptes fournisseurs sont liés et interagissent avec le système ERP d’une entreprise pour traiter rapidement les factures et les paiements via un processus unique, unifié et ininterrompu. De plus, le traitement intégré des paiements permet aux clients de payer en ligne, ce qui rationalise le processus de recouvrement, élimine les problèmes de paiement et améliore l’expérience globale.

Du côté négatif, les logiciels ERP sont souvent très compliqués et peuvent nécessiter des connaissances spécialisées pour gérer le système. Pour cette raison, certaines entreprises peuvent ne pas accepter l’intégration de systèmes et la formation. Heureusement, d’autres solutions de trésorerie dotées de capacités technologiques plus faciles à gérer sont disponibles.

Par exemple, les entreprises qui organisent des solutions de trésorerie auprès de banques ou de prêteurs alternatifs sont généralement soumises aux systèmes traditionnels de transfert d’argent et aux heures d’ouverture des banques, ce qui limite l’accès aux fonds 24h/24 et 7j/7. eCapital, l’un des principaux fournisseurs de solutions de capital, a supprimé cet obstacle en offrant un accès instantané, 24 heures sur 24, aux capacités de financement et de paiement.

Les clients d’affacturage de factures de la société reçoivent des fonds déposés directement dans leur compte de caisse – les factures instantanées sont soumises et approuvées pour le financement. eCapital a collaboré avec Visa pour introduire un nouveau programme de cartes de crédit commerciales qui connecte les clients à un hub technologique.

Cette plate-forme centralisée consiste en une carte de crédit commerciale Visa connectée au compte espèces eCapital du client. Cela donne aux clients plus de contrôle sur la façon dont ils reçoivent leur argent et quand et comment ils le dépensent. De plus, avec des rapports solides pour gérer toutes les transactions Visa et l’accès à une ligne de crédit renouvelable pour combler les lacunes dans les flux de trésorerie quotidiens de l’entreprise, les clients acquièrent un contrôle direct sur leurs fonds.

2. Recueillir les acomptes.

Une façon plus traditionnelle d’augmenter la vitesse de votre flux de trésorerie consiste à percevoir les acomptes de vos clients. Si vous proposez un financement, vous pouvez imposer un acompte ou augmenter la valeur de l’acompte que vous demandez. Vous pouvez également percevoir un montant fixe de la facture totale à l’avance, avant de commencer à travailler, par exemple 50 %. De cette façon, vous aurez un accès immédiat à une partie de vos fonds et cela vous aidera à déterminer si un client est un fournisseur de paiement fiable avant de travailler avec lui.

Il y a bien sûr un inconvénient potentiel à cette stratégie. Si vous collectez initialement des acomptes trop tôt ou si vous demandez trop d’argent à vos clients, cela peut les rendre moins intéressés à acheter chez vous. Vous pouvez atténuer cet effet en facturant un taux d’avance raisonnable – de préférence en ligne avec vos concurrents – et en fournissant le service aussi rapidement et efficacement que possible.

3. Acceptez plusieurs modes de paiement.

Les entreprises évitent parfois d’accepter les paiements par carte de crédit en raison des frais élevés, ou elles refusent d’accepter d’autres types de paiements pour garder leurs systèmes de paiement simples. Cependant, la plupart des clients B2B utilisent généralement des cartes de crédit, des virements électroniques, des chèques, des passerelles de paiement et même des espèces pour effectuer des paiements. L’élimination de tout mode de paiement pourrait rendre plus difficile ou gênant pour vos clients de vous payer.

4. Envoyez vos factures rapidement.

C’est une stratégie simple mais très efficace : assurez-vous d’envoyer vos factures le plus rapidement possible, de préférence le jour où vous expédiez ou livrez vos produits ou services. Certains clients paieront votre facture dès qu’ils la recevront. Vous pouvez en tirer parti en vous assurant qu’ils reçoivent la facture le plus rapidement possible. Une livraison rapide des factures signifie également une date limite de facturation plus courte, un processus de suivi plus rapide et, en fin de compte, vous faire parvenir l’argent plus tôt qu’il ne serait arrivé autrement.

5. Clarifiez le formatage de vos factures et automatisez vos envois.

Vous devez également faire un effort pour clarifier le formatage de vos factures et créer des stratégies d’envoi automatisées. Vos factures doivent être formatées de la manière la plus intuitive possible pour faciliter la reconnaissance des informations en un coup d’œil. Les clients doivent pouvoir voir facilement combien ils doivent, les produits et services qu’ils ont commandés et comment ils sont censés payer. Incluez des informations telles que le nom et l’adresse de votre client, votre nom et votre adresse, un numéro de facture et des instructions sur la façon de payer. Vous devez également indiquer clairement la date d’échéance, afin qu’il n’y ait pas de confusion, puis détailler exactement ce qui se passe si la facture est payée en retard.

6. Créez une solide stratégie de suivi.

Tous vos clients ne paieront pas leurs factures immédiatement. Certains ne prendront même pas la peine de les payer. Vous aurez besoin d’avoir un solide stratégie de suivi en place pour ces clients si vous souhaitez accéder plus rapidement à votre argent. Commencez par un rappel automatisé ou un e-mail rapide le lendemain de l’échéance de la facture ; de nombreux clients négligent le paiement simplement parce qu’ils l’ont oublié. L’automatisation de la première étape aidera à rectifier ces erreurs simples beaucoup plus rapidement et sans dépenser beaucoup d’heures-personnes pour le faire.

Après cela, faites un suivi avec un appel téléphonique ou plusieurs appels téléphoniques si nécessaire. Restez poli, mais ferme lorsque vous expliquez la situation et proposez des options à vos clients. Essayez d’élaborer un plan de paiement ou de proposer un compromis différent si votre client a du mal à payer le montant de votre facture. Ces modes de paiement alternatifs peuvent ne pas être une situation financière idéale pour votre entreprise, surtout si cela signifie collecter moins d’argent que le total dû. Pourtant, au moins, vous commencerez à générer des flux de trésorerie.

Si votre client continue de vous éviter ou s’il refuse catégoriquement de payer, vous devrez peut-être aggraver la situation. Selon les détails de l’affaire, il peut être conseillé d’engager un avocat. Ils peuvent discuter de vos droits légaux et des possibilités d’entreprendre d’autres actions en justice.

7. Envisagez l’affacturage des factures.

Si vous êtes impatient d’obtenir de l’argent et que vos clients ne paient pas assez rapidement, vous pouvez également envisager l’affacturage des factures comme moyen d’être payé dans les 24 heures. Dans cet arrangement, vous allez essentiellement « vendre » vos factures à une société d’affacturage à prix réduit en échange d’argent comptant immédiat. De plus, la société d’affacturage assure gratuitement la gestion des comptes clients. Cet avantage supprime le fardeau des efforts de collecte de votre organisation et améliore l’efficacité de la RA. Le seul inconvénient est que vous vendrez la facture pour moins que ce que vous essayez de percevoir, ce qui signifie que vous sacrifierez des revenus dans le processus.

Conseils supplémentaires pour réussir

Vous voudrez également envisager de suivre ces conseils essentiels pour plus d’efficacité dans votre service comptable en général :

Mais, d’abord, utilisez un mélange de stratégies.

Vous pouvez utiliser plusieurs stratégies pour rationaliser l’efficacité de la collecte d’argent auprès de vos clients, comme vous l’avez vu. Certaines de ces stratégies sont plus solides que d’autres, et certaines sont plus accessibles que d’autres. Certaines de ces stratégies peuvent ne pas convenir à votre entreprise. Si vous voulez voir les meilleurs résultats possibles, il est bon de mélanger plusieurs stratégies ensemble. De cette façon, vous aurez un impact plus significatif sur un plus grand pourcentage de vos clients.

Construisez un système avec vos employés.

La planification descendante présente certains avantages, surtout dans une nouvelle entreprise, mais si vous souhaitez mettre en place un processus de facturation et de suivi qui fonctionne, il est préférable de travailler directement avec vos employés. Vous savez peut-être quel type de logiciel vous souhaitez utiliser et certains des points forts du processus que vous envisagez, mais vos employés auront une bien meilleure idée de la façon dont votre processus se déroulera au jour le jour. De plus, ils pourront donner des commentaires immédiats et fournir des directives pour aider à rendre le système aussi facile à suivre et aussi efficace que possible.

Documentez votre processus.

Lorsque vous commencez à générer un processus formel, assurez-vous de le documenter officiellement. La mise en place d’une documentation ferme augmentera la cohérence entre vos employés et empêchera le service de s’écarter de vos objectifs initiaux. Avoir une documentation formelle rend également la formation beaucoup plus facile, donc si vous embauchez de nouveaux comptables ou si vous avez de nouveaux transferts, vous pourrez les mettre à niveau en un rien de temps.

Restez toujours calme et poli avec les clients.

Il peut être frustrant de traiter avec un client qui refuse de payer vos factures. C’est encore plus frustrant si vous avez des conversations directes avec eux et qu’ils trouvent toujours un moyen de se soustraire au paiement. Cependant, il est important de rester calme et poli avec tous vos clients lorsque vous essayez de percevoir leurs paiements. Vous leur offrirez une meilleure expérience, en minimisant les risques qu’ils laissent de mauvaises critiques. En plus de cela, vous aurez un cas beaucoup plus clair si jamais vous devez en discuter devant un tribunal. Et surtout, votre entreprise conservera une bien meilleure réputation auprès des autres clients.

Obtenez des commentaires des deux côtés.

Recueillez les commentaires de vos employés ainsi que de vos clients. Par exemple, votre système de suivi des factures semble-t-il raisonnable à vos clients ? Est-il facile pour eux d’effectuer des paiements? Ont-ils l’impression que vous leur offrez suffisamment de flexibilité financière ? Et qu’en est-il de vos employés ? Trouvent-ils qu’il est facile de suivre les processus que vous avez décrits ? Ont-ils tous les outils dont ils ont besoin besoin de percevoir des paiements efficacement auprès des clients ?

Mesurez objectivement vos résultats.

Au-delà des commentaires subjectifs, vous devez également prendre le temps de mesurer objectivement vos résultats ; cependant vous pouvez. Par exemple, vous remarquerez peut-être que votre nombre de paniers abandonnés commence à diminuer après avoir modifié votre système d’acceptation des paiements. Ou vous remarquerez peut-être que malgré des revenus constants, votre trésorerie s’améliore. Gardez un œil sur ces indications mesurables que vos stratégies portent leurs fruits.

Soyez prêt à changer.

Enfin, n’ayez pas peur de faire quelques changements. Après avoir suivi un processus spécifique pendant quelques semaines, voire quelques mois, vous remarquerez peut-être qu’il a besoin de quelques améliorations. Par exemple, vous pourriez être en mesure de supprimer quelques étapes de votre flux de travail actuel, vous pourriez être en mesure de mettre à niveau votre logiciel ou vous pourriez être en mesure de former vos employés sur un nouveau processus ; quoi que vous fassiez, vous aurez la possibilité d’augmenter encore plus votre efficacité organisationnelle.

Trouver ce qui fonctionne pour votre entreprise

Votre entreprise peut bénéficier de l’une de ces stratégies plus que les autres. Ou, cela peut nécessiter une combinaison de nombreuses stratégies différentes avant d’obtenir les résultats souhaités. Alors, continuez à affiner votre modèle avec de nouvelles technologies, de nouveaux outils et de nouvelles approches de facturation client pour voir une amélioration significative de votre flux de trésorerie.

La poste 7 conseils pour augmenter les flux de trésorerie est apparu en premier sur Exigible.