6 conseils pour que le travail à distance fonctionne réellement

Juin
9, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

J'ai récemment eu l'occasion de rencontrer Nick Sonnenberg, un expert en télétravail et le PDG et fondateur de Leverage une société entièrement isolée comptant plus de 100 personnes. En construisant son entreprise à partir de zéro et en aidant les entreprises de toutes tailles à augmenter leur productivité et à se déplacer à distance, il a développé quelques conseils que tout propriétaire d'entreprise peut mettre en œuvre pour que le travail à distance fonctionne réellement

La ​​communication en face à face est extrêmement importante pour les entreprises éloignées. Les intonations, les inflexions et les signaux verbaux que vous obtenez d'une conversation en face à face ne peuvent tout simplement pas être battus. La vidéoconférence doit toujours être la valeur par défaut pour les réunions afin de maintenir les relations personnelles au sein de votre équipe. Cela dit, les conversations en temps réel ne sont pas toujours nécessaires et leur planification peut être difficile. Si vous devez envoyer un message rapide à quelqu'un, envisagez de le faire avec un enregistrement vidéo. Cela vous permet de conserver cette connexion face à face et d'expliquer facilement votre message. De plus, le destinataire peut le visualiser quand cela lui convient.

2. Trouvez une cadence de réunion et respectez-la

La définition d'une cadence de réunion est l'une des premières étapes à suivre lors de la transition de votre équipe vers un environnement distant. C’est le moyen le plus rapide de s’assurer que chacun sait ce qu’il est censé faire et travaille sur les bons projets. Une cadence de réunion signifie un calendrier hebdomadaire ou mensuel de réunions de routine. Ces réunions ne sont pas que vous pouvez simplement annuler sur un coup de tête. Si vous ne respectez pas rigoureusement la cadence de votre réunion, vous vous retrouverez avec une équipe distante désillusionnée, improductive et non motivée. Voici quelques-uns des types de réunions les plus courants que vous souhaiterez peut-être inclure dans votre cadence:

• Réunions mensuelles à mains nues avec tous les membres de votre entreprise.
• Réunions quotidiennes debout entre de plus petites équipes ou départements pour s'enregistrer.
• Réunions départementales hebdomadaires pour discuter des projets au sein d'un département.
• Réunions hebdomadaires individuelles entre supérieurs et leurs subordonnés directs.

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3. Ne vous fiez pas au e-mail

L'une des plus grosses erreurs que vous pouvez faire lorsque vous vous connectez à distance est de vous fier uniquement au courrier électronique pour la communication. Si votre équipe vérifie constamment ses e-mails pour s’assurer qu’elle ne manque aucun message, elle ne pourra jamais rien faire. La réalité est que le courrier électronique n'est pas conçu pour une communication instantanée et vous ne devez jamais vous attendre à ce que les gens – que ce soit dans votre entreprise ou en dehors – y répondent instantanément. Au lieu de cela, implémentez un outil de discussion comme Slack ou Microsoft Teams pour la communication interne – et et utilisez-le uniquement pour cela. En règle générale, toute communication interne au sein de votre entreprise doit se faire via cet outil de chat, et toute communication externe (avec les clients, les prospects ou les recrues potentielles) doit se faire par e-mail.

4. Aucun ordre du jour aucune réunion

Que ce soit une réunion récurrente dans votre cadence ou une réunion ponctuelle, chaque réunion doit avoir un ordre du jour. Et puisque vous travaillez à distance, un stylo et du papier ou un tableau noir dans la salle de conférence ne suffira tout simplement pas. Les ordres du jour des réunions doivent être collaboratifs, dans le cloud et attachés à chaque événement du calendrier. De cette façon, chaque participant peut ajouter des sujets de discussion pour la réunion bien à l'avance. Cette action simple garantira que toutes vos réunions se déroulent sans heurts et que tout ce qui doit être discuté sera discuté. Une fois la réunion commencée, il vous suffit de consulter l'ordre du jour et de vous y retrouver. C'est aussi simple que cela.

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5. Les notifications tuent la productivité

Que ce soit un appel téléphonique, un SMS ou un message mou …, les notifications tuent votre productivité. Et lorsque vous travaillez à distance, le nombre de notifications entrantes peut facilement doubler ou tripler par rapport à ce que vous pourriez rencontrer dans un bureau physique.

Assurez-vous que votre équipe comprend le véritable coût des notifications. Des études ont montré qu'il faut au moins 20 minutes pour entrer dans un «état de flux» où vous êtes le plus productif, et une notification ou une distraction peut vous en sortir. Il vous faudra encore 20 minutes pour revenir dans cet état, ce qui signifie que vous venez de perdre 40 minutes de productivité. Les paramètres de notification peuvent aider ici, mais un simple changement de comportement est l'une des meilleures méthodes.

Un conseil simple: Si vous devez poser une question à quelqu'un ou lui envoyer une idée, demandez-vous si elle doit être envoyée immédiatement ou s'il peut attendre la prochaine fois que vous les rencontrerez. S'il peut attendre, ajoutez-le à l'ordre du jour de votre prochaine réunion. Vous venez de supprimer une autre notification de la journée de cette personne.

6. Numérisez votre manuel

De nombreuses entreprises ont des classeurs physiques de leurs procédures opérationnelles standard et d'autres processus. C'est mieux que rien, mais maintenant que vous êtes distant, vous devez vous assurer que toutes ces informations sont numérisées, dans le cloud et faciles d'accès. Les processus peuvent être stockés et rendus exploitables dans un outil de documentation de processus comme Processus et les SOP peuvent vivre dans un outil de centre de ressources comme Notion .

Avec tout ce qui se passe dans le monde maintenant, assurez-vous d'identifier les sauvegardes de votre personnel et de vos processus principaux. Testez-les dès aujourd'hui afin de vous préparer à ce que quelqu'un quitte immédiatement, et permutez les rôles une fois par trimestre pour vous assurer que chaque rôle peut être géré par quelqu'un d'autre si nécessaire.