6 conseils pour avoir des réunions plus productives en tant que concepteur Web

Pourquoi les gens redoutent-ils tant les réunions ? C’est probablement parce qu’ils les considèrent comme une perte de temps. Pour vous assurer que vos réunions de conception Web sont une utilisation productive du temps de chacun et peuvent vous aider à mener à bien vos projets plus rapidement et plus efficacement, suivez ces conseils.

La plupart des gens que je connais (moi y compris) redoutent les réunions. C’est parce qu’ils sont trop souvent des pertes de temps inutiles.

L’humoriste Dave Barry l’a bien résumé:

« Si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle la race humaine n’a pas atteint, et n’atteindra jamais, son plein potentiel, ce mot serait ‘réunions’. »

S’il serait formidable de travailler jour après jour sans interruption, il est difficile de faire un travail comme la conception de sites Web sans réunions. Puisqu’ils sont incontournables, autant profiter du temps que l’on y passe.

Dans cet article, nous allons examiner quelques façons de le faire.

Comment rendre vos réunions de projet plus productives

Il y a certaines choses que vous pouvez faire en tant que concepteur de sites Web pour vous assurer que vos réunions internes et externes sont brèves, restent sur la bonne voie et produisent les résultats souhaités.

1. Planifiez uniquement les réunions qui nécessitent un format face à face

L’un des pires sentiments est lorsque vous vous présentez à une réunion et que personne ne sait par où commencer ou, pire, n’a rien à dire. C’est l’un des avantages de créer un ordre du jour pour chaque réunion que vous avez.

Un ordre du jour vous oblige à lister l’objectif de la réunion et les points à traiter. Après avoir tout expliqué, vous vous rendrez peut-être compte qu’une réunion n’est pas du tout nécessaire. Si vous pouvez facilement faire dans un e-mail ce à quoi vous aviez l’intention de consacrer 60 minutes, alors le seul temps « perdu » était le temps passé à rédiger l’ordre du jour.

Selon recherche de Zippia, 55 % des personnes qui travaillent à distance pensent que la plupart des réunions peuvent être résolues avec un e-mail.

Ainsi, ne vous sentez jamais obligé d’aller jusqu’au bout d’une réunion simplement parce que vous avez programmé une heure ou créé un ordre du jour pour celle-ci. Il suffit de l’annuler et de suivre la voie de résolution la plus rapide. Toutes les personnes impliquées seront ravies que vous l’ayez fait.

2. Créez toujours un agenda à l’avance

Un autre avantage de la création d’un ordre du jour est que, lorsque vous organisez une réunion, vous disposez d’un plan structuré pour celle-ci.

En fixant un objectif unique et clair pour la réunion, vous pouvez arrêter les bavardages excessifs et autres écarts par rapport au sujet traité. Tout ce que vous aurez à faire est de rappeler aux participants ce sur quoi vous êtes venu travailler afin de rediriger la conversation et de recentrer tout le monde.

Un ordre du jour vous permet également de déterminer facilement les priorités de votre réunion. Supposons que vous ayez une liste d’éléments que vous devez obtenir du client avant que le travail sur son application puisse commencer. Cela doit être abordé en plus de tout ce que vous vouliez faire lors de votre appel d’intégration.

Prioriser les sujets de la réunion afin que tout ce qui besoins à résoudre aujourd’hui est résolu. Le reste peut être reporté à une autre réunion ou traité dans de futurs e-mails.

De plus, un agenda vous donne quelque chose de tangible sur lequel travailler. Vous devez l’envoyer aux participants à l’avance afin qu’ils sachent à quoi s’attendre et qu’ils puissent se préparer.

De plus, l’ordre du jour peut être utilisé pour résumer la réunion, ce qui a été accompli, ainsi que les points d’action et qui sont les parties responsables. Documenter chaque étape du processus, même les réunions, est essentiel, de sorte que l’ordre du jour réduit la quantité de travail que vous avez à faire pour créer cette pièce de documentation.

Il y a autre chose qui peut vous aider à créer des ordres du jour de réunion.

Effectuez une recherche dans les modèles de votre outil de gestion de projet. La plupart d’entre eux ont une collection, soit celles qu’ils ont créées, soit celles que les utilisateurs ont générées. Si vous ne savez pas où ils se trouvent, faites simplement une recherche sur Google pour « [name
of the tool] modèle d’ordre du jour de la réunion. »

Trellopar exemple, propose des modèles générés par l’utilisateur comme ceux-ci qui fournissent un bon point de départ pour concevoir votre propre modèle :

De plus, ils sont faciles à importer dans votre propre système. En numérisant l’ordre du jour et la liste de contrôle, tout le monde aura facilement accès aux notes de la réunion, aux tâches à faire, etc.

3. Intégrez les réunions dans les échéanciers du projet

En parlant de transparence et de définition des attentes, c’est une bonne pratique de tracer vos réunions dans le calendrier de votre projet.

Par exemple, voici un modèle de projet que j’ai rapidement créé et qui décrit les phases et les étapes de base d’un petit projet de conception Web :

Celles encadrées en jaune sont les cartes que j’ai créées spécifiquement pour les réunions d’équipe internes et les réunions avec les clients.

C’est exactement ce que j’ai fait pour l’agence de conception Web dans laquelle je travaillais – chaque processus était modélisé et chaque modèle incluait des espaces réservés pour les réunions qui se déroulaient en cours de route. Tout comme le processus numérisé garantissait que nous ne manquions jamais une étape, il garantissait également que les réunions restaient sur le radar de tout le monde.

Nous savions exactement quand ils arrivaient et pouvions nous y préparer.

De plus, si vous intégrez vos clients dans votre flux de travail de gestion de projet, vous pouvez les étiqueter sur ces cartes afin qu’ils aient une visibilité sur la planification des réunions. Cela leur donnera un point de contrôle de progression à espérer. Ils peuvent venir préparés avec des questions au lieu d’encombrer votre boîte de réception avec eux.

4. Autoriser uniquement les personnes essentielles à participer

Je ne peux pas vous dire combien de fois au cours des années j’ai sauté dans une réunion pour découvrir que des personnes supplémentaires étaient invitées. Pire encore, je le découvrais habituellement parce qu’ils se présentaient en premier et que je n’avais aucune idée de qui ils étaient… ou qu’ils se présentaient en retard et que le client me demandait de les attendre.

Le problème n’est pas vraiment que ce soit gênant. C’est qu’avoir trop de cuisiniers dans la cuisine, puis ajouter des serveurs, une équipe de nettoyage et des passants au hasard, va sérieusement entraver tout progrès que vous avez prévu pour votre réunion et votre projet.

Des recherches plus anciennes suggèrent que le nombre idéal de participants à une réunion est de quatre à six personnesavec 10 comme plafond. Informations plus récentes sur la productivité des réunions suggère que
pas plus de sept personnes ne devraient jamais assister à une réunion.

Selon la portée du produit que vous construisez, vous n’aurez peut-être pas plus de quelques personnes à inviter. Cela dit, cela ne permet pas aux clients, aux gestionnaires ou à quiconque d’ajouter plus de participants simplement parce que vous n’avez pas atteint le Magic 7.

L’une des raisons pour lesquelles les réunions restent sur la bonne voie est que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ils savent sur quoi on travaille, ils comprennent l’objectif de la réunion et ils n’ont pas besoin que les choses soient précisées. Il est impossible de progresser si vous devez revenir en arrière et expliquer la portée du travail, le problème à résoudre, etc.

De plus, les participants doivent avoir un intérêt réel dans le résultat. Pour vous, en tant que concepteur Web, vous souhaitez créer le meilleur produit possible, pour votre client et pour votre réputation. Pour votre client, il a besoin d’un produit qui l’aidera à établir une présence numérique dans le monde et à vendre tout ce qu’il propose.

Les étrangers sont là juste pour remuer la marmite. Il n’y a rien qu’ils mettent en danger en perturbant les progrès ou en posant de mauvaises questions.

D’après mon expérience, les clients et la direction (interne) ont tendance à être les plus coupables de ce faux pas de réunion. Pour réduire la probabilité que cela se produise, parlez à votre client au tout début du travail de l’importance des réunions.

Insistez sur la valeur de ces réunions pour eux. Expliquez ensuite que seuls les membres essentiels de l’équipe sont invités à y assister afin de respecter le temps et la contribution de chacun. Si vous faites en sorte que tout tourne autour d’eux et de la façon dont ils en bénéficient, ils seront, espérons-le, respectueux de votre demande.

5. Organisez les réunions sur une plateforme de visioconférence si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous souhaitez rencontrer en personne vos participants.

Pour commencer, les gens ne peuvent pas se déconnecter de ce qui est discuté ou essayer d’effectuer plusieurs tâches. Selon Zippia, 55 % des employés ont déclaré avoir consulté leurs e-mails pendant qu’ils étaient en réunion.

S’ils sont sur un écran vidéo ou se rencontrent en personne, il sera difficile pour quiconque de le faire. Cela obligera les participants à la réunion à s’engager pendant la réunion, à vraiment écouter, poser des questions et contribuer à l’objectif de la réunion.

Une chose que vous pouvez faire pour encourager l’engagement et la participation est de faire en sorte que vos réunions ressemblent à des conversations, et non à des conférences ou des présentations. Même si c’est ce qu’ils sont. Si tout le monde est obligé de s’asseoir et d’écouter pendant 30 à 60 minutes, leur attention va diminuer.

Une autre raison pour laquelle les réunions en direct ou en personne sont les meilleures est qu’elles ont tendance à être axées sur le visuel.

Comme technologue Tom Wujec a dit:

« Nous sommes des créatures visuelles. Lorsque vous griffonnez une image qui capture l’essence d’une idée, non seulement vous vous en souvenez, mais vous aidez également les autres à la comprendre et à agir en conséquence, ce qui est généralement le but des réunions en premier lieu.

Les réunions vous permettent d’utiliser des aides visuelles, telles que des tableaux blancs, des calendriers de gestion de projet et des listes de contrôle numériques. Ils vous permettent également de parcourir ensemble les progrès que vous faites sur les wireframes, les prototypes et l’image de marque.

En incluant des visuels dans vos réunions, toutes les personnes impliquées sont plus susceptibles d’être engagées tout au long. Les commentaires seront également plus constructifs car ils auront quelque chose de concret sur lequel se concentrer.

6. Soyez un adepte du temps

Cette statistique que je viens de mentionner est qu’environ 55 % des personnes vérifient leurs e-mails pendant les réunions ? Plus une réunion dure longtemps, plus cela arrive fréquemment.

Afin de garder les choses sur la bonne voie, vous devrez faire très attention au timing de tout.

Pour commencer, savez-vous combien de temps chaque réunion prendra tout au long de votre processus de conception Web ? Si vous n’êtes pas sûr, revoyez vos données de suivi du temps. Si vous n’avez pas suivi le temps, vous pouvez également consulter vos enregistrements de visioconférence.

Je sais qu’une plate-forme comme Zoom garde une trace des réunions précédentes et de leur durée :

Si vous n’avez pas encore suivi de données à ce sujet, ce n’est pas grave. Commencez à garder un œil sur les choses à venir. Chaque réunion doit être chronométrée. Vous pouvez ensuite utiliser des moyennes pour définir des limites sur la durée des réunions futures.

Voici d’autres façons d’être un adepte du temps :

• Ne programmez jamais de réunions le lundi matin ou le vendredi après-midi.
• Pour tout ce qui va prendre plus de 60 minutes, divisez-le en plusieurs réunions.
• Si les participants ont plus de 10 minutes de retard, annulez et reportez à une date ultérieure.
• Prévoyez quelque chose de concret pour l’heure de fin de votre réunion afin qu’elle ne puisse pas se prolonger.

Cela rendra la participation aux réunions – et arriver à l’heure et partir tôt – plus attrayante pour toutes les personnes impliquées. Cela garantira également qu’ils ne durent que le temps nécessaire.

Conclure

Les réunions sont rarement amusantes dans le monde de la conception Web. Mais voici le problème : si vous vous rendez à des réunions avec un état d’esprit négatif et que vous vous sentez stressé, cela peut conduire à un mauvais résultat. En d’autres termes, rien n’est fait et il faut ensuite programmer un autre réunion pour s’en occuper.

Pour vous garder, vous, votre équipe et vos clients sur la bonne voie lors des réunions, il y a quelques conseils simples à suivre. L’utilisation d’un logiciel auquel tout le monde a accès, la création d’agendas exploitables et l’engagement de vos conversations contribueront à des réunions plus productives et fructueuses dans l’ensemble.