5 rappels utiles pour les vidéoconférences productives et professionnelles

Août
21, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Cet article a été écrit par Mitchell Terpstra un Entrepreneur NEXT propulsé par un expert Assemble. Voulez-vous pérenniser votre entreprise avec une expertise à la demande? Entrepreneur NEXT possède les solutions d'experts dont votre entreprise a besoin pour réussir sur un marché en évolution.

Même avant que la crise du COVID-19 ne frappe, de nombreux travailleurs américains s'habituaient aux logiciels de vidéoconférence comme Skype Zoom et ] Microsoft Teams. Le lieu de travail est devenu de plus en plus virtuel depuis des décennies, et les leaders de toutes sortes d'industries ont dû s'adapter aux nouvelles bizarreries et dynamiques de ce monde virtuel.

L'une des technologies numériques les plus importantes et les plus puissantes est la vidéoconférence, qui a réuni des travailleurs éloignés pour favoriser davantage de créativité et de travail d'équipe. Mais les maux de tête sont venus avec de nouvelles fonctionnalités.

Voici quelques rappels utiles pour tirer le meilleur parti de la visioconférence.

1. Définissez les autorisations à l'avance.

Les logiciels de visioconférence ont parcouru un long chemin. Il existe une variété de nouvelles fonctions que la plupart des principaux services de visioconférence peuvent exécuter, comme le partage d'écran ou la création de salles de sous-commission pour des discussions en petits groupes. Ces fonctions, ainsi que des capacités plus basiques telles que l'activation de la vidéo ou de l'audio d'un participant, sont généralement réservées à l'hôte de la session de visioconférence.

Comme pour tout, la préparation est la clé; il est important de savoir quelles autorisations vous prévoyez d'étendre aux participants avant le début de l'appel. Des services comme Zoom donnent désormais aux organisateurs une marge de manœuvre importante pour définir ces autorisations lorsqu'ils planifient pour la première fois l'événement de vidéoconférence. Faire ce travail à l 'avance permet de maintenir la visioconférence fluide et donne à l' organisateur l 'air de se préparer.

2. Gardez le chaos au minimum.

Quiconque a déjà participé à une vidéoconférence a rencontré le problème délicat de savoir qui devrait parler ensuite. "Allez-y -" "Non, vous -" "C'est bon, vous -" sont un refrain constant dans de nombreux appels de groupe. Et comme dans les réunions en personne, il est facile pour les plus bruyants et les plus affirmés de dominer la discussion, tandis que les participants les plus calmes ont du mal à s'engager. (Cela peut également exacerber les inégalités traditionnelles entre les races et les sexes.)

Il existe plusieurs façons de contourner cette perte de temps particulière. Tout d'abord, il peut y avoir un participant à l'appel (généralement le membre senior du personnel) qui modère, en choisissant qui prendra la parole chaque fois qu'un participant termine. Ou vous pouvez utiliser un modèle «sans intervention» où la personne qui a parlé en dernier nomme la prochaine personne à parler.

Enfin, tous les principaux outils de visioconférence incluent une fonction de chat textuel. Les participants aux appels peuvent indiquer leur désir de parler dans le chat textuel pendant que d'autres parlent, parfois appelé «garder la pile». L'ordre dans lequel ces noms apparaissent dans le chat peut alors être un guide pour s'assurer que chacun a la possibilité de s'exprimer.

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3. Tirez le meilleur parti de vos antécédents.

Je serais ravi de vous dire que chaque patron, sachant que nous sommes dans une crise sans précédent, choisira de ne pas tenir compte de vos antécédents lorsque vous participerez à une vidéoconférence. Mais tout comme la façon dont vous vous habillez, l'apparence de votre environnement lors d'un appel de visioconférence influencera inévitablement la façon dont les gens vous voient – et cela ne deviendra plus répandu que plus nous resterons bloqués à diffuser depuis chez nous.

Aussi injuste que cela puisse être, un arrière-plan désorganisé et désordonné portera préjudice à certaines personnes contre vous, les amenant à supposer que vous devez être également désorganisé dans vos habitudes de travail. Ne leur donnez pas l’occasion.

Optez pour la simplicité dans votre arrière-plan lorsque vous le pouvez. L'option la plus basique ici est simplement de vous positionner sur une chaise devant un mur blanc. Cela peut ne pas être possible si vous utilisez un ordinateur de bureau au lieu d'un ordinateur portable, ou si vous ne disposez pas d'un coin approprié pour vous asseoir.

Dans ce cas, vous devez faire ce que vous pouvez pour minimiser l'encombrement et supprimer tout objets potentiellement distrayants. Si un simple arrière-plan n'est tout simplement pas possible, une étagère peut être une option intéressante. (Et, en prime, les gens pourraient penser que vous êtes intelligent.)

4. En cas de doute, passez au virtuel.

Le moyen pour une personne paresseuse d’organiser délicatement un arrière-plan est de diffuser plutôt avec un arrière-plan virtuel. Des outils tels que Skype et Zoom permettent aux utilisateurs de choisir parmi des images d'arrière-plan présélectionnées ou de télécharger leur propre image d'arrière-plan. (Regardez dans les options vidéo des deux logiciels pour cette fonctionnalité.)

Il va sans dire que l'image que vous choisissez doit être appropriée pour un environnement de travail. Le meilleur est simple; une image occupée, y compris les options préexistantes qui sont animées, peut distraire inutilement d'autres personnes lors de l'appel et attirer l'attention sur votre arrière-plan précisément de la manière que vous souhaitez éviter. Une image de paysage attrayante est une option couramment choisie, tout comme des motifs simples tels qu'un damier ou des rayures.

5. Comblez l’écart en regardant dans votre webcam.

C’est une immense tentation. Lorsque vous parlez pendant une visioconférence, vous ressentez une forte envie de regarder votre propre visage sur l’écran. Nous nous demandons tous à quoi nous ressemblons lorsque nous parlons, et souffrir de nerfs ou d’anxiété de performance rend cette impulsion encore plus difficile à ignorer.

Le problème est que lorsque nous regardons notre propre image, nous ne pas notre webcam, et cela peut être une grave erreur. Regarder votre propre image signifie que vos yeux semblent baissés et flous, comme si vous ne vous concentriez pas sur le sujet en question. Étant donné que la plupart des autres participants regardent votre vidéo pendant une conférence, cela peut être un gros problème.

Entraînez-vous plutôt à garder les yeux sur votre webcam réelle lorsque vous parlez. Vous semblerez vous regarder les uns les autres dans vos yeux, vous faisant paraître confiant et énergique. Bien que cela puisse sembler artificiel au départ, un peu de pratique fera de la recherche sur votre webcam une seconde nature. Le résultat sera une impression plus professionnelle et directe sur tous les autres participants.

Bonus: Portez des pantalons!

Aussi tentant que cela puisse être de diffuser avec un blazer et un haut à nouer et un caleçon ci-dessous, même le petit risque de se lever au mauvais moment signifie que ce n'est tout simplement pas une bonne idée.

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