5 façons simples pour votre entreprise d'économiser de l'argent sur la technologie

Juillet
28, 2021

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Les avis exprimés par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Comprendre la technologie que vous utilisez (ou n'utilisez pas) au bureau est vital pour tout entrepreneur. Certains ont tendance à rechercher les dernières offres de haute technologie disponibles dans le but de suivre le rythme de leurs concurrents. D'autres hésitent à abandonner la technologie qu'ils utilisent depuis des années.

En réalité, de nombreuses entreprises peuvent économiser de l'argent sans nuire à leur potentiel de croissance en changeant la façon dont elles utilisent la technologie, en particulier lorsqu'il s'agit de reconnaître les technologies obsolètes ou inefficaces. des solutions qui doivent être rejetées. Quelques transitions intelligentes vous aideront à réduire les coûts et à améliorer l'efficacité afin que vous puissiez être prêt pour une croissance plus importante à l'avenir.

1. Utilisez davantage votre smartphone

« Il y a une application pour tout » est peut-être devenu un cliché, mais pour les propriétaires de petites entreprises, c'est un cliché qui mérite d'être étudié un peu plus loin. Pourquoi garder un scanner ou un fax quand vous pouvez utiliser votre smartphone pour numériser des documents ? Plutôt que d'envoyer une facture à votre client après avoir fourni un service, vous pouvez utiliser un logiciel de point de vente pour accepter les paiements directement sur votre téléphone.

Les applications pour smartphone d'entreprise couvrent à peu près tous les niche de logicielde la comptabilité à la gestion de projet à la vente et au marketing. En adoptant l'utilisation de votre smartphone dans vos opérations commerciales, vous pouvez devenir entièrement mobile et capable de gérer le travail de n'importe où. Cela vous permet également de vous débarrasser d'équipements obsolètes et de logiciels moins efficaces.

2. Envisagez le « hot-desking » ou le télétravail

La pandémie a accéléré l'essor du travail à distance comme jamais auparavant, ouvrant les yeux de nombreux propriétaires d'entreprise sur les économies potentielles liées à la non-location d'un immense espace de bureau. Dans le même temps, beaucoup ont estimé que le fait d'avoir une main-d'œuvre entièrement à distance présentait également des inconvénients inhérents, tels qu'un manque de connexion entre les membres de l'équipe, ce qui pourrait entraîner une baisse de la culture d'entreprise et de l'innovation.

Cependant, le bureau par rapport au travail à domicile ne le fait pas. doit être une solution soit ou. De nombreuses entreprises adoptent le « hot-desking » pour adopter la flexibilité tout en encourageant leurs équipes à venir au bureau. Les employés peuvent aller et venir aux moments qui leur conviennent le mieux. Au lieu de séparer les départements, ils peuvent prendre n'importe quel bureau disponible.

Bien que cela nécessite de s'assurer que chaque bureau dispose de l'équipement approprié pour chaque membre de l'équipe, cela peut vous permettre de réduire l'espace de bureau dont vous avez besoin tout en répondant à une demande accrue de flexibilité entre la maison et le travail.

Connexe : 6 conseils pour que le travail à distance fonctionne réellement

3. Prendre des appels téléphoniques via VoIP

Avoir un numéro de téléphone dédié où les clients peuvent vous joindre est essentiel pour toute entreprise, mais de nos jours, payer des frais supplémentaires pour une ligne fixe est une dépense dont votre entreprise peut se passer. L'alternative : Voice over Internet Protocol, ou VoIP.

Comme Dean Genge, PDG du fournisseur de services informatiques gérés Ascent Datal'a expliqué dans un e-mail, « VoIP permet aux entreprises de passer et de recevoir des appels téléphoniques en utilisant leur connexion Internet plutôt que de dépendre d'une ligne fixe. Bon nombre de ces systèmes sont entièrement basés sur le cloud, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin d'installer de matériel. Au lieu de cela, les entreprises peuvent utiliser l'équipement Internet dont elles disposent déjà sur site pour économiser de l'argent tout en améliorant leur capacité à servir leurs clients. »[19659004] La VoIP basée sur le cloud peut même être synchronisée avec les téléphones portables afin que vous puissiez prendre des appels lorsque vous n'êtes pas au bureau. Certaines estimations concluent que cela peut réduire les dépenses mensuelles de communication jusqu'à jusqu'à 50 %.

4. Automatisez, automatisez, automatisez

Bien que payer pour des outils d'automatisation puisse sembler augmenter les dépenses de votre entreprise, la valeur de l'augmentation de l'efficacité ne peut être sous-estimée. Les recherches de McKinsey concluent que « la moitié des activités pour lesquelles les gens sont payés dans le monde pourraient théoriquement être automatisées à l'aide des technologies actuellement démontrées. […] entre presque zéro et 30 % des heures travaillées dans le monde pourraient être automatisées d'ici 2030, en fonction de la vitesse d'adoption. l'automatisation permet en fait à leurs employés de consacrer plus de temps à des tâches de niveau supérieur qui stimulent la productivité et la rentabilité. Par exemple, les outils d'automatisation qui facilitent la collecte et le traitement des données fourniront aux propriétaires d'entreprise des données précises pour une prise de décision plus rapide et plus efficace.

5. Faire de l'informatique et de la cybersécurité une priorité absolue

Notre dépendance sans cesse croissante à l'égard de la technologie apporte également sa juste part de risque. Un quart des propriétaires de petites entreprises déclarent avoir dépensé plus de 10 000 $ pour résoudre une seule attaque réussie, et un nombre similaire a déclaré avoir perdu des affaires après une cyber-attaque. En outre, 45 % des petites et moyennes entreprises subissent de cinq à 16 heures d'arrêt en raison d'une violation de données, et 12 % subissent jusqu'à 48 heures.

Que ce soit le résultat d'un hameçonnage. arnaque, le mot de passe d'un employé volé ou une attaque de ransomware réussie, aucun propriétaire d'entreprise ne peut se permettre de se passer d'une gestion informatique et de la cybersécurité qui protège sa technologie. Les petites entreprises sont souvent une cible de choix car elles disposent d'une sécurité moins robuste que les grandes entreprises au niveau de l'entreprise. Ignorez la cybersécurité à vos risques et périls.

Connexe : 11 façons d'automatiser votre entreprise et d'augmenter son efficacité

La façon dont votre entreprise utilise la technologie aura une influence majeure sur son avenir . En adoptant des outils technologiques qui réduisent les coûts et vous aident à travailler plus efficacement, vous serez en mesure d'offrir de meilleurs résultats à vos clients. Lorsqu'elle est utilisée correctement, la technologie vous aide à travailler plus intelligemment tout en réduisant votre charge de travail globale, ce que tout propriétaire d'entreprise peut apprécier.