5 façons d'utiliser efficacement Oracle Procurement Contracts

Oracle Procurement Contracts est un module souvent mal compris et donc sous-utilisé. Une idée fausse courante est que ce module est complexe à mettre en œuvre et à utiliser des clients de premier plan pour conserver leurs contrats en dehors d'Oracle.

Certains des problèmes courants associés à la mise hors ligne de contrats sont les suivants:

1. Incapacité de rechercher rapidement les éléments pertinents Contrats
2. Incapacité de suivre l'expiration des contrats conduisant à des contrats obsolètes
3. Conditions générales non standardisées et codées en dur sur les documents d'achat et d'approvisionnement.

Ce blog vise à illustrer des exemples simples de la façon dont les contrats d'approvisionnement peuvent être utilisés et est très pertinent pour toutes les entreprises.

Bibliothèque de contrats: C'est là que le verbiage du contrat est stocké sous forme de clauses et de modèles. Ces clauses et modèles sont créés, maintenus et approuvés dans la bibliothèque. Ceux-ci peuvent être utilisés sur des documents d'achat, d'approvisionnement ou sur des contrats autonomes (sans rapport avec les documents d'achat et d'approvisionnement).

Contract Workbench: Il s'agit du référentiel où des contrats autonomes peuvent être créés, gérés et signés entre votre organisation et le fournisseur.

Cas d'utilisation 1: Créer et gérer des bons de commande et des conditions d'approvisionnement

a) La bibliothèque de contrats peut être utilisée pour créer et gérer des clauses qui peuvent être appliquées à un modèle de contrat qui peut être appliqué sur un document d'achat ou d'approvisionnement tel que bon de commande standard, contrat d'achat global, RFI, RFQ, etc.

b) Ces clauses et modèles lorsqu'ils sont créés / modifiés sont acheminés pour approbation. Oracle a fourni une hiérarchie d'approbation hautement configurable pour les approbations de clauses et de modèles. Par exemple, en fonction du type de clause, les clauses peuvent être acheminées vers différentes personnes au sein de l'organisation pour approbation.

c) Oracle gère Contrôle de version ce qui permet aux utilisateurs de la bibliothèque de contrats d'examiner les différences entre les versions passées et actuelles

d) Les clauses / modèles peuvent être 'Global' ou 'Local « impliquant qu'ils peuvent être créés dans une unité opérationnelle / unité commerciale et adoptés dans d'autres. Dans ce cas, la clause / modèle créé dans l'unité opérationnelle / unité commerciale source devient la clause «globale» et les versions locales qui sont adoptées dans d'autres unités opérationnelles / unités commerciales deviennent les clauses «locales». Ceci est extrêmement utile pour minimiser l'effort de création et de maintenance des clauses, car les nouvelles versions ne peuvent être créées qu'une seule fois dans l'unité opérationnelle / unité commerciale "Global" et adoptées dans les unités opérationnelles locales.

e) Oracle offre la possibilité d'automatiser appliquer des modèles de contrat aux documents d'achat / d'approvisionnement et les acheteurs peuvent ou non être en mesure de modifier les clauses sur les documents réels en fonction des configurations. Si, en tant qu'organisation, vous souhaitez autoriser les acheteurs à mettre à jour / supprimer les clauses des documents d'achat réels, Oracle autorise l'examen des écarts de politique . L'acheteur peut également voir s'il existe des versions plus récentes des clauses qui sont appliquées sur le document d'achat et de sourcing

f) Les livrables contractuels peuvent être attribués aux acheteurs / fournisseurs dans un modèle de contrat et des dates d'échéance peuvent être attribuées. Les dates d'échéance peuvent être fixes ou déterminées par des jalons. Par exemple X jours après la clôture du bon de commande. Ces livrables sont visibles dans iSupplier et le fournisseur recevra des notifications en cas de retard.

g) Contract Expert est un autre outil qu'Oracle fournit qui applique automatiquement les clauses aux documents d'achat / d'approvisionnement en fonction des réponses à un questionnaire préconfiguré. Cela est utile pour les organisations où les clauses contractuelles appliquées aux documents d'achat sont de nature complexe et ne peuvent pas être regroupées dans un seul modèle par type de document.

h) Oracle a également la capacité d'importer les clauses from word / PDF qui peut aider à réduire le temps de configuration

Cas d'utilisation 2: Créer et gérer des contrats de référentiel

Les clients peuvent utiliser Contract Workbench de deux manières pour créer et gérer un référentiel Contrats tels que la non-divulgation, les accords-cadres de services, etc.

a) En téléchargeant le contrat signé en tant que pièce jointe dans Oracle

Il s'agit d'une méthode utilisée par les clients qui n'ont pas beaucoup de changements dans leur contrat verbiage et ont uniquement l'intention d'utiliser Contract Workbench comme un véritable référentiel de leurs contrats signés. L'avantage est que la maintenance initiale est faible. Cependant, la comparaison des versions passées et actuelles du même contrat n'est pas vraiment évidente puisqu'elles résident dans la pièce jointe.

b) En utilisant la bibliothèque de contrats pour créer un modèle

Dans cette méthode, en fonction de le type de contrat, les modèles de contrat peuvent être définis avec des clauses qui incluent le verbiage du contrat. Par exemple, un type de contrat tel que «  Contrat-cadre de service '' ou «  Non-divulgation '' peut être défini et un modèle de contrat peut être attribué à ce type de contrat de telle sorte que chaque fois qu'un nouveau contrat doit être défini entre votre organisation et le fournisseur , Oracle appliquera le modèle et créera le contrat pour vous. L'avantage ici est que vous obtiendrez tous les avantages pour la bibliothèque de contrats qui sont mis en évidence dans la section ci-dessus. Il s'agit d'une méthode privilégiée lorsque vous souhaitez utiliser pleinement les contrats d'approvisionnement.

Cas d'utilisation 3: Recherche à l'échelle de l'entreprise

Oracle fournit une fonction de recherche avancée qui vous permet de rechercher des contrats en fonction de différents critères tels que «Contrat Tapez "," Date de début "," Fournisseur "," Statut "," Unité opérationnelle ", etc. Si vous laissez le champ Unité opérationnelle vide, le système effectue une recherche à l'échelle de l'entreprise. De plus, la fonction de recherche par mot clé est également disponible pour rechercher des contrats.

Cas d'utilisation 4: Envoyer des notifications d'expiration

Oracle fournit la fonctionnalité permettant d'utiliser le mailer de notification pour générer des notifications d'expiration. Par exemple, le contrat peut être défini de sorte que X jours avant la date de fin du contrat, une notification de rappel soit envoyée à l'administrateur du contrat pour renouveler / mettre à jour le contrat.

Cas d'utilisation 5: utiliser la fonctionnalité Redline pour gérer les modifications du contrat

Oracle offre la possibilité de télécharger le contrat dans MS word, puis d'effectuer des modifications avec le suivi des modifications sur (Redline), puis de le télécharger à nouveau en acceptant toutes les modifications. Cela permet de garder une trace d'audit des modifications apportées avec les commentaires appropriés. Cette fonctionnalité n'est disponible que dans Oracle Cloud et s'intègre au module d'approvisionnement pour avoir un flux de processus de demande de devis à contrat transparent.

Les contrats d'approvisionnement sont très flexibles et ont une faible configuration initiale. Avec une formation appropriée et des conseils sur la mise en œuvre du système, ce module peut aider à atténuer les problèmes associés à la gestion des contrats dans votre organisation.

À propos de l'auteur

Pahi Chowdhury a plus de 11 ans d'expérience dans Oracle Supply Chain en tant qu'architecte de solutions (EBS et Cloud). Son expertise du module comprend les achats, iProcurement, iSupplier, Sourcing, les contrats d'approvisionnement, l'inventaire, la qualité, la fabrication, les nomenclatures, etc. Elle a dirigé des déploiements en Amérique du Nord, en Europe et en Asie et possède une compréhension approfondie des exigences locales de ces régions. Son secteur d'activité principal a été le secteur manufacturier.

Plus de cet auteur