5 façons dont les grandes entreprises revigorent leurs réunions

juin
17 2019

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

Les réunions sont un élément essentiel de la vie de l'entreprise. Ils offrent à vos atouts les plus précieux – vos employés – du temps pour vous mettre à jour et élaborer des stratégies dans un contexte collaboratif.

Lié: Démarrer avec un agenda, c'est comme ça que vous avez des réunions efficaces dans un monde fou animé [19659006] Toutefois, si vos réunions ne donnent pas de résultats probants, ou bien si elles se déroulent en perte de temps, cela pourrait avoir un effet catastrophique sur votre entreprise et le moral de vos employés. Les réunions doivent être contrôlées! Voici cinq façons de les revigorer:

1. Tesla & Space X: une préparation minutieuse

Elon Musk est peut-être l'entrepreneur le plus connu de la planète, et son style d'interview souvent décontracté peut masquer son attitude intrépide vis-à-vis des entreprises. Selon un ancien employé de Tesla en poste à Quora, Musk exige une préparation minutieuse de tous ses employés avant le début des réunions. «Lorsque nous avons rencontré Elon, nous étions prêts", a écrit l'employé. "Parce que si vous ne l'étiez pas, il vous le ferait savoir. S'il posait une question de suivi raisonnable et que vous n'étiez pas préparé avec une réponse, eh bien, bonne chance … ”

2. Amazon et Apple: Modifiez la taille de la réunion.

Saviez-vous que Jeff Bezos possédait un système appelé 2 Pizza Rule ? Une de ses bêtes noires est la pensée de groupe. Il veille donc toujours à ce que les réunions soient assez petites pour que tout le monde puisse contribuer. Y at-il plus de gens que deux pizzas pourraient nourrir? C’est trop.

Steve Jobs avait une attitude similaire à l’égard des réunions chez Apple. Il essaierait de réduire les réunions aux personnes essentielles et il était connu de demander aux gens de partir s’il ne savait pas vraiment pourquoi ils étaient là. Un livre intitulé Insanely Simple: L’obsession qui anime le succès d’Apple de Ken Segall décrit plus en détail:

«Ses yeux se posèrent sur la seule chose dans la pièce qui n’allait pas bien.

"Lorrie était un peu abasourdie d'être appelée ainsi, mais elle expliqua calmement qu'elle avait été invitée à y assister parce qu'elle participait à certains travaux de marketing. Nous avons discuté de ce que nous allions discuter. Steve l'a entendu. Il l'a traitée. Puis il l'a frappée avec le Simple Stick. "Je ne pense pas que nous ayons besoin de vous à cette réunion, Lorrie. Merci," dit-il. Puis, comme si ce détournement comme si Lorrie n’avait jamais existé, il a continué avec sa mise à jour. "

3. Apple et Facebook: essayez des agendas rigides ou détendus.

Steve Jobs se promenait souvent dans les réunions, bavardait un peu s’il se sentait sociable et dirigeait les réunions comme un flux de mises à jour gratuit. Il informait ses employés de tout ce qui lui paraissait pertinent et soulevait toute question pertinente. Cela contrastait avec les réunions dirigées par Sheryl Sandberg, directrice de l’exploitation chez Facebook.

Lié: La science a quelques suggestions pour rendre les réunions productives [19659006] Sandberg établit un ordre du jour rigide pour les réunions sur Facebook et raye chaque point au fur et à mesure que la réunion avance. Si la liste est terminée avant la fin du temps imparti, la réunion se termine. Bien que certaines entreprises puissent bénéficier d'un format de réunion légèrement plus libre, permettant la formation de nouvelles idées, Facebook semble survivre sans la marge de manœuvre supplémentaire.

4. Microsoft et Yahoo: Changer la durée de la réunion.

Le directeur général de Microsoft, Satya Nadella, aime organiser des réunions de quatre heures avec son équipe dirigeante, estimant qu'il est essentiel de garder tout le monde sur la même page et d'éviter le cloisonnement. pour la santé de l'entreprise. C'est l'opposé de Yahoo! La PDG et ancienne employée de Google, Marissa Mayer, qui tient environ 70 courtes réunions par semaine d’une durée de cinq à dix minutes environ

. Elle est convaincue que de telles micro-réunions permettent aux choses de rester concentrées et de rechercher des solutions. Si cela ne vous persuade pas d'essayer des réunions plus courtes, considérez comment la société de notes de réunion Hugo, selon son blog, garde son temps de réunion total à inférieur à quatre heures par semaine.

La durée des réunions va souvent résulter en ce que la haute direction juge plus efficace pour garder une trace de ce qui se passe dans son entreprise. Certaines cultures d'entreprise pourraient mieux répondre à des durées de réunion plus extrêmes.

5. Google: Nommez un décideur.

Lorsque Larry Page est devenu PDG de Google pour la deuxième fois en 2011, il a envoyé un courrier électronique à l'ensemble de la société expliquant comment organiser des réunions plus efficaces. L'une de ses règles principales consistait à désigner une personne pour en faire le principal décideur. Cette personne serait chargée de conclure la réunion et de décider de la voie à suivre. Si une réunion ne nécessitait pas de décision, elle ne se produirait pas.

Cela peut surprendre beaucoup de gens, car cela ne semble pas autoriser la tenue de réunions standard de style d’enregistrement. Mais peut-être que les entreprises peuvent survivre sans cela aujourd'hui? Après tout, il y a tellement de logiciels disponibles pour la gestion des tâches (voir Asana et Monday.com) que la surveillance devrait être moins problématique qu'auparavant.

Conclusion

Vos employés sont votre plus grand atout, alors assurez-vous de que les réunions d’entreprise ne perdent pas leur temps. Donnez-leur un objectif et un ordre du jour clairs quelques jours avant la réunion pour qu'ils puissent se préparer adéquatement. Restez sur la bonne voie tout au long de la réunion et terminez en indiquant clairement ce dont vous avez besoin et ce qui a été décidé. N'oubliez pas non plus de rendre les notes et les ordres du jour de votre réunion accessibles dans une boîte de dépôt ou un outil collaboratif.

Lié: 4 étapes pour éviter la 'mort par réunion'

N'ayez pas peur d'expérimenter de nouveaux styles de réunion. ; votre culture d'entreprise pourrait exiger quelque chose de plus unique.