5 façons de transformer votre calendrier en une centrale de productivité

De nombreuses personnes ont du mal à rester organisées et productives. Ils sautent de réunion en réunion, accomplissent des tâches aléatoires et ont des conversations spontanées entre les deux. Avant qu’ils ne s’en rendent compte, la journée est terminée et on a l’impression que presque aucun travail n’a été fait. Semble familier? Tu n’es pas seul.

Ce n’est pas parce que vous disposez d’un calendrier que cela vous aide à tirer le meilleur parti de votre temps. Toutefois, s’il est utilisé correctement, votre calendrier peut être un paradis pour la productivité, la gestion du temps et l’efficacité. Il vous suffit d’apprendre à en tirer le meilleur parti. Voici quelques façons de commencer.

1. Mettre l’automatisation à profit

Vos factures sont payées automatiquement et votre voiture se verrouille toute seule, alors pourquoi votre calendrier ne serait-il pas également automatique ? Heureusement, la technologie actuelle facilite l’automatisation des tâches quotidiennes dans de nombreux calendriers. Il ne vous reste plus qu’à décider lequel correspond le mieux à vos besoins.

Une option consiste à intégrer votre calendrier avec un outil de gestion de projet. Lorsqu’une réunion est prévue, une tâche est automatiquement ajoutée à votre travail planifié afin que vous puissiez vous préparer. Une autre solution pour ceux qui ont des calendriers chargés consiste à optimiser la planification des réunions. De nombreux outils de planification, comme Calendar.com et Google Calendar, vous permettent de créer un lien de réunion. Cela se connecte automatiquement à votre emploi du temps, rationalisant le processus et garantissant que vous n’êtes pas en double réservation.

Si rester au courant de vos invitations en attente est un défi, l’automatisation a également une solution pour cela. Utilisez-le pour accepter ou refuser des réunions en fonction de plusieurs facteurs, comme votre disponibilité, afin de tirer le meilleur parti de votre temps. Vous pouvez même créer une réponse automatique en fonction de votre disponibilité. De cette façon, votre équipe sait si vous êtes absent du bureau ou si vous avez du temps bloqué pour être productif.

Même si vous ne pouvez pas tout automatiser (vous devrez quand même vous rendre à vos réunions), l’automatisation change la donne en matière de productivité. Alors, recherchez les options d’automatisation pour votre outil de calendrier préféré et activez les astuces qui vous aideront. Une fois qu’ils seront en place, vous pourrez concentrer votre énergie sur les tâches que vous devez réellement accomplir vous-même.

2. Synchronisez avec vos appareils intelligents

Qu’on le veuille ou non, les appareils intelligents sont devenus des incontournables de la vie quotidienne. Les appareils peuvent être trouvés n’importe où, depuis un système de maison intelligente à commande vocale jusqu’au smartphone dans votre poche. Mais saviez-vous que vous pouvez synchroniser votre calendrier avec vos appareils pour une intégration encore plus poussée ?

Recherchez simplement des instructions sur la façon de synchronisez votre calendrier sur votre appareil intelligent. Vous devrez peut-être activer les autorisations ou télécharger une application. À partir de là, vous pourrez utiliser la technologie vocale et d’autres fonctionnalités pour recueillir des informations sur votre emploi du temps.

La manière dont cela s’intègre dans votre routine quotidienne dépend de vous. Vous pouvez interroger votre appareil intelligent sur votre emploi du temps en déplacement ou en multitâche. Vous pouvez ainsi faire la vaisselle et vérifier quand vos réunions commenceront le lendemain. Vous pouvez également demander un aperçu complet de votre emploi du temps de la journée pendant que vous sirotez votre café du matin.

Cette option mains libres est idéale si vous souhaitez retirer une chose de plus de votre assiette. Il peut être facilement disponible au lieu de devoir vous asseoir, vous connecter et consulter votre calendrier. Littéralement, tout ce que vous avez à faire est de demander.

3. S’engager à des mises à jour fréquentes

Un calendrier est utile lorsqu’il contient les informations dont vous avez besoin. C’est pourquoi il est si important de prévoir du temps pour le mettre à jour : le fait de ne pas saisir de données entraîne une image inexacte de votre emploi du temps. À partir de là, vous pouvez vous retrouver dans un abîme de confusion et de temps perdu qui aurait pu être utilisé pour la productivité.

Au lieu de cela, intégrez la mise à jour de votre calendrier à votre routine quotidienne. Que vous vous réveilliez et l’examiniez à la première heure ou que vous fassiez un enregistrement chaque soir, engagez-vous à respecter un calendrier pour rester responsable. Vous ne supportez pas de vous connecter en dehors des heures de bureau ? Téléchargez la version de l’application de votre calendrier sur votre téléphone pour effectuer des mises à jour en toute simplicité lors de vos déplacements.

Ou spécifiez une certaine heure chaque semaine pour effectuer une modification du calendrier. Passez en revue vos réunions à venir, voyez si quelque chose est en suspens et croisez les horaires personnels et professionnels. En prenant du temps à l’avance, vous éviterez tout conflit potentiel. Vous éviterez les changements d’horaire de dernière minute et vous vous sentirez plus détendu face à ce qui vous attend.

La mise à jour de votre calendrier n’est peut-être pas votre tâche préférée. C’est OK! Cependant, cela peut vous aider à rester maître de votre semaine et à améliorer votre productivité. Et peu importe la façon dont vous le découpez, cela en vaut la peine.

4. Explorez les analyses

Chaque appareil que vous utilisez et l’application que vous téléchargez hébergent une variété de données. Ce sur quoi vous cliquez suit probablement votre historique et vos tendances de recherche. Alors, pourquoi ne pas profiter de certaines de ces informations en examinant vous-même les analyses de votre calendrier ?

D’une part, vous pourrez en savoir plus sur votre utilisation générale de vos calendriers. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour explorer les moyens d’améliorer vos habitudes. Par exemple, vous découvrirez peut-être que votre réunion hebdomadaire de 30 minutes ne dure que 20 minutes. Avec ces connaissances à l’esprit, vous pouvez mettre à jour votre invitation et récupérer 10 minutes pour être plus productif.

Vous pouvez également utiliser les informations pour voir à quelle fréquence vous rencontrez des collègues. Par exemple, s’il existe un écart important entre deux subordonnés directs, vous pouvez envisager de réduire la fréquence des réunions pour un meilleur équilibre. Ou voyez si vous pouvez inclure l’autre membre de l’équipe dans davantage d’appels existants pour tirer le meilleur parti de votre temps.

En fin de compte, les informations dont vous pouvez tirer des leçons analyse du calendrier peuvent éclairer des décisions plus intelligentes et plus productives. Vous pourrez peut-être racheter certaines de vos journées de travail pour les réaffecter à d’autres priorités. Cela signifie plus de travail dans le même laps de temps, tout cela parce que vous avez tiré parti des données.

5. Activer les notifications

Rester informé est la moitié de la bataille avec un calendrier chargé. Vous savez que vous rencontrerez bientôt ce client, mais la date et l’heure exactes vous échappent. Et comment cela pourrait-il ne pas être le cas ? Vous êtes complet. C’est là qu’interviennent les notifications.

Même si cela peut paraître évident, l’activation des notifications est essentielle à la productivité. Vous devez activer les rappels de réunion au moins cinq minutes avant l’heure de début. Cependant, certaines réunions peuvent nécessiter un travail supplémentaire avant la réunion elle-même. C’est à ce moment-là qu’intervenir des rappels un jour ou deux à l’avance entre en jeu.

Vous serez en mesure de réfléchir et de planifier votre prochain appel. De cette façon, votre présentation ou vos points de discussion peuvent être prêts. Plus important encore, vous éviterez la sensation de nausée liée à l’oubli d’une action à laquelle vous vous étiez précédemment engagé.

Explorez les options de notification disponibles, même en ce qui concerne le bruit qu’elles font. Une application sur votre téléphone ou là où elle apparaît sur votre ordinateur pourrait faire la différence. La meilleure partie? Vous pouvez entièrement personnaliser quand et où vous êtes averti. Vous resterez au courant sans vous laisser submerger, gagnant-gagnant.

Productivité, vous voilà

Votre calendrier sera-t-il toujours parfaitement mis à jour et organisé ? Probablement pas; la vie arrive. Mais faire un effort intentionnel pour utiliser la technologie à votre avantage sera toujours payant. Une fois que vous serez dans le rythme, vous réaliserez à quel point cela fait une grande différence. Votre travail sera meilleur et votre vie en sera plus équilibrée.

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