5 façons de passer moins de temps en réunion chaque semaine

En tant qu’entrepreneurs, nous savons qu’une communication efficace est essentielle pour diriger des équipes, gérer des clients et développer nos entreprises. Mais que se passe-t-il lorsque le principal moyen de communication que nous utilisons commence à rendre notre travail moins efficace et moins agréable ?

Selon revue de Harvard businessles cadres modernes passent plus de 20 heures par semaine en réunion, et 65 % d’entre eux déclarent que les réunions les empêchent de faire leur travail.

Pour un entrepreneur, inefficace et réunions improductives sont au mieux une distraction – et au pire – préjudiciables à la croissance de l’entreprise. En fait, selon un étude de l’Université de Caroline du Nord à Charlotte, votre satisfaction dans votre entreprise est également impactée négativement, car l’efficacité des réunions est directement liée à la satisfaction au travail. Heureusement, il existe des solutions pour récupérer votre temps (et votre satisfaction). Voici cinq stratégies que j’ai adoptées pour réduire mon temps passé en réunion chaque semaine.

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1. Mettre en œuvre des règles de calendrier

Les règles de calendrier sont un ensemble de normes permettant de gérer votre calendrier. Ils vous aident, vous, votre équipe et vos clients, à comprendre quand vous êtes disponible pour des réunions. De plus, ce sont des outils qui vous aident à éviter d’être « toujours à l’écoute » du planning de tout le monde. Les règles de calendrier les plus simples indiquent vos heures de travail, quand vous êtes disponible pour des réunions et quand vous travaillerez sur d’autres choses.

Il y a quelques années, alors que j’étais j’ai du mal à concilier travail et vie privée, mon responsable des opérations et moi avons créé des règles de calendrier pour moi en tant que PDG de notre entreprise. Nous avons rédigé les règles individuelles, en ajoutant des éléments tels que « pas plus de trois réunions par jour » et « n’avoir des réunions extérieures que les mardis et jeudis ». Ensuite, nous avons créé une maquette de mon calendrier hebdomadaire typique que nous avons pu partager tout en le programmant automatiquement à l’aide de notre logiciel de calendrier préféré.

Par exemple, l’une de mes règles de calendrier est que je n’ai pas de réunion après 16h30. J’ai donc mis à jour mon logiciel de calendrier pour refuser automatiquement les réunions qui m’étaient envoyées en dehors des heures d’ouverture.

2. Disposez d’une échelle progressive pour évaluer votre véhicule de communication

Toutes les mises à jour des communications ne doivent pas nécessairement être des réunions. Nous avons des options pour nous connecter avec nos équipes et nos clients. Limiter le le temps que vous passez en réunion en mettant en œuvre une échelle progressive permettant de déterminer la meilleure manière de communiquer certaines informations. Commencez avec rien comme base de référence, puis augmentez le niveau d’engagement à partir de là.

Par exemple, si une forme de communication est requise, envisagez une communication asynchrone (message direct ou e-mail), puis un appel téléphonique. À partir de là, vous pouvez passer à un appel vidéo ou à une réunion en personne. Adaptez vos besoins en matière de véhicules de communication à ce que vous partagez pour optimiser votre temps et la productivité de l’équipe.

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3. Raccourcissez vos heures de réunion par défaut

Toutes les réunions ne devraient pas durer une heure. En fait, selon la loi de Parkinson, le travail s’étendra pour s’adapter au temps imparti… si vous faites d’une heure – ou 12,5 % de la journée de travail moyenne – la valeur par défaut pour discuter de sujets. Automatiquement raccourcissez toutes vos réunions. Si votre valeur par défaut est d’une heure, définissez plutôt la valeur par défaut de 30 à 45 minutes. Cependant, si votre durée par défaut est de 30 minutes, envisagez de réduire les réunions régulières à 15 à 20 minutes.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour mettre en œuvre cette règle, j’utilise Google Agenda pour notre entreprise afin d’automatiser ce processus sur mon agenda. Il existe un paramètre appelé « réunions rapides » que vous pouvez activer pour raccourcir la durée par défaut de vos réunions.

4. Adoptez un modèle de réunion plus productif

Le principal problème des entrepreneurs lors des réunions est leur inefficacité. Une partie de cette inefficacité est due au fait que les réunions ne sont pas correctement planifiées ou dirigées. Je contourne ce problème en ayant toujours un animateur de réunion désigné, dirigeant chaque réunion à partir d’un ordre du jouret avoir des résultats de réunion clairs et les prochaines étapes.

Le processus de cadre stratégique que nous utilisons à cet effet s’appelle une structure de réunion d’introduction en bourse ; cela inclut les entrées, les processus et les sorties. La section de saisie permet à notre équipe de planifier et de compiler à l’avance tous les fichiers nécessaires à la réunion. Avec cette stratégie, nous ne perdons pas de temps à chercher des éléments importants pendant la réunion elle-même. La section processus est l’ordre du jour ou les sujets de discussion. Nous décrivons généralement cette section et prenons des notes dans un document partagé sur chaque section de l’agenda du « processus ». La section des résultats est élaborée au cours de chaque réunion et comprend les prochaines étapes et missions de chaque partie.

5. Utiliser la technologie pour rationaliser la communication

La planification et l’intentionnalité sont les meilleurs outils pour limiter le temps que nous passons en réunion chaque semaine. Heureusement, grâce à la technologie, nous pouvons faire évoluer cette planification et cette intentionnalité pour qu’elles fonctionnent pour nous même lorsque nous ne pensons pas activement au maintien de notre horaire de travail idéal. Voici quelques outils que j’utilise dans mon entreprise :

Mou (ou un autre système de communication intra-bureau) : Ce que j’aime chez Slack, c’est que je peux vérifier et répondre rapidement aux demandes de mon équipe sans avoir besoin de réunions. De plus, Slack propose un enregistrement consultable de l’historique des projets à l’échelle de l’entreprise. Une chose à retenir avec Slack, comme avec tout système de communication, est que cela peut être une distraction si vous le permettez. Je vous encourage à créer des procédures opérationnelles standard sur la façon dont vous utilisez le système.

Au lieu de toujours être connecté à Slack tout au long de la journée et de vous laisser interrompre et distraire, fixez-vous pour règle de ne consulter Slack que trois à cinq fois par jour. En cas d’urgence ou d’éléments urgents, dites à votre équipe de vous appeler.

Notes vocales ou vidéo : Parfois, des subtilités se perdent lorsque vous envoyez des messages par SMS. Pour éviter cela, je recommande d’utiliser des notes vocales ou vidéo pour votre équipe ; en particulier si vous envoyez des instructions ou des commentaires spécifiques. L’avantage d’un appel vidéo ou téléphonique est que vous pouvez facilement relayer des informations avec votre voix et/ou en partageant votre écran, mais cela ne se limite pas aux rendez-vous uniquement. Envoi en cours asynchrone les messages vocaux ou vidéo vous permettent toujours de donner des instructions spécifiques sans planifier de réunion. Des logiciels comme Slack, Loom ou encore des SMS vous permettent de le faire.

Notes de projet partagées : Quand j’ai commencé construire mon agence équipe virtuelle il y a plusieurs années, nous avons mis en œuvre une pratique consistant à utiliser un document de notes de réunion partagé par client pour capturer et suivre l’historique de notre projet.

Ces notes de réunion partagées ont évolué pour devenir un moyen efficace permettant aux membres de l’équipe qui ne peuvent pas assister aux réunions de se tenir au courant de ce qui s’est passé. Cela fonctionne également pour générer des récapitulatifs automatiques des réunions pour les clients. Ces récapitulatifs permettent aux clients de suivre facilement les mises à jour du projet et d’avoir un enregistrement clair de leurs prochaines étapes et résultats pour le projet, ce qui rend inévitablement notre prochaine réunion avec eux plus productive.

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En tant qu’entrepreneur, vous vous devez d’adopter des outils modernes pour prévenir réunions inefficaces de faire dérailler votre progression. Qu’il s’agisse d’adopter des règles de calendrier pour indiquer quand et sur quoi vous travaillez, d’utiliser une échelle progressive pour évaluer les moyens de communication, de raccourcir vos heures de réunion par défaut, d’utiliser un modèle de réunion plus productif ou d’utiliser la technologie pour améliorer les communications, chacun de ces éléments est un outil. vous pouvez utiliser pour passer moins de temps en réunions et plus de temps à construire votre empire.