5 erreurs courantes commises par les entreprises avec les SOP à distance

Les SOP, ou procédures opérationnelles standard, sont indispensables pour toute entreprise, qu’elle soit distante ou non. Cependant, lorsque vous travaillez avec une équipe entièrement distante, certaines considérations particulières doivent être mises en place. Dirigeant et travaillant à distance depuis plus de 20 ans, j’ai un point de vue unique sur ce sujet que j’aimerais partager.

1. Loin des yeux, loin du cœur

Il est courant de partager des procédures opérationnelles standard pendant intégration avec les nouvelles recrues, mais au-delà de cela, la plupart des entreprises ne mentionnent plus jamais les procédures opérationnelles – à moins, bien sûr, qu’un changement ne soit nécessaire. C’est une bonne idée de demander aux employés de revoir régulièrement les procédures, même si aucune modification n’a été apportée. Je recommande de les examiner tous les trimestres lors d’une réunion, ou peut-être pourriez-vous envoyer une enquête plusieurs fois par an qui oblige les employés à revoir les procédures opérationnelles standard et à fournir des commentaires sur les domaines qui, selon eux, peuvent être améliorés.

J’ai déjà travaillé avec une équipe qui envoyait un sondage une fois par an aux employés, et pour encourager la participation, chaque employé recevait une carte-cadeau de 50 $ pour avoir répondu au sondage. Non seulement tous les employés ont répondu au sondage, mais cette équipe disposait des meilleures procédures opérationnelles standard, car elles étaient constamment mises à jour et révisées. Obtenez votre équipe impliquéet ne vous contentez pas de mettre les procédures opérationnelles hors de vue et de l’esprit après l’intégration.

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2. Ignorer le besoin de flexibilité

Le travail à distance permet aux employés d’avoir plus de contrôle sur leurs horaires et leur environnement de travail, mais de nombreuses entreprises adhèrent encore à des structures rigides qui ne permettent pas cela. la flexibilité. Ce manque de flexibilité peut nuire à la productivité et à la créativité, car les employés peuvent se sentir limités et incapables de s’adapter à leur situation particulière. Des horaires de travail communs sont un bon début à établir, mais gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas des horaires habituels de 9h à 17h où un employé est à son bureau toute la journée.

À mon avis, il est crucial d’inclure dans vos procédures opérationnelles le moment où vous attendez que quelqu’un travaille. Vous pouvez mentionner une limite de temps telle qu’un minimum de cinq heures par jour, ou vous pouvez proposer des heures spécifiques telles que 9h00 à 12h00. La meilleure façon d’y parvenir est de définir un ensemble d’heures pendant lesquelles tout le monde doit travailler en même temps. temps, quel que soit fuseau horaire – et assurez-vous de faire savoir à tout le monde à quel fuseau horaire il doit se référer ! Une zone par défaut doit être utilisée pour tout le monde, comme l’heure standard du centre.

3. Procédures de communication inadéquates

Sans canaux de communication clairs et efficaces, les équipes distantes peuvent avoir du mal à rester connectées et alignées. Cela peut entraîner des malentendus, des retards et une baisse de productivité. Il est important que les entreprises établissent des protocoles de communication, comme des enregistrements réguliers, des réunions d’équipe et l’utilisation d’outils de communication tels que la vidéoconférence ou les plateformes de messagerie. De plus, fournir des lignes directrices sur les temps de réponse attendus et l’étiquette de communication peut aider les travailleurs à distance à se sentir soutenus et connectés.

Une autre entreprise avec laquelle j’ai travaillé offrait régulièrement des incitations à ceux qui répondaient plus rapidement que le délai requis. Cela allait d’une prime spéciale à des congés supplémentaires, et cela s’appliquait aux communications internes et externes. Cela était décrit dans leurs procédures opérationnelles afin que chacun sache combien de temps il lui restait pour répondre aux messages destinés aux collègues et aux clients. Cela a créé un environnement très collaboratif où tout le monde était connecté et restait au courant. Il a été souligné dans les procédures que tout le monde utiliserait une seule plateforme pour communiquer (qui, pour cette entreprise en particulier, était Slack).

4. Incapacité à relever les défis techniques

Des connexions Internet instables aux logiciels obsolètes, ces problèmes peuvent avoir de graves conséquences sur la productivité et empêcher les travailleurs à distance d’effectuer efficacement leurs tâches. Ne pas répondre à ces problèmes défis techniques non seulement frustre les employés, mais les empêche également d’atteindre leur plein potentiel. Une bonne procédure à mettre en place est de savoir quoi faire lorsque la technologie ne fonctionne pas : les employés devraient-ils appeler quelqu’un ? Envoyer un message? Quelles mesures faut-il prendre pour informer le reste de l’équipe lorsque quelque chose ne fonctionne pas ?

La meilleure façon de résoudre ce problème est d’inclure les informations de contact dans vos procédures opérationnelles. De cette façon, si l’ordinateur d’une personne tombe en panne avant une réunion, elle peut appeler/envoyer un SMS/un e-mail à la bonne personne pour l’informer de ce qui se passe et lui demander quelles devraient être les prochaines étapes. Incluez également un délai de grâce ; par exemple, faites savoir à vos employés que s’ils ne parviennent pas à faire fonctionner leur ordinateur 10 minutes avant une réunion, ils doivent contacter leur responsable.

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5. Procédures de formation et d’intégration insuffisantes

De nombreuses entreprises éloignées ont tendance à jeter leurs nouveaux employés dans le grand bain métaphorique et espèrent qu’ils apprendront à nager par eux-mêmes. Même si certaines personnalités peuvent gérer cela, il est extrêmement difficile et stressant pour quiconque d’essayer de comprendre comment fonctionner au sein d’une telle entreprise. Il est extrêmement important d’avoir procédures d’utilisation normalisées pour savoir comment intégrer un nouveau membre dans l’équipe, depuis l’obtention de ses connexions jusqu’à sa formation sur la façon d’utiliser le logiciel qui lui est fourni pour faire son travail.

Il n’est pas nécessaire que vos procédures soient trop détaillées ici, il suffit de donner un aperçu général que tout le monde peut suivre. Par exemple, la première étape pour les travailleurs à distance devrait consister à fournir aux nouveaux membres de votre équipe toutes les connexions dont ils ont besoin. La deuxième étape devrait être une formation sur la façon d’utiliser les systèmes dans lesquels ils travailleront quotidiennement, tels que les logiciels de messagerie instantanée et les logiciels de suivi du temps. À partir de là, votre entreprise peut personnaliser les étapes selon ses besoins.

Les procédures opérationnelles standard unissent les employés et leur donnent une direction au sein d’une entreprise. Lorsque vous travaillez à distance, il est très important de les tenir au courant et devant tout le monde afin que vos employés sachent ce que l’on attend d’eux et comment gérer les problèmes.