5 conseils pour réussir avec l’échange de données informatisé

Par Milan Shetti, PDG de Rocket Software

Échange électronique de données (EDI) est un moyen de communication fondamental pour les organisations qui exécutent un volume élevé de transactions et communiquent des informations commerciales critiques avec des partenaires commerciaux, des clients et des marchés électroniques, garantissant une plus grande précision et des communications rapides entre les partenaires.

Bien que cela semble simple, il y a encore des pièges dont les organisations doivent être conscientes lors de la mise en œuvre de l’EDI. Voici cinq conseils pour assurer le succès de votre parcours de mise en œuvre EDI.

1.Avoir une stratégie claire pour ce qui doit être communiqué

Commencez petit et mettez en œuvre l’EDI un par un, même si votre objectif ultime est de numériser toutes les communications d’entreprise. Identifiez quel type de données est le plus précieux à échanger électroniquement et commencez par là. Par exemple, si votre entreprise perd des clients en raison d’un manque de visibilité sur le processus de livraison des commandes, demandez à votre partenaire d’expédition de fournir un document EDI indiquant l’état de la livraison, qui peut être traduit en informations lisibles par l’homme pour votre équipe de service client. Exploiter l’EDI pour aider une équipe et obtenir une « victoire » est un moyen sûr de créer une dynamique.

2. Évitez la complexité

Simplifiez, simplifiez, simplifiez. L’EDI devrait être aussi simple que d’allumer les lumières. Une fois que vous avez établi le flux EDI et les outils qui fonctionnent pour vous, ne vous sentez pas non plus obligé d’ajouter de nouvelles fonctionnalités. Certaines organisations se laissent emporter par la toute dernière innovation alors qu’en réalité, l’EDI a résisté à l’épreuve du temps depuis son introduction dans les années 70.

Soyez sélectif quant à la façon dont vous choisissez de moderniser votre flux de travail EDI. Tous les processus ne sont pas obsolètes simplement parce qu’ils sont utilisés depuis longtemps. Si les principaux facilitateurs EDI comme Amazon ou Walmart exigent toujours un processus EDI, c’est probablement parce qu’il est toujours efficace. Économisez de l’énergie et des ressources pour mettre à jour ce qui compte vraiment.

3. Construire un plan d’urgence

Si nous avons appris quelque chose depuis le début de la pandémie, c’est qu’il faut s’attendre à l’inattendu. Votre plan EDI doit être flexible et adaptable à l’évolution des besoins de l’entreprise. Le travail à distance et les nouveaux modèles de commerce électronique, qui se sont tous deux accélérés au cours des deux dernières années, ne disparaissent pas et ne font qu’augmenter l’importance de l’EDI. Une solution EDI flexible et évolutive est la base d’un plan d’urgence, vous êtes donc prêt la prochaine fois qu’on vous demandera de faire les choses plus rapidement avec moins de ressources.

4. Former largement l’ensemble de votre équipe

Les systèmes les plus simples restent complexes pour ceux qui ne les utilisent pas tous les jours. Pour que l’EDI soit transparent, vous devez vous assurer que tous les membres de votre équipe comprennent le système que vous avez choisi, même si leur rôle n’est pas celui d’un spécialiste de l’EDI. Formez-les sur la façon de maintenir le processus en marche afin d’avoir toujours quelqu’un de disponible qui connaît le processus, même si l’expert est en vacances ou quitte l’entreprise. Si vous n’avez pas la bande passante, envisagez de sous-traiter l’EDI à un tiers qui peut le gérer.

5. Détendez-vous – et amusez-vous

Avoir le sens de l’humour et une attitude positive. Il y aura toujours une courbe d’apprentissage avec chaque nouvelle demande ou projet EDI. La frustration et le manque de patience ne conduisent qu’à plus d’erreurs qui ralentissent le processus.

Avec les perturbations auxquelles les entreprises sont actuellement confrontées, l’EDI connaît une renaissance et est devenu un élément clé de la collaboration interentreprises. À l’approche de votre mise en œuvre, n’oubliez pas : cela n’a pas besoin d’être difficile !

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