5 conseils pour gérer le travail asynchrone dans votre organisation

Est « asynchrone » — travail asynchrone – quelque chose de plus qu’un mot à la mode ? Après tout, le courrier électronique, l’outil asynchrone ultime, a été la forme d’entreprise la plus populaire la communication depuis 20 ans. Alors, pourquoi tout le monde parle-t-il soudainement de travail asynchrone ? En bref, la normalisation de travail à distance signifie que nous avons été obligés de réfléchir plus profondément que jamais à nos styles de travail. Pandémie-inspiré »Fatigue du zoom » nous amène tous à nous demander s’il existe une alternative à l’orthodoxie du travail synchrone.

Qu’entendons-nous par travail asynchrone ?

Le travail asynchrone est un style de travail dans lequel communication au travail n’a pas besoin de se produire en temps réel. Il n’y a aucune attente que équipe les membres « sauteront immédiatement sur un appel » pour résoudre un problème. Les avantages sont clairs : cela facilite les horaires de travail flexibles, permet de mieux travailler à travers les fuseaux horaires internationaux et permet souvent aux membres de l’équipe de mieux se concentrer.

Ce qu’asynchrone ne signifie pas, c’est moins de délais, pas d’appels et pas de réunions d’équipe. Dans la plupart des domaines de travail, il y a des occasions où tout le monde a besoin de communiquer en face à face ou de voix à voix en temps réel. Asynchrone et travail synchrone sont mieux considérés comme les deux extrémités du même spectre, plutôt que comme des modèles de travail complètement distincts.

Au sein de notre entreprise, nous avons fonctionné efficacement avec des styles synchrones et asynchrones pour différentes unités commerciales. Ci-dessous, je propose cinq conseils basés sur ma propre expérience de la gestion du travail asynchrone :

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1. Appliquer le modèle asynchrone de manière sélective

La modèle de travail asynchrone n’est probablement pas approprié pour chaque partie de votre entreprise. Par exemple, nous n’appliquerions jamais l’asynchronisme à notre équipe de service client. Lorsque nos clients ont des problèmes, ces problèmes sont urgents et doivent être résolus immédiatement. Il ne suffit pas que les membres de l’équipe lisent la requête d’un client trois heures après avoir reçu le message.

La clé est d’appliquer async de manière stratégique et sélective : Async a été fantastique pour notre équipe marketing internationale. Une fois par semaine réunions d’équipe sont suffisants pour coordonner nos médias sociaux, nos publicités et notre contenu Web tout en laissant de la place pour le « travail en profondeur » qui peut convenir à ces tâches – il est difficile d’écrire un livre blanc technique, par exemple, avec des distractions constantes.

2. Mettre en place une stratégie de travail asynchrone

Un travail asynchrone efficace nécessite des moyens d’avoir un intentionnel stratégie asynchrone en place. Cela garantit que chacun sait ce qu’on attend de lui dans un style de travail qui peut ne pas lui être familier. Cela devrait inclure :

• Exigences de communication : Par exemple, il peut être préférable d’exiger que la communication ne se produise que par des canaux désignés. Si Slack est le canal désigné, mais les travailleurs peuvent également former Whatsapp groupes, il devient plus difficile d’appliquer le modèle asynchrone.

• Une exigence de « réunions désignées uniquement » : Comme mentionné précédemment, zéro réunion est généralement un objectif irréaliste pour un flux de travail asynchrone. Mais une réunion d’équipe ciblée une fois par semaine ou une fois par quinzaine peut être efficace lorsque les ordres du jour, les délais, les procès-verbaux et les suivis sont obligatoires. En dehors de ces réunions désignées, il ne faut pas s’attendre à ce que des réunions aient lieu.

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3. Optimisez vos outils de communication pour l’async

Il est préférable d’appliquer différentes solutions technologiques aux parties asynchrones et synchronisées de l’entreprise. Le plus évidemment, appels vidéo d’équipe (que ce soit sur Zoom, Skype ou une autre application) doivent être réduites au minimum dans le style de travail asynchrone. Au lieu de cela, les membres de l’équipe doivent utiliser régulièrement des outils asynchrones tels que Loom pour la vidéo, Yac pour la messagerie vocale et Slack ou Teams pour la messagerie.

Moins évidemment, peut-être, des règles cohérentes doivent être appliquées à la façon dont ces applications sont utilisées : vous ne pouvez pas intégrer Slack dans le travail asynchrone s’il y a une attente (peut-être tacite) que les coéquipiers vérifieront constamment Slack tout au long de la journée et répondront aux messages. .

Il est préférable d’avoir une règle sur la rapidité avec laquelle les gens doivent répondre aux messages (par exemple, deux fois par jour), puis d’autoriser (ou même d’encourager !) l’équipe à garder les notifications en sourdine le reste du temps.

4. Prioriser les outils du projet

Le travail asynchrone ne peut être vraiment réussi que s’il existe une visibilité au sein de l’équipe sur les délais clés et si les tâches sont correctement attribuées. ClickUp, Asana et Lundi sont tous efficaces pour faire respecter la responsabilité de l’équipe pour les délais.

Un merci spécial à la fonction « observateur » de ClickUp. J’ai trouvé cela particulièrement utile pour permettre aux membres de l’équipe de surveiller les tâches auxquelles ils ne participent pas directement. Cela peut être plus efficace (et moins ennuyeux) que d’avoir à entendre parler des actions des autres membres de l’équipe lors d’une réunion Zoom.

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5. Garantir une documentation efficace

Async ne fonctionne pas sans documentation efficace. Tout le monde doit savoir où trouver informationsque les informations sont fiables et que les protocoles d’accessibilité appropriés sont appliqués.

Cela signifie disposer d’une « base de connaissances » centrale avec une base de connaissances organisée et structure de fichiers accessible. Cela pourrait être maintenu grâce à des outils simples comme Google Drive, OneDrive et Boîte de dépôt — ou des outils plus premium comme Confluence.

Async est une approche efficace pour certains types de travail, mais elle doit être gérée efficacement. Pour ce faire, je recommande que le travail asynchrone ne soit appliqué que de manière sélective, qu’une stratégie asynchrone robuste soit mise en place et que la pile technologique soit optimisée. Il est également important que le travail asynchrone soit pris en charge par les bons outils de projet et une documentation complète.