5 astuces de productivité Gmail pour gagner du temps et de la concentration

Octobre
22 2019

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Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

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Notre taux de bombardement par courrier électronique est à son plus haut niveau. Nous recevons maintenant en moyenne 121 courriels par jour et le nombre d’envois par an dans le monde devrait dépasser les 300 milliards en 2020. En outre, une étude célèbre de l’Université de Californie à Irvine a révélé que sont interrompus par une distraction, il faut plus de 20 minutes pour retrouver notre concentration sur le projet initial en cours. Étant donné que les entrepreneurs et les fondateurs de startups doivent porter tant de chapeaux, il est fort possible que vous passiez une journée ou une semaine entière sans passer de temps dans votre état de flux. Lorsque vous êtes en mesure de gagner du temps et de le réinvestir dans la réflexion sur votre entreprise, vous êtes plus susceptible de faire preuve de créativité, de réaliser votre meilleur travail et d'avoir un sentiment de bien-être général accru.

Lorsque vous supervisez du contenu pour un entreprise de relations publiques au rythme effréné, je lance jour après jour des courriels courus par des projets multi-employés avec des délais d'exécution très courts. Je suis également un employé à distance qui réalise tout cela à partir d’un seul ordinateur portable, ce qui signifie que mon écran est limité et que mon espace de travail numérique doit être étroit et efficace. Voici donc cinq protocoles Gmail que j'utilise et recommande d'entrer et de sortir rapidement de votre boîte de réception et de passer aux projets à impact plus important de votre journée.

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1. Consolidez les onglets pour mieux vous concentrer.

Vous pourriez penser qu'avoir des onglets séparés pour les promotions et le social vous permet de rester organisé, mais pour beaucoup, une approche à plusieurs boîtes de réception distraira l'attention. Plus vous ouvrez d'onglets, de colonnes ou de fenêtres, plus vous serez tenté de vous distraire et de perdre du temps. Consolidez tous vos courriels dans l'onglet Principal et désactivez les autres boîtes de réception. Vous créerez un environnement dans lequel la seule action à effectuer est celle du prochain courriel que vous avez sous les yeux. Les spécialistes du marketing utilisent également cette psychologie «en une seule action» pour créer des pages de renvoi ou des pages compressées qui génèrent plus de clics et une meilleure croissance du nombre de listes d'adresses électroniques.

2. Modèles à effet de levier.

À l'ère des infolettres, des réponses impersonnelles, une réponse bien écrite attire l'attention, mais les détails de mise en forme peuvent être fastidieux. Activez l'outil Modèles et vous pourrez enregistrer la correspondance généralement envoyée en tant que modèle pour référence future. Même si votre modèle ne correspond pas à un courrier électronique complet, il peut être utile d’avoir des phrases ou des réponses, telles que votre biographie, un calendrier à venir ou un modèle d’invitation que vous utilisez fréquemment, disponibles en un clic de souris et déjà formatées. Pour activer les modèles sur le bureau, recherchez l’icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit, accédez à Paramètres, puis à Avancé. Activez la fonctionnalité Modèles, puis enregistrez les modifications. Lorsque vous composez un courrier électronique, cliquez sur les trois points en bas à droite pour afficher ou créer de nouvelles options de modèle.

3. Connaissez vos raccourcis clavier.

Une fois que vous avez modifié votre approche de traitement du courrier électronique, vous ne reviendrez jamais en arrière, en particulier si vous construisez votre empire numérique sur un ordinateur portable ou avec une configuration similaire. Vous perdez du temps à chaque instant que vos mains bougent du clavier à la souris ou au trackpad – une estimation approximative de deux secondes de pause par minute au cours de votre journée de travail, soit 64 heures par an en temps perdu. Shift-3 supprime le courrier électronique que vous consultez à tout moment et deviendra probablement rapidement votre nouveau meilleur ami. Quelques autres pratiques incluent: reply («R»), forward («F») et envoi («Command» + «Enter»).

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4 Entrez dans le flot avec Auto-Advance.

Au lieu d'être repris dans votre boîte de réception chaque fois que vous supprimez votre courrier électronique, utilisez Auto-Advance pour parcourir la correspondance avec un minimum de distraction. Activez la fonctionnalité dans la section Avancé des paramètres, comme mentionné précédemment. Une fois activé, chaque fois que vous traitez un courrier électronique en le classant ou en le supprimant, vous accédez immédiatement au message suivant sans revenir à la boîte de réception. Il n’ya vraiment aucune raison de zoomer dans votre boîte de réception encore et encore; vous serez beaucoup plus productif en parcourant un seul courriel à la fois.

5. Avec l'agenda Google Agenda intégré, réduisez les onglets.

Il peut être frustrant et inefficace d'entretenir une conversation par courrier électronique lors de la planification d'un rendez-vous. Confirmez les demandes de rendez-vous au moment voulu grâce à la nouvelle icône contextuelle Google Agenda, située à droite de votre écran. Pour réduire encore le nombre d'e-mails échangés, envisagez de vous inscrire à un planificateur de rendez-vous tiers, comme Calendly ou Acuity, qui peut s'intégrer à Google Agenda et afficher toutes les heures que les autres peuvent consulter et réserver.

d’entre nous sont attachés à la façon dont nous naviguons (ou ignorons) nos boîtes de réception, mais en appliquant quelques petites modifications, vous constaterez rapidement que le retour sur votre temps vaut la peine d’apprendre.